El arte de manejar las competencias en la gerencia de proyectos

The art of managing skills in project management

Resumen

Las empresas e instituciones generalmente carecen de un sentido claro de lo que representa su gente para el logro de los objetivos de la organización. La presente ponencia tiene como objetivo concientizar a los participantes de la inmensa importancia que el talento humano tiene en los proyectos. Se presentarán las competencias más resaltantes que debe poseer el gerente de proyecto y todo miembro de un equipo de proyecto. Se ha aprendido, por medio de la experiencia y de la investigación aplicada, que la gente es el activo más importante de cualquier proyecto, de ahí que es muy recomendable examinar buena parte de las habilidades y capacidades necesarias, el corazón del talento humano, no sólo para el gerente de proyecto, sino para todos los involucrados en un proyecto.

Introducción

La presente ponencia ofrecerá un espacio para examinar las habilidades y capacidades humanas requeridas en la gerencia moderna de proyectos. El trabajo se enfocará particularmente a tratar los conceptos básicos de proyectos, el perfil de ese personaje denominado gerente de proyecto, los aspectos fundamentales del liderazgo en proyectos, los elementos fundamentales de la comunicación en un equipo de proyecto, el manejo de reuniones, las técnicas recomendadas para realizar presentaciones, así como lo relacionado con el empoderamiento, el trabajo en equipo, el manejo de conflictos y la negociación en un proyecto, para finalizar proponiendo el modelo recomendado para manejar problemas y concluir con un análisis del manejo del recurso más inapreciable, cual es el tiempo. Los elementos anteriores, que conforman la base del talento humano, se explicarán y analizarán en el contexto iberoamericano, durante el desarrollo de la presente ponencia en el Congreso.

Las anteriores habilidades y capacidades conforman los elementos decisivos para lograr la tan anhelada productividad en un proyecto que no sólo depende del gerente de proyecto sino también de un equipo humano bien estructurado y desarrollado en aquellas competencias. Ellas son la clave para liberar el enorme potencial que posee el ser humano que lo conducirá a niveles superiores de creatividad, productividad, calidad y compromiso, base para el éxito de un proyecto.

Cuerpo

El gerente de proyectos

La gerencia de proyectos es una carrera relativamente nueva. Sus esfuerzos se dirigen a la planeación, organización, dirección y control de los proyectos. Como un proyecto es sinónimo de cambios, la gerencia de proyectos es la gerencia de los cambios. La gerencia de proyectos se puede visualizar como la interfaz entre la gerencia general, la gerencia de operaciones y la gerencia técnica. Esta función se presenta como un conjunto de herramientas y técnicas que se usan para dirigir la utilización de diversos recursos hacia el logro de resultados únicos.

Liderazgo en proyectos

El liderazgo es esencial para crear y mantener el ambiente de calidad del proyecto. Los líderes son el modelo de las acciones a tomar a través del ciclo de vida del proyecto. Ellos son los que crean la razón de ser para trabajar productivamente y poder satisfacer a los involucrados del proyecto. Inspiran la imaginación del equipo humano. Aportan significado al lugar de trabajo permitiendo que cada persona se enfoque en su contribución a las necesidades de los involucrados.

Los líderes dirigen sus esfuerzos a manejar sus equipos con el objeto que logren las variables de costo, tiempo y calidad esperada en un proyecto y con la mente siempre puesta en la satisfacción de los involucrados.

La comunicación efectiva

La comunicación es la herramienta más importante dentro de la gerencia de proyectos, es crucial para el éxito del mismo ya que la gerencia involucra comunicación constante formal e informal a todos los niveles en las organizaciones participantes en un proyecto. La comunicación involucra intercambio de información entre los miembros de un equipo con el objeto de tomar decisiones efectivas.

Es un proceso complejo que incluye el intercambio de información adecuada en sus formas verbal y no verbal como, por ejemplo, escuchar, hablar, observar, escribir y leer. Esta complejidad hace que la información se transmita incorrectamente.

El gerente de proyecto debe dar la orientación en el proceso comunicacional, manejar reuniones, aportar ideas, compartirlas con su equipo y recibir retroalimentación de él.

La comunicación se puede mejorar teniendo en cuenta lo siguiente:

  • Transmitir el mensaje con claridad
  • Observar el comportamiento corporal
  • Mantener la autoestima de cada participante en la comunicación
  • Hablar de una manera concisa y simple
  • Entender el punto de vista del otro
  • Apreciar los sentimientos del otro
  • Involucrarse en el mensaje, ser parte de él
  • Comprender el mensaje
  • Escuchar primero

Reuniones efectivas

Las reuniones son una forma de vida en la gerencia de proyectos, donde se intercambian y comparten mensajes, ideas e información. Ya que las reuniones ocupan una buena parte del tiempo del equipo de trabajo, se requiere un especial cuidado en el manejo de ellas.

Las reuniones de proyecto incluyen: las de arranque, planeación, avance del proyecto, manejo de problemas, públicas, de presentaciones y las de negociación y manejo de conflictos.

La frecuencia de las reuniones se relaciona con el ciclo de vida del proyecto. En la etapa conceptual y de factibilidad es conveniente tener más reuniones. Una vez que el equipo trabaja en el diseño, la fabricación y ensamblaje de los componentes del proyecto, se puede reducir el número de reuniones. Aumenta de nuevo hacia el final del proyecto para no dejar ningún cabo suelto.

Para lograr que las reuniones sean efectivas se debe tener en cuenta no cometer los siguientes errores:

  • No hacer ni muchas ni pocas reuniones
  • No enviar una agenda con anterioridad
  • No invitar a gente que tenga la autoridad en la toma de decisiones
  • No tener en cuenta las guías para hacer presentaciones
  • Gastar mucho tiempo en aspectos triviales
  • No asignar acciones
  • No asignar responsables
  • No controlar el tiempo de la reunión

Sin lugar a dudas, las reuniones efectivas son un foco excelente para manejar el proyecto exitosamente; se recomienda planearlas, programarlas y actuar en consecuencia.

Presentaciones

Con frecuencia, el gerente de proyecto debe realizar una presentación formal. Los participantes pueden ser gerentes de alto nivel, personal técnico, usuarios y la audiencia puede ser una persona o un grupo de ellas. La duración puede ser de unos minutos o más de una hora: El tema puede ser de naturaleza variada.

Se sugiere se sigan los siguientes pasos para lograr hacer una presentación efectiva:

  • Conseguir el apoyo necesario antes de hacer la presentación
  • Anticipar objeciones
  • Ensayar la presentación
  • Romper el hielo
  • Hacer las recomendaciones que considere
  • Enfatizar los beneficios
  • Manejar las objeciones
  • Proponer acciones
  • Hacer seguimiento, luego de terminar la presentación

El contenido de la presentación debe tener: una introducción, el cuerpo y las conclusiones. En la introducción se rompe el hielo mediante el uso de una introducción al tema, se obtiene la atención de la audiencia y se le dice lo que se va a decir en la presentación. En el cuerpo, se enuncia su misión, se describe el proceso con sus insumos y resultados y se detallan las acciones solicitadas. Y en la conclusión, se refuerzan los resultados, se les dice lo que ya se les dijo, se obtienen los compromisos y se resumen las acciones.

Es menester asegurar la programación de la presentación a tiempo y en su lugar. Se deben buscar alternativas para lograr que los participantes vengan. Se requiere organizar el lugar de la presentación y tener todos los materiales a la mano. Asegurar, también, el actuar naturalmente y mantener una actitud positiva. Manejar el cuerpo tal que no distraiga a la audiencia, hacer uso de los gestos para enfatizar o reforzar lo que se dijo y mirar a los ojos naturalmente.

La delegación

La delegación es un asunto complejo. Altamente dependiente de las relaciones humanas y de las habilidades gerenciales, la delegación es quizás la segunda en complejidad a la hora de tomar decisiones y quizás es una de las técnicas gerenciales menos entendidas. La delegación permite que el gerente de proyecto pueda ser excelente en el logro de resultados por medio y con el apoyo de otras personas para el mutuo beneficio de ambas partes. La mayoría de los gerentes y subordinados piensan que el proceso de delegación consiste en asignar trabajo, responsabilidad y autoridad al subordinado sin desprenderse de la responsabilidad general del gerente. Poca atención se presta, sin embargo, a las otras habilidades humanas y gerenciales tales como comunicación, liderazgo, negociación, motivación y otras, que son el verdadero corazón de la delegación efectiva.

La autoridad significa autorización para proceder, no es poder; implica el derecho a tomar decisiones dentro del límite de la responsabilidad de la persona con el objeto de lograr resultados medibles y con la obligación de rendir cuentas de su trabajo. La responsabilidad se asigna al delegado y la acepta el subordinado previo acuerdo entre las partes. La responsabilidad, cuando la delega el gerente de proyecto, no lo libera de su responsabilidad final hacia sus superiores. La rendición de cuentas del equipo de trabajo atañe al gerente de proyectos y no se debe delegar.

El gerente de proyecto, para delegar apropiadamente, debe establecer los estándares y objetivos, revisar el progreso del equipo, guiar al subordinado hacia los resultados deseados y aplicar los controles necesarios para obtener los resultados esperados.

La delegación implica que las cosas se hagan por medio y con la gente para el mutuo beneficio de las partes. El problema es que las relaciones con la gente son de carácter personal y dependen del desarrollo individual en el conocimiento y aplicación de las habilidades humanas y gerenciales. El ser humano es único en su personalidad. La solución es, por lo tanto, tener en cuenta estas habilidades y determinar cuáles son las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de un equipo de proyecto. Las habilidades que, como mínimo, hay que tener en cuenta son: Comunicación, Motivación, Liderazgo, Negociación, Manejo del Tiempo y Solución de Problemas.

El equipo humano

Un equipo humano es la estructura organizacional primordial para competir en el entorno demandante económico global de hoy en día. Los equipos bien diseñados pueden responder rápidamente a las necesidades y expectativas siempre cambiantes de los involucrados de un proyecto. Un equipo es un grupo de personas que trabajan juntas hacia un objetivo común. Los equipos pueden ser de función única, cuyos miembros provienen de una disciplina u organización, o multifuncionales, cuyos miembros son parte de diferentes unidades funcionales u organizaciones. Los equipos de proyecto son los responsables de rendir cuentas por el desempeño y mejoras del proyecto.

El trabajo en equipo debe ser un lineamiento que provenga de la alta gerencia; ésta debe llevar a cabo una serie de acciones para que el equipo pueda tener éxito.

Un equipo de trabajo se establece determinando el foco o misión del grupo y obteniendo el compromiso del grupo para trabajar en su misión. El equipo debe hacer lo que sea necesario para satisfacer su misión, cuál es atender a su cliente, dentro de límites predefinidos. Para ello, el gerente de proyecto debe trabajar con su equipo en la planeación, organización, manejo de personal, dirección, control y coordinación del proyecto.

Los elementos básicos del proceso de planeación de un equipo son:

  • Preparación adecuada
  • Identificación de los miembros claves del equipo
  • Intercambio interactivo de información
  • Establecimiento de un lugar físico con suficiente espacio, abierto, iluminación y otros
  • Registro de la memoria del equipo, para guardar la experiencia de las sesiones de trabajo
  • Disposición de un facilitador del proceso

El gerente de proyecto tiene un papel fundamental de integración de los miembros y eso se hace patente en la fase de planeación del equipo. Debe anticiparse a conflictos potenciales y resolverlos si surgen. Debe apuntar a la identificación de los aspectos que interrelacionan a los diferentes miembros del equipo, a las transiciones de responsabilidad de un miembro a otro.

Un equipo de proyecto no sale de la nada; debe pasar a través de un proceso de creación detallado, complejo y lento, lo que representa un problema serio dada la velocidad con se producen los hechos hoy en día. Es un proceso de nunca acabar; su formación se debe dar desde la fase de iniciación y planeación de un proyecto, va más allá y termina cuando se llega a la fase de cierre y pasa el proyecto a su fase de operación. El proceso de creación de un equipo de proyecto debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Planear la creación del equipo
  • Seleccionar de los miembros, si es posible
  • Organizar el equipo
  • Romper el hielo con una reunión de arranque
  • Definir las metas del equipo
  • Acordar las líneas de comunicación
  • Establecer los planes de trabajo
  • Identificar áreas problemáticas
  • Definir papeles y responsabilidades de cada miembro
  • Lograr el compromiso de cada persona
  • Desarrollar actividades que apoyen el desarrollo del equipo
  • Mantener informado a cada miembro del equipo
  • Reconocer los logros destacados
  • Destacar el manejo ético de los asuntos del equipo
  • Desarrollar las habilidades de solución de problemas
  • Promover una comunicación efectiva

El trabajo en equipo y su desarrollo puede ser el aspecto más importante del trabajo del gerente de proyecto. Los proyectos de hoy en día, si quieren ser exitosos, requieren de un desarrollo sobresaliente de los equipos. La persona más preparada para lograrlo es sin duda el gerente de proyecto quien es el responsable final del éxito del proyecto.

Manejo de conflictos

El conflicto puede existir siempre que se reúnen dos o más personas. Las diferencias existen en toda organización, y estas diferencias son una ventaja para cualquier organización que ha aprendido a manejar el conflicto. La diversidad es una de las grandes fortalezas de cualquier organización. Los equipos de proyecto deben sacar ventaja de sus diferencias para ser exitosos; se pueden obtener grandes beneficios poniéndole atención a las diferencias.

A continuación se presenta una lista de fuentes potenciales de conflicto que pueden ser beneficiosas para un proyecto:

  • La cultura y sus antecedentes
  • Las opiniones
  • Las necesidades y las expectativas
  • Los hechos
  • Las percepciones
  • Los departamentos, las unidades de negocios y el organigrama de la entidad
  • Los intereses
  • Las personalidades y los egos
  • Las competencias
  • El conocimiento
  • Las habilidades
  • La misión y los objetivos

El conflicto se debe manejar diariamente. Se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

  • Tratar de tener situaciones cara a cara con el miembro del equipo
  • Si el honor y el orgullo están en juego, las personas defenderán su posición aún cuando se den cuenta que no tienen la respuesta
  • Examinar y manejar las actitudes propias
  • Enfocarse en la misión y mantener una actitud positiva constantemente
  • Involucrar a todo el equipo en las actividades que le son propias; la gente no se torna en desacuerdo con sus propias contribuciones; si todos los miembros del equipo participan, cada uno apoyará la decisión
  • Evitar el discutir, es inútil y no conduce a soluciones positivas
  • Promover las diferencias de opinión; cada una de las personas está en lo correcto en su mente; no hay respuestas correctas o equivocadas; las diferencias de opinión se pueden usar para estimular otras ideas
  • Apoyar las relaciones constructivas; las relaciones son la clave del trabajo en equipo
  • Las relaciones se deben construir basadas en la honestidad y la confianza lo que permitirá la comunicación abierta y libre – la clave real de la gerencia del conflicto.

La negociación

La negociación es un hecho de la vida real en el ambiente de proyectos. Es el proceso de llegar a un acuerdo con los involucrados de un proyecto con relación a la transferencia de recursos, la generación de información y el logro de resultados. Es un proceso persuasivo y una de las habilidades más importantes necesarias para manejar proyectos exitosamente. El proceso de negociación es tan importante como el resultado de la misma. Las negociaciones exitosas están basadas en tópicos reales, problemas e intereses comunes más que en la gente.

Como mencionábamos anteriormente, la forma de resolver situaciones está basada en las relaciones humanas. Por ello se debe tratar de separar el problema de la gente, enfocarse en los intereses de las partes, tratar de obtener opciones que generen ganancia mutua y generar criterios objetivos para la obtención de resultados.

La cultura, aún dentro de un mismo país o región, afecta la estrategia de negociación. Por lo tanto se requieren habilidades que manejen los aspectos multiculturales, por ejemplo: el lenguaje, la estética, la educación, la religión, las creencias y actitudes, las organizaciones sociales y la vida política.

Los gerentes de proyecto deben negociar con clientes, contratistas, proveedores, especialistas, otros gerentes y miembros del equipo involucrado acerca de temas como presupuesto, programación, prioridades, responsabilidades, requerimientos de información y criterios para evaluar desempeño, entre otros.

No debe olvidarse que el gerente de proyecto debe tener en cuenta que, después de un proceso de negociación, la gente se puede sentir, como es común en nuestro medio, insatisfecha, desgastada, alienada o las tres.

Solución de Problemas

Una de las formas de solucionar problemas es prevenirlos y una de las mejores maneras de hacerlo es durante la fase de iniciación y la de planeación. El gerente de proyecto se pregunta con frecuencia que sucedería si el paso precedente no se termina a tiempo.

Una vez el gerente de proyecto pueda identificar inconvenientes en el futuro, puede usar su experiencia y habilidades para prevenirlos o minimizarlos. Una vez se identifican los problemas, se buscan las causas probables y se establecen acciones preventivas. Y, como no se pueden prevenir todos los problemas, se crean acciones contingenciales que minimicen el efecto sobre el proyecto. Todo lo anterior debe contemplarse dentro del plan original del proyecto.

Uno de los usos del anterior enfoque se relaciona con la prevención de accidentes. Es recomendable hacer las siguientes preguntas:

  • ¿Que podría ir mal?
  • ¿Que ha ido mal en el pasado?
  • ¿Que dicen nuestros críticos sobre lo que puede ir mal?
  • ¿Qué dicen los pesimistas y los optimistas sobre lo que irá mal?
  • ¿Qué es lo peor que puede pasar?

Aún los mejores planes no anticipan todos los problemas. Cuando un problema inesperado surge, el gerente de proyecto debe:

  • Recolectar la información acerca del problema
  • Encontrar la causa (el qué, el dónde, el cuándo y la extensión del problema) y
  • Tomar la acción apropiada.

Los gerentes de proyectos, buenos en encontrar la solución a los problemas, piensan más allá del arreglo como tal. Ellos piensan dónde más puede ocurrir el problema y dónde más puede aplicarse la solución.

Manejo del tiempo

El tiempo es el recurso del que nunca tendremos suficiente. A pesar de esto, la mayor parte de la gente no posee un enfoque sistemático para programar sus actividades y para planear el uso efectivo del tiempo.

Los conceptos básicos de la administración del tiempo requieren del conocimiento de los hábitos de tiempo, el desarrollo de un plan de acción sistemático con metas y prioridades, la eliminación de los agentes que hacen perder el tiempo, la procrastinación (dejar las cosas para último momento) y la habilidad de crear y manejar el tiempo personal y de grupo.

Al manejar un proyecto, el plan de acción del gerente de proyecto debe incluir: planes a largo, mediano y planea a corto plazo que manejen actividades diarias; establecimiento de prioridades con estimados del grado de flexibilidad; delegación de actividades con requerimientos de informes de avance y la planeación de reuniones y control. El plan debe también incluir el uso efectivo del tiempo discrecional. El gerente de proyecto debe tener tiempo para evaluar los hábitos de su equipo y ayudarles a que manejen su tiempo.

Conclusiones

Nuestra región enfrenta serios retos a la hora de generar productividad y competitividad en nuestras empresas e instituciones, en parte debido al ambiente de cultura organizacional y gerencial poco desarrollado que se vive en ellas; lo anterior obstaculiza seriamente el desarrollo humano de las mismas impactando significativamente la productividad de los proyectos.

La dinámica de los negocios en el contexto entorno iberoamericano, su situación siempre cambiante, la competencia, la incorporación de la tecnología, la presencia a tiempo en el entorno y el uso limitado de los recursos hacen que se tenga que enfocar la gerencia de proyectos de una manera diferente. Siguen siendo importante el aspecto técnico, el financiero, el tecnológico y otros no relacionados con el ser humano. Sin embargo, el lado humano de los proyectos es condición indispensable si el gerente de proyecto pretende ser competitivo. Las habilidades humanas que se presentaron son el corazón del talento humano; ellas son la clave para liberar el enorme potencial que posee el ser humano que lo conducirá a niveles superiores de creatividad, productividad, calidad y compromiso, base para el éxito de un proyecto.

Los conceptos emitidos en el presente documento han sido recogidos de diferentes fuentes, como, por ejemplo, cursos, conferencias y artículos creados por el autor y su propia experiencia de 23 años como Gerente de Proyecto en diversos países en America y Europa.

Se recomienda la lectura de las siguientes referencias bibliográficas:

American Management Association. (1997). AMA Project Handbook, NY: AMA

Bruce T. Barkley. (1994). Customer-Driven Project Management, NY: McGraw-Hill, Inc.

Burken, Scott. (2005). The Art of Project Management, CA: O‘Reilly

Gido, Clements. (1999). Administración exitosa de proyectos, México: Thomson Editores

Project Management Institute. (2001). People in Projects, PA: PMI

Robert L. Kimmons. (1989). Project Management. NY: Marcel Dekker, Inc.

Verma, Vijay K. (1997). Managing the Project Team, PA: PMI

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Verma, Vijay K. (1995). Organizing Project for Success, PA: PMI

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Verzuh, Eric. (1999). The Fast Forward MBA in Project Management, NY: John Wiley & Sons

This material has been reproduced with the permission of the copyright owner. Unauthorized reproduction of this material is strictly prohibited. For permission to reproduce this material, please contact PMI or any listed author.

© 2005, José Ivorra
Publicado originalmente como parte de las Memorias del Congreso Global del PMI 2005
Ciudad de Panamá, Panamá

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