El historial de proyectos, elemento de mejoramiento continuo para la gerencia de proyectos= The background of projects, part of continuous improvement for project management

The background of projects, part of continuous improvement for project management

Resumen

El Sector Construcción es un generador de proyectos por excelencia, cada proyecto es una respuesta a una situación (actual) que requiere ser cambiada, no lograr esta expectativa significaría falta de capacidad de gestión por parte de la administración responsable. Las necesidades de cada Sector de la economía nacional exigen la generación de proyectos, siendo más importante asegurar el éxito de las inversiones en cada Sector. El presente trabajo, permite demostrar la necesidad que el individuo o las organizaciones a cargo de la gerencia de los proyectos requerirán del historial de proyectos para aspirar al éxito del proyecto y que el citado historial permitirá incorporar el mejoramiento continuo, como parte de la gerencia de proyectos.

Los resultados del presente trabajo, permiten concluir que los cambios en los criterios de adjudicación del sistema de contratación del Estado peruano, particularmente los del periodo 1, generaron un impacto negativo final en los proyectos ejecutados en Lima. Los resultados son los siguientes:

  • 230 proyectos de un total de 364, no cumplieron el plazo previsto, esto representa un 70.34%.
  • 319 proyectos de un total de 364, no cumplieron el costo contratado, esto representa un 97.6%.

Las cifras finales permiten concluir, a priori, que cualquier nuevo cambio en los criterios de adjudicación necesita un análisis del impacto de los criterios vigentes en los resultados de los proyectos, para lo cual se requiere el historial de proyectos. El país no puede darse el lujo de tomar decisiones, sin un respaldo formal y sustentado, la investigación realizada permite llegar a esta conclusión tan importante.

Introducción

El trabajo ha sido desarrollado en las siguiente partes: una primera relacionada con la parte introductiva del tema, la cual considera la relación de los involucrados con el tema, una descripción de la propuesta y una breve reseña de los proyectos administrados por INFES. La segunda parte esta referida al marco reglamentario del sistema de contrataciones del Estado peruano y propiamente a la descripción de los cambios de los criterios de adjudicación entre el periodo de tiempo de 1992 al 2004, también se describe el fundamento conceptual de la (EIC) eficiencia de inversión en el Sector Construcción.

La tercera parte esta dirigida a la explicación del historial de proyectos indicando en qué consiste y cuáles serán sus fines. La última parte esta centrada en la presentación de los resultados alcanzados de la revisión del historial elaborado para las obras ejecutadas por INFES. Finalmente se presentan conclusiones importantes y la bibliografía empleada.

¿Quiénes son los involucrados con la propuesta?

La propuesta involucra a una serie de entidades de los sectores público y privado, cada una de las cuales cumple un determinado rol en el desarrollo de los proyectos de construcción. Otro tema, es si cada uno de los involucrados mide o no el impacto de su rol o de sus decisiones en los resultados. La propuesta plantea: “la necesidad de que todos los involucrados realicen la medición del impacto de sus acciones y/o decisiones, en los resultados de las inversiones en la construcción”. En el caso del Perú como en el de otros países, el ciclo de vida del proyecto, es afectado por los roles antes mencionados.

Ha sido difícil para el suscrito desarrollar la presente investigación, ya que el hecho de plantear tan solo el título: “El historial de proyectos, elemento de mejoramiento continuo para la gerencia de proyectos” representa la necesidad de una gran cantidad de información. En este caso se debe agradecer a INFES, institución que suministró los datos de los proyectos que administró desde el año 1992 a la fecha. Otras instituciones que colaboraron con el trabajo fueron: el Colegio de Ingenieros del Perú, la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, CONSUCODE, profesionales especializados y otros colaboradores diversos. Agradezco a todas estas entidades por el apoyo y facilidades para desarrollar la investigación aplicada, se espera que este trabajo constituya la base para la toma de una serie de decisiones que redunden en beneficios del Sector Construcción y con lo cual se afiance el cumplimiento de su visión: “Lograr la mejora de la calidad de vida de la población”.Este trabajo es parte de la Tesis de Maestría del suscrito.

¿En qué consiste la propuesta?

Las inversiones que realiza el Estado peruano son comprometidas mediante la Ley N° 26850 Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Este proceso es sumamente importante para el desarrollo del país; por lo que, se piensa que todo ciudadano tendría que estar interesado en conocer los resultados referentes a los siguientes temas:

  • ¿Cuáles son los resultados reales de las inversiones del Estado en los proyectos de construcción?
  • ¿Qué beneficios reales se lograron con las obras entregadas al término de los proyectos de construcción?
  • ¿En el caso de los proyectos no exitosos, qué lecciones aprendidas se han rescatado?
img

Pero evidentemente, es difícil que las instituciones públicas y privadas encargadas de la gerencia de los proyectos puedan dar respuestas claras y explícitas. El tema central de la propuesta significa poner en valor el historial de proyectos y el mejoramiento continuo, lo cual significa disponer de resultados sistematizados; esta es una de las razones que sustenta la presente investigación sobre el historial de proyectos.

Muy a menudo los logros surgen después de un arduo y constante trabajo referente a temas de interés nacional. Sin lugar a dudas, el monitoreo de las inversiones en la construcción son un tema de interés nacional, no solo para el Perú, sino para cualquier país, por este motivo se presenta el trabajo en este importante congreso: PMI GLOBAL CONGRESS 2004 - LATIN AMERICA y se espera recibir la retroalimentación respectiva.

Evidentemente, a todos interesa que tales inversiones alcancen los resultados que la población espera y de no ser así, por lo menos estar informados al respecto. En el caso de existir fracasos, la población espera se tomen, como mínimo, acciones para determinar las causas de los fracasos y se eviten éstas en los siguientes proyectos.

La propuesta se sustenta en trabajos de investigaciones realizadas por el suscrito y en su participación en proyectos de construcción públicos y privados. También, se toma como referencia una serie de reportajes difundidos por los medios de opinión pública, sobre resultados de proyectos. Una primera evaluación global de esta información permite afirmar que hace falta la implementación y el uso de una metodología estructurada de gerencia de proyectos en nuestro país.

Adicionalmente, se espera que las personas que conforman los diversos organismos de la administración del Estado peruano y las entidades privadas decidan aplicar la metodología de gerencia de proyectos, como parte de su rutina y procedan a monitorear los resultados alcanzados.

El modelo conceptual que sustenta la propuesta es el mostrado en la figura 01, es posible apreciar las dos variables principales que se insertan en el ciclo de vida de los proyectos y que le permitirá al Sector Construcción cumplir con su visión:

Figura 1

img El historial de proyectos y,

img El mejoramiento continuo

Según la opinión de muchas personas que participan en el Sector Construcción, hay un alto índice de rotación del personal de mano de obra directa, pero no se ha evaluado que también el índice de rotación de los profesionales que dirigen, administran los proyectos, también es alto. A opinión del suscrito este problema es aun más crítico, ya que el costo de las decisiones depende del nivel de los cargos, las funciones y responsabilidades. Este es un sustento adicional para implementar el historial de proyectos, ya que la revisión “obligatoria” de lo ocurrido en determinados proyectos permitirá evitar que se cometan los mismos errores, en los nuevos proyectos.

La situación antes descrita hace que el proceso de la toma de decisiones requiera del soporte de un historial de proyectos, ésta sería la única forma de aspirar al mejoramiento continuo. En caso contrario (cuando no exista la base de información) habría que confiar en la buena voluntad y la experiencia del responsable; esto representa demasiado riesgo para los proyectos en desarrollo, ya que habrá casos en los cuales el responsable no aplique sus lecciones aprendidas y tampoco existirían evidencias del uso de la información global de los proyectos ejecutados.

La figura 02 muestra el proceso lógico de la toma de las decisiones y demuestra como el historial de proyectos permitirá incrementar la base de conocimientos y con esto mejorar la capacidad de los involucrados con el Sector Construcción.

Figura 2

Centros educativos construidos por INFES

Los gráficos 1 y 2 muestran las cifras resultantes de la gestión de INFES, en lo referente a la construcción de centros educativos en todo el Perú, en el periodo analizado (1992 al 2004). El grafico 1 muestra la construcción por año y el grafico 2 detalla el acumulado de centros educativos construidos, con fondos de Tesoro Público.

En el horizonte elegido se presentaron cuatro cambios en los criterios de adjudicación de las obras, esta situación, como se supone, tendrá ciertos impactos positivos o negativos en los proyectos comprometidos en cada uno de los periodos indicados en el cuadro 2 (ver siguiente pagina).

Las cifras globales son: 2 697 colegios construidos en el Perú, de los cuales hay 1 546 construidos con fondos del Tesoro Público y 364 construidos en la capital de la Republica, Lima. Esta será la muestra para la presente investigación.

Figura 3

Figura 3

Cuadro 1

Cuadro 1

La figura 3 muestra que la mayor cantidad de obras se ejecutaron dentro del periodo 1, el numero ascendió a una total de 1 184 centros construidos, el total de centros construidos con fondos del Tesoro Público fue de 1 545. Es igualmente importante evaluar el ritmo de obras ejecutadas por año, las graficas 1 y 2 demuestran el ritmo de construcción por año y la cantidad de obras acumulada (construidas) de colegios por periodo anual.

Los gráficos 1 y 2 fueron construidos a partir del cuadro 1.

Grafico 1

Grafico 1

Grafico 2

Grafico 2

En la fotografía se muestra uno de los centros educativos construidos por INFES, es el C.E. 1142, ubicado en el Distrito de Vitarte en Lima.

img

Respecto de los cambios de los criterios de adjudicación, se podría plantear la hipótesis siguiente:

¿Las variaciones de los criterios de adjudicación tendrían un impacto negativo en los indicadores de calidad resultantes de los proyectos?

Si se logra demostrar la hipótesis, podría emitirse la premisa siguiente: “Las decisiones referente a cambios en los criterios de adjudicación de las obras, debería ser evaluada revisando el impacto de los criterios, vigentes, para lo cual es necesario mantener un historial de proyectos”. Justamente, la necesidad de la medición del impacto será el medio probatorio para la toma de una decisión adecuada. Esta demás indicar la urgente necesidad de evitar o de alejar de este tema cualquier indicio de matices o decisiones eminentemente políticas. En las conclusiones se señalan los aspectos más importantes de la investigación realizada.

Cuadro 2

Cuadro 2

¿Cuál es el marco del sistema de contratación del Estado peruano?

El periodo de análisis del marco reglamentario del sistema de contratación del Estado, es el mismo, bajo el cual se evaluaron las obras realizadas por INFES y que también coincide con el de la existencia de INFES. El periodo en análisis va desde el año 1992 hasta el 2004. limlim

Es importante hacer la revisión del impacto de los cambios de criterios de adjudicación de las obras, en lo referente a las variables más importantes: Costo y Tiempo.

Figura 4

Eficiencia de la inversión en la construcción (EIC)

Lo que se requiere es evaluar la metodología de análisis y monitoreo de la eficiencia de la inversión en el Sector Construcción. Para el presente caso se revisará la ejecución de obras de INFES, en el Departamento de Lima y con recursos del Tesoro Público.

La figura 4 muestra tres cocientes o proporciones, pero el que interesa a efectos del presente trabajo es la relación que permite calcular la EIC:

img

Un tema de suma importancia será conocer el valor de la EIC para las inversiones en la construcción. La interrogante que surge es ¿Cuál es el valor actual de EIC? De una evaluación rápida se puede arribar que no existe información al respecto. El aporte del tema también esta orientado a plantear alternativas orientadas a implementar, mejorar y monitorear este índice.

Presentación del historial de proyecto

El historial de proyectos consta de dos partes:

  • Una primera conformada por fichas básicas de cada uno de los proyectos construidos.
  • La segunda constituida por una tabla dinámica que permite obtener información según los requerimientos de la persona interesada en determinados datos.

Los cuadros y gráficos obtenidos del historial de proyectos serán los mostrados en el título: Resultados esperados del historial de proyectos.

img

Resultados esperados del historial de proyectos

img

El cuadro muestra que hay 327 obras adjudicadas en el periodo 1 (este periodo va desde el año 1992 hasta el 02/09/1998), esta cifra representa el 89.84% del total de obras ejecutadas en Lima. La mayor parte de las obras fueron adjudicadas entre el 70 al 90% del valor referencial (277 en total, lo cual representa un 69.4% del total de obras, en el periodo).

De acuerdo a las previsiones del presente trabajo, el historial de proyectos debería constituir muy pronto una herramienta básica para la toma de decisiones, por parte de de las personas que tienen y tendrán el rol de gerencia los proyectos de construcción. Se considera que el logro de la visión del Sector Construcción, también dependerá en gran medida de que se disponga de la citada herramienta. La mayor parte de las normas internacionales, orientadas a la gestión, tienen como base conceptual el mejoramiento continuo, y de acuerdo a los resultados del presente trabajo, el historial de proyecto, será un elemento estratégico para el logro de tal objetivo.

La tabla dinámica construida, permitirá analizar la información resultante de las obras realizadas en Lima, se espera poder arribar a la demostración del impacto positivo o negativo en los indicadores de calidad de los proyectos, principalmente tiempo, costo. El objetivo buscado con la investigación es la demostración que un cambio en los criterios de adjudicación no puede obedecer a iluminaciones de algunos, debería representar la búsqueda del fortalecimiento del Sector Construcción sin perder de vista el beneficio a la sociedad en su conjunto.

Cuadro 5

Cuadro 5

Evaluación de los tiempos de ejecución

Del cuadro 5 se obtiene que para el periodo 1, hubieron un total de 230 proyectos atrasados lo que representa un 70.34% respecto del total (327 proyectos).

El detalle grafico es mostrado a continuación.

img

La revisión de los datos del cuadro 5 permite obtener los siguientes resultados:

  • Hubieron un 65.11% (237) de proyectos que no cumplieron el plazo comprometido.
  • En el periodo 1 este resultado fue de 230 proyectos que concluyeron atrasados, esta cifra representa un 70.34% del total del periodo (327 proyectos).
img

Evaluación de los costos de ejecución

Del cuadro 6 se obtiene que en el periodo 1, hubieron un total de 319 proyectos que excedieron al presupuesto contratado (97.6%) y que los costos finales fueron mayores hasta un 20% respecto del monto contratado.

El cuadro 6 refleja la sensibilidad que tienen los criterios de adjudicación en los resultados alcanzados.

Según el desarrollo de la investigación ya se visualiza que los cambios en los criterios de adjudicación de las obras no pueden lograr el objetivo sin el respaldo de la necesidad de implementación de metodologías, tales como: la gerencia de proyectos, la gestión de calidad, los costos de calidad, el historial de proyectos y con lo cual se aspiraría recién al mejoramiento continuo como base de la gerencia de proyectos.

Cuadro 6

Cuadro 6

El detalle grafico es mostrado en la siguiente pagina.

img

Conclusiones

Los resultados del presente trabajo permiten demostrar que los cambios en los criterios de adjudicación del sistema de contratación del Estado peruano, particularmenta los del periodo 1, generaron un impacto negativo en los resultados de los proyectos ejecutados en Lima. Los resultados comprobados son los siguientes: 230 proyectos de un total de 364, no cumplieron el plazo previsto lo cual representa un 70.34%, 319 proyectos de un total de 364, no cumplieron con el costo contratado lo cual representa un 97.6% del total.

Aun cuando, por aplicación de los criterios de adjudicación del periodo 1 se contrataron un total de 277 proyectos dentro del 70 al 90% del valor referencial, se obtuvieron los resultados siguientes: solo en el 17% se cumplieron con el plazo y solo en el 2% de los proyectos se cumplió con el monto contratado; por lo tanto, lo del menor costo quedo sólo en ilusión. En el resto de proyectos, es decir, el 98% (319 proyectos) el costo final excedió hasta en un 20% del monto contratado.

Un total de 351 proyectos fueron contratados a montos menores al valor referencial, sin embargo solo en el 4.4% (16 proyectos) se cumplió con el monto contratado.

Es preciso señalar que la aplicación de los criterios de adjudicación que sólo señalan buenas intenciones sin especificar la implementación de metodologías de gestión, tales como: la gerencia de proyectos, la gestión de calidad, los costos de calidad, el historial de proyectos se queda en eso: “ilusiones o buenas intenciones”, los resultados así lo demuestra.

Finalmente, cualquier cambio en los criterios de adjudicación, necesita un análisis del impacto real, en los resultados de los proyectos, para lo cual es necesario el historial de proyectos. Adicionalmente, el historial es necesario para el mejoramiento continuo de la gerencia de proyectos. El país no puede darse el lujo de tomar decisiones, sin un respaldo formal y sustentado, la investigación realizada permite llegar a esta conclusión.

Bibliografía

• Normas ISO 9000:2000 y la ISO 9001:2000.

• Texto Único Ordenado de la Ley N° 26850

• Datos de ejecución y proyectos de INFES (http://www.infes.gob.pe/)

• Los costos relativos a la calidad, como herramienta para mejorar la eficiencia de las inversiones públicas en la Construcción en el Perú, Rubén Gómez Sánchez S.

This material has been reproduced with the permission of the copyright owner. Unauthorized reproduction of this material is strictly prohibited. For permission to reproduce this material, please contact PMI or any listed author.

Advertisement

Advertisement

Related Content

Advertisement

Publishing or acceptance of an advertisement is neither a guarantee nor endorsement of the advertiser's product or service. View advertising policy.