Project Management Institute

Na vanguarda

Ao se manterem ágeis, três equipes criaram soluções inovadoras para problemas prementes

Prêmio de Excelência em Projetos do PMI®

DE SARAH FISTER GALE

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FOTO DE ŁUKASZ PIETRZAK

Da esquerda, Roman Malysz, Grzegorz Dzik, Joanna Markiewicz, Rafal Szydlowski, Jacek Lisewski e Paulina Kieloch

O novo centro de distribuição da NEUCA

Diante da possibilidade de uma disrupção sem precedentes, as organizações devem se adaptar. Os vencedores deste ano do Prêmio de Excelência em Projetos do PMI® provaram que, quando as equipes adotam a necessidade de dinamizar, elas podem agregar valor real às suas organizações — e seus clientes. Um proporcionou acesso mais rápido aos medicamentos prescritos. Outro criou armazenamento seguro para resíduos nucleares. O terceiro facilitou o exercício de seus direitos legais.

O aumento da velocidade de entrega no mercado farmacêutico da Polônia não só tinha o potencial de ajudar os pacientes, como também criava uma vantagem comercial para a NEUCA Group. Por isso, a empresa lançou um projeto em 2016 para construir um centro de distribuição de medicamentos de última geração. Em apenas 20 meses, a equipe entregou um armazém automatizado capaz de atender aos pedidos de farmácias em menos de duas horas.

Para construir a instalação maciça, a equipe teve que integrar sistemas complexos de automação e software, garantir várias PERMISSÕES e atender a requisitos rígidos de controle e armazenamento de produtos regulamentados. Por exemplo, alguns medicamentos devem ser mantidos resfriados até chegar ao cliente.

Com as instalações existentes da empresa já em operação, o objetivo final do novo armazém era criar eficiências, disse Grzegorz Lizinczyk, diretor do departamento central de logística e membro do comitê diretor da NEUCA. O software de automação, por exemplo, acelerou a entrega e também acompanhou pedidos individuais com maior precisão.

O plano do projeto também precisava ser enxuto. Um roteiro claramente definido para o progresso ajudou a equipe a economizar tempo ao concluir tarefas em paralelo, testando novas tecnologias dentro da instalação durante a construção, por exemplo.

“Acreditamos no gerenciamento de projetos. Acreditamos que a execução de um projeto de acordo com as diretrizes do PMI leva à entrega de um produto final de melhor qualidade ”, disse Jacek Lisewski, gerente sênior de projetos da NEUCA. “Acreditamos que nossos clientes também verão mudanças positivas.”

Desde que o projeto foi encerrado, em agosto de 2018, as reclamações dos clientes e o número de itens devolvidos caíram significativamente.

“Estamos operando este equipamento com a velocidade de mais de nove caixas por segundo. Isso nos permite entregar mais de 130.000 linhas de pedidos por dia, o que significa mais de 350.000 caixas por dia”, disse Grzegorz.

Por fim, a NEUCA automatizou 85 por cento das atividades do depósito, e as novas instalações podem distribuir dez vezes mais produtos por mês do que um depósito convencional, ajudando a empresa a manter uma vantagem sobre os concorrentes.

Mas toda a tecnologia disruptiva não pode substituir inteiramente o toque humano, disse Grzegorz. “É uma sinergia de tecnologia e pessoas.”

Região

Europa, Oriente Médio, África

Patrocinador

Grupa NEUCA

Localização

Torun, Polônia

Linha do tempo

Dezembro de 2016 — Agosto de 2018

Escopo

Construir uma instalação de armazenamento farmacêutico centralizada e automatizada para expandir a capacidade e acelerar a entrega

Benefício

A nova instalação possui até US$ 100 milhões em estoque.

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FOTO DE JONATHAN LEASK

Da esquerda, Gerardo Islas-Rivera, Brett Welty, PMP, e Brady Orchard, PMP

Projeto de eliminação de resíduos de baixo nível tratado remotamente

O principal centro americano de P&D de energia nuclear, o Laboratório Nacional de Idaho, deve gerenciar grandes quantidades de resíduos radioativos de baixo nível gerados por suas atividades de energia nuclear e reator naval. Quando a capacidade existente de resíduos começou a se aproximar de seus limites, em 2009, o Departamento de Energia dos EUA (DoE) encomendou um projeto de uma década de duração para construir uma nova instalação de descarte subterrâneo.

O projeto criou e instalou 446 cofres de concreto pré-moldados para armazenar até 939 caixas de aço inoxidável — o suficiente para suportar o descarte de resíduos por pelo menos 20 anos. Ao construir a instalação perto do laboratório, a equipe eliminou a necessidade de transportar material radioativo pelas vias públicas e reduziu os custos de descarte. Mas a equipe teve que concluir o projeto antes de o DoE fechar a antiga instalação de descarte.

“A entrega dessas instalações foi incrivelmente complexa”, disse Brett Welty, PMP, gerente de projetos do Laboratório Nacional de Idaho.

Para garantir que nenhuma das partes interessadas fosse atingida se o custo dos materiais mudasse durante atrasos prolongados, os gerentes de projeto concordaram desde o início em permitir que os contratados ajustassem seus preços de oferta com base nas mudanças nas condições do mercado. Isso ajudou a retomar o projeto depois que o governo suspendeu o financiamento no meio do projeto, encerrando todas as atividades por mais de um ano.

Durante todo o projeto, a equipe ficou de olho na segurança. Por exemplo, na metade da construção, um dispositivo de elevação na fábrica de um fornecedor falhou, enviando uma grande quantidade de concreto. Com os mesmos dispositivos sendo usados para mover componentes no local, a equipe optou por interromper imediatamente a construção e identificar e implementar métodos de manuseio alternativos.

“Paramos de realizar atividades de içamento ou guinchamento até entendermos a raiz do problema — e depois encontramos uma ação corretiva para resolver esse problema”, disse Gerardo Islas-Rivera, diretor federal de projetos, DoE.

A equipe completou o projeto seis meses antes do cronograma e quase US$ 5 milhões abaixo do orçamento “Você não entra em um projeto entendendo todos os componentes. Mas se você estiver disposto a se aprofundar e ajudar os membros da equipe do projeto em suas crises e desafios, construa esse relacionamento e eles irão até o fim do mundo por você”, disse Brady Orchard, PMP, diretor de projeto do Laboratório Nacional de Idaho.

— Brad Orchard, PMP, Laboratório Nacional de Idaho

Região

América do Norte

Patrocinador

Departamento de Energia dos EUA, Escritório de Energia Nuclear

Local

Idaho Falls, Idaho, EUA

Cronograma

Julho de 2009 – Setembro de 2019

Escopo

Construir uma instalação de descarte subterrâneo permanente para resíduos de baixo nível das instalações de teste de energia nuclear e da Marinha dos EUA

Benefício

Os resíduos radioativos podem ser descartados permanentemente com segurança.

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FOTO DE CRAIG SILLITOE

Da esquerda, Liz Griffiths, Ian Lulham e Madeline Oldfield

Resolução digital de disputas (Programa Piloto ODR)

O Tribunal Civil e Administrativo de Victoria (VCAT), na Austrália, esforça-se para tornar a justiça cega e acessível. Mas isso pode se complicar quando as pessoas precisam tirar um dia de folga do trabalho ou viajar grandes distâncias para comparecer em tribunal.

Procurando maneiras de facilitar o exercício de seus direitos legais, os líderes do governo pediram à VCAT que explorasse a possibilidade de resolução de disputas on-line para melhorar o acesso à justiça.

“Um dos principais resultados deste projeto foi realmente testar se a resolução de disputas on-line melhoraria o acesso à justiça no VCAT como um tribunal, que recebe casos que os vitorianos estão tentando resolver todos os dias”, disse Liz Griffiths, líder do fluxo de viabilidade do VCAT.

A VCAT lançou um projeto piloto de AU$ 1,5 milhão para construir um sistema de resolução de disputas on-line (ODR) e avaliar a resposta da comunidade.

“Não queríamos investir muito tempo e dinheiro na invenção de algo que achávamos que seria uma solução para descobrir que estava resolvendo um problema que não era realmente o problema”, disse Ian Lulham, vice-presidente da VCAT.

A equipe usou o método ágil para garantir que pudesse responder rapidamente ao feedback das partes interessadas durante a criação do sistema, o que ajudou a fortalecer o suporte ao projeto em toda a organização.

“Os céticos chegaram. De fato, algumas das pessoas que talvez fossem as mais céticas acabaram sendo os maiores apoiadores e defensores do projeto”, disse a juíza Michelle Quigley, juíza da Suprema Corte, estado de Victoria e presidente da VCAT. “Então, acho que o entusiasmo e a aceitação do projeto em si foram vistos como um grande sucesso.”

— Michelle Quigley, VCAT

A equipe concentrou-se em cinco princípios fundamentais vinculados ao aumento do acesso à justiça: acessibilidade, adequação, equidade, eficiência e eficácia. E trabalhou com as partes interessadas para medir os benefícios do projeto a cada passo do caminho.

“Estávamos projetando algo que as pessoas realmente desejavam, usando a abordagem de design centrado no ser humano”, disse Madeline Oldfield, diretora de programa piloto ODR.

Dos 85.000 casos que a VCAT atende a cada ano, aproximadamente 7.300 estão relacionados a pequenas disputas por ações civis. Porém, estimativas de pesquisas acadêmicas sugerem que a demanda real por pequenas ações civis está mais próxima de 630.000. Ao facilitar a navegação no sistema jurídico, esse projeto também pode torná-lo mais justo, especialmente para as comunidades mais vulneráveis de Victoria.

“Acho que o trabalho que fizemos aqui é realmente inovador”, disse Mary Amiridis, CEO da VCAT. “E está nos preparando para atender à demanda que realmente existe”. PM

Região

Ásia-Pacífico

Patrocinador

Tribunal Civil e Administrativo de Victoria (VCAT)

Local

Melbourne, Austrália

Cronograma

Fevereiro de 2018 – Outubro de 2018

Escopo

Investigar se a resolução de disputas on-line poderia melhorar o acesso à justiça

Benefício

Demonstrou que a resolução de disputas online melhora o acesso à justiça.

O Prêmio de Excelência em Projetos do PMI reconhece o projetos complexos com orçamentos inferiores a USD 100 milhões que apresente o melhor desempenho em termos de práticas de gerenciamento de projetos, crie resultados organizacionais superiores e impactos positivos para a sociedade.

Luzes, câmera, ação!

Confira vídeos dos bastidores de cada um dos vencedores deste ano no canal do PMI no YouTube.

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