Project Management Institute

Eliminar gargalos

Quando interrupções inesperadas desaceleram o progresso, as equipes devem inovar

DE BRUCE INGRAM | ILUSTRAÇÃO DE DANIEL DIOSDADO

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Gargalos podem ter consequências dolorosas para os projetos e suas equipes.

Seja a origem da interrupção uma pessoa, um processo ou um backlog de recursos, as equipes podem ficar estagnadas no limbo do projeto enquanto a demora persistir. E quando os gargalos se tornam padrão, os membros da equipe podem ficar confusos e sobrecarregados com uma avalanche de tarefas repentina. De acordo com uma pesquisa do LinkedIn de 2019, 70 por cento dos funcionários dizem que ficar sobrecarregado com tarefas é o maior fator de estresse no trabalho.

“Pode ser desafiador estar em um grupo diretamente atrás do gargalo, completamente inundado de coisas para fazer assim que o gargalo for liberado”, disse Nina Scarnici, PMP, diretora associada de gerenciamento de projetos da Publicis Seattle, Seattle, Washington, EUA. “Os gargalos não apenas impedem a capacidade da equipe de avançar, como também podem afetar o moral da equipe”.

Os gargalos também podem afetar o ROI do projeto. Às vezes, isso decorre de horas extras que fazem o orçamento transbordar, quando as equipes passam da inatividade para longos turnos de trabalho depois da dissolução do gargalo. Para outros projetos, cada dia de atraso da entrega no mercado significa mais tempo de espera pelos benefícios. “Quando o ponto de equilíbrio é adiado, o período de retorno do projeto também é adiado”, disse Mehdi Sarsar, PMP, gerente de engajamento da Capgemini, Paris, França. “É por isso que entender o custo dos gargalos e o impacto no ROI é tão crítico para todos os patrocinadores, tomadores de decisão e gerentes de projeto”.

Para os gerentes de projeto, a maneira de identificar e dissolver gargalos antes de colocar o projeto em risco varia de acordo com a fonte da desaceleração.

O gargalo: silêncio do patrocinador

Quando um tomador de decisão chave está muito ocupado ou indeciso para fornecer feedback em tempo hábil, os projetos podem parar indefinidamente. “Isso realmente acontece com muita frequência em todos os tipos de projetos”, disse Nina.

Elimine-o: para conseguir essa cobiçada resposta do patrocinador do projeto, é melhor procurar primeiro a causa-raiz da demora, disse ela. Se o patrocinador estiver tão ocupado que não consegue dar atenção, agende uma conversa breve, mas honesta. Pondere com o patrocinador quais decisões realmente garantiriam sua aprovação e, em seguida, defina o processo para obter essa resposta imediatamente. Um e-mail com uma linha de assunto com letras maiúsculas será suficiente? É preferível uma reunião curta e presencial? Com que frequência o gerente de projeto deve acompanhar e em que ritmo? “Quanto mais o gerente de projeto puder agilizar o processo de aprovação, menos gargalos surgirão”, disse Nina.

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— Nina Scarnici, PMP, Publicis Seattle, Seattle, Washington, EUA

Se a resposta demorada do patrocinador resultar de falta de engajamento, pode ser útil enfatizar os problemas que eles consideram mais importantes, sejam de gerenciamento de riscos, experiência do cliente ou controle de orçamento, disse ela. E esteja sempre ciente de que o impulso e o moral da equipe estão nas mãos do patrocinador, disse Marivi Virtudes Briz, chefe de desenvolvimento de produtos da unidade global de vídeo da Telefonica, Madri, Espanha. “Eles precisam saber que são necessárias algumas decisões e, se não puderem tomar essas decisões em tempo hábil, a equipe e o projeto serão impactados”.

Muitas vezes, porém, a relutância em tomar uma decisão decorre da ansiedade associada a potenciais riscos futuros. “Outra maneira de ajudar os patrocinadores a tomar uma decisão é fazê-los se sentir seguros para fazê-lo”, disse Nina. “Os gerentes de projeto devem considerar quais decisões os patrocinadores tomariam de forma independente e se os especialistas aplicáveis devem estar envolvidos para ajudar a esclarecer áreas obscuras para a conveniência dos patrocinadores”.

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ISTOCKPHOTO

Atenção à interrupção

Quando é difícil se concentrar na origem das interrupções inesperadas do projeto, um processo simples de análise de gargalos pode ajudar a identificar — e resolver — o problema, disse Mehdi Sarsar, PMP, gerente de engajamento da Capgemini, Paris, França.

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Mapeie visualmente o processo e o fluxo de trabalho para detectar gargalos

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Obtenha as métricas de fluxo no nível do sistema para obter uma melhor visão geral

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Ajuste a distribuição de recursos para resolver gargalos simples, se possível

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Defina a análise contínua de gargalos para manter o fluxo de trabalho estável e previsível

O gargalo: dores do processo

Alterações nos processos internos podem criar obstáculos ou redundâncias imprevistas e exigir trabalho extra dos membros da equipe. Isso pode significar gargalos no curto prazo, mesmo que o novo processo tenha vantagens no longo prazo.

Elimine-o: os gerentes de programas e portfólios podem minimizar os efeitos negativos da implementação de novos processos, implementando pilotos primeiro em projetos menores e discretos, disse Nina.

Mas, independentemente do tamanho do projeto, quando o gargalo surgir, os gerentes de projeto devem agir para proteger o moral da equipe e manter as tarefas em movimento. Em um ambiente ágil, isso pode significar o uso de uma ferramenta visual, como um painel Kanban, para acompanhar o fluxo, disse ela. Uma análise baseada em valores também pode ser útil para convencer os membros da equipe de que o retrabalho de curto prazo valerá a pena no final.

“Mostrar os números e métricas de processos e os processos em cadeia pode ajudar a exibir melhorias”, disse ela.

Quando uma mudança resulta em retrabalho frustrante, reserve um tempo para considerar se a própria equipe é responsável, mesmo que parcialmente, pelo gargalo. “Seja por alocação de trabalho, inspeção de qualidade, monitoramento de projetos ou simplesmente repassar uma lista de tarefas, os gerentes e equipes de projetos podem muitas vezes complicar processos fáceis de implementar”, disse Mehdi. “Quando isso acontece, a maneira mais fácil de corrigir as coisas é identificar onde você está desperdiçando seu tempo, otimizar o processo de trabalho e encontrar oportunidades para melhorar seu fluxo de trabalho”.

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— Mehdi Sarsar, PMP, Capgemini, Paris, França

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GETTY IMAGES

Você (ainda) está aqui

Quando os gerentes de projeto são a fonte de um gargalo, veja como eles podem ser dissolvidos para manter as coisas em movimento.

1 O tempo de resposta está aumentando significativamente

Quando um gerente de projeto que normalmente responde às perguntas das partes interessadas em poucas horas descobre que seu tempo de resposta está chegando a dias, trata-se de uma clara indicação de perigo. A equipe não está esclarecida sobre alguns aspectos do plano do projeto, resultando em um aumento nos e-mails? Uma reunião de equipe poderia esclarecer a confusão. O gerente de projetos foi envolvido em um número irreal de iniciativas? Talvez seja hora de se reunir com um gerente para discutir priorização ou realocação.

2 Existe apenas um solucionador de problemas

Quando o gerente de projeto é a única pessoa a quem os membros da equipe se sentem à vontade para recorrer, pode ser um sinal de coesão fraca ou uma cultura de equipe fraca. Atacar esses problemas de frente ajuda a garantir que a equipe possa operar sem que o gerente de projetos aja como intermediário em todas as conversas e decisões.

3 Repensar cada movimento torna-se o padrão

Quando os gerentes de projeto não têm as informações corretas ou estão trabalhando com detalhes vagos, ficar tentando adivinhar pode atrasar a tomada de decisão. Para reverter essa tendência, revise o termo de abertura do projeto, agende uma reunião com o patrocinador ou analise o business case. Ter um entendimento sólido da direção do projeto e de como ele se alinha aos objetivos estratégicos da organização é a única maneira verdadeira de fazer o projeto progredir com confiança.

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O gargalo: redefinir requisitos

Quando uma mudança regulatória de última hora ou uma mudança de requisitos atinge o projeto, a equipe pode ser envolvida em uma enxurrada de novas demandas que impedem o progresso.

Elimine-o: o planejamento estratégico precoce pode lançar luz sobre os riscos causados por novos regulamentos ou requisitos indefinidos, disse Nina. Esse planejamento antecipado pode se estender até um plano de ação, para que a equipe possa mudar rapidamente de rumo e não fique presa ao gargalo de redefinição do plano do projeto desde o início.

Marivi concorda, enfatizando que os requisitos de mudança não são incomuns no gerenciamento de projetos. “Sugiro ter um mapa visual do fluxo de trabalho para identificar possíveis áreas de congestionamento ou gargalos”, disse ela. Quando um segmento encontra um gargalo em potencial, a equipe pode reorientar sua energia para outra área enquanto o gargalo é dissolvido ou uma solução alternativa é mapeada.

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— Marivi Virtudes Briz, Telefónica, Madri, Espanha

Impedir que novos requisitos sufoquem o impulso de um projeto também ajuda a reexaminar o processo de controle de mudanças da organização, disse Mehdi. E se não houver um, reúna-se com o patrocinador ou o escritório de gerenciamento de projetos para discutir como estabelecer e comunicar o processo. “Então, siga-o à risca”, disse ele. A consistência gera velocidade, pois geralmente desvios criam gargalos. PM

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