Project Management Institute

Desentupir a tubulação

Para ganhar novos negócios e colocar equipes de projeto no caminho do sucesso, transforme o processo de pré-vendas

De Marat Oyvetsky, PMP

Em empresas orientadas a vendas, um projeto não pode começar até que um contrato seja assinado. Mas, na minha experiência com organizações de TI, o pipeline de vendas pode facilmente entupir. Executivos de vendas acabam entrando em um cabo de guerra com outros departamentos enquanto tentam obter cotações de entrega de serviço aos clientes em tempo hábil. Talvez um arquiteto de soluções e um gerente de projetos estejam ocupados demais para elaborar uma proposta. Ou uma especificação do trabalho (ET) é retida para revisão jurídica. Atrasos podem resultar diretamente em perda de negócios.

Para reter negócios, as organizações precisam de um processo de pré-vendas padronizado e digitalizado. Como o escritório de gerenciamento de projetos (EGP) fica entre as vendas e a prestação de serviços, pode e deve conduzir essa transformação. Tem a capacidade de garantir que o escopo, o preço e as premissas do projeto sejam devidamente contabilizados no processo de pré-venda e, em seguida, garantir a execução bem-sucedida após a venda. Dessa forma, o EGP tem responsabilidade de ponta a ponta com o cliente e responsabilidade com a empresa.

PONTOS DE PARTIDA

Embora a tecnologia sozinha não consiga consertar um processo de pré-vendas problemático, é um bom lugar para começar. Criar um painel de pré-vendas dentro de uma plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (GRC) oferece um valor imenso. Quando uma nova oportunidade de vendas é inserida no GRC, deve aparecer automaticamente no painel. Isso deve acionar um gerente de projeto que está sendo atribuído para conduzir um processo de pré-vendas de três partes padrão: Realize uma reunião de revisão de nível de esforço, redija uma proposta/declaração de escopo e, em seguida, escreva uma ET para enviar ao cliente.

O principal é dar ao EGP e à equipe de vendas a visibilidade de onde cada oportunidade está dentro do ciclo de vendas. Os itens de ação devem ser assinados pelos proprietários para ajudar a impulsionar as oportunidades rapidamente por meio de prazos claramente definidos para o fornecimento de itens relacionados a pré-vendas. Por exemplo, o EGP e a empresa podem concordar que cada uma das três partes descritas acima não deve demorar mais do que três dias. Um painel de controle pode exibir avisos verdes, amarelos e vermelhos para ajudar a manter tudo no caminho certo para a conclusão em tempo hábil. Nada deve ficar parado.

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COMO LEVAR A MUDANÇA ATÉ A LINHA DE CHEGADA

O EGP está perfeitamente posicionado para ajudar a impulsionar as vendas, mas não será eficaz a menos que haja uma parceria saudável com a organização de vendas. Estes três passos preparam o palco para uma transformação profunda e duradoura:

  • Crie um processo alinhado às necessidades dos negócios.
  • Ganhe a adesão das principais partes interessadas, incluindo diretor executivo, diretor financeiro e líderes de vendas.
  • Implemente o processo com o treinamento de gerentes de projeto e representantes de vendas.

O mundo das vendas geralmente não combina bem com processos. Mas as pessoas aceitarão quando virem resultados confiáveis. PM

img Marat Oyvetsky, PMP, é gerente sênior de transformação de negócios digitais da RackSpace, San Diego, Califórnia, EUA.
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