Project Management Institute

Desfazer fronteiras

Quando projetos se estendem pelo globo, veja como manter todos na mesma página

Fazer acontecer | O GERENCIAMENTO DE PROJETOS EM AÇÃO

De Yasmina Khelifi, PMP

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ISTOCKPHOTO

À medida que um número maior de projetos ganha escopo e escala globais, fica cada vez mais comum profissionais de projeto gerenciarem partes interessadas em todo o mundo, fazendo malabarismos com fusos horários, tecnologias, idiomas e outros desafios específicos do local. Como os gerentes de projeto podem trabalhar com mais eficiência nesse ambiente diverso e complexo? Aqui estão quatro dicas para melhorar a eficiência dos projetos globais.

PERCEBER RESTRIÇÕES REMOTAS

Compreender as limitações enfrentadas pelas equipes remotas desde o início ajuda a personalizar suas solicitações e antecipar problemas. Visitas pessoais são as melhores: Enquanto estiver lá, você poderá participar na reunião da sua equipe, que ficou no seu escritório de origem, para vivenciar a perspectiva de longe. Estar no lugar da equipe remota dará a você ideias sobre melhorias a serem feitas.

Se uma visita não for possível, use videoconferência ou vídeo por mensagem instantânea (depois de verificar se isso é aceitável) para aprender mais sobre o ambiente dos membros da equipe remota. Está ocupado? As pessoas parecem se dar bem? Os membros da equipe entram e saem da sala de reuniões sem aviso prévio? Esta informação é essencial para entender o que pode influenciar a produtividade e a capacidade de resposta.

Além disso, faça perguntas às partes interessadas (ou a qualquer colega que viaja por lá) para identificar pontos problemáticos tangíveis no espaço de trabalho. Por exemplo, existem restrições tecnológicas? A velocidade e a confiabilidade da internet podem variar de um país para outro, portanto, não presuma que todos os locais tenham serviços e equipamentos universais.

COMUNIQUE-SE PARA CRIAR CONFIANÇA

O estabelecimento de formatos e idiomas acordados para comunicação é um requisito crítico para garantir um fluxo de informações eficaz e ininterrupto através de fronteiras.

A comunicação em equipes globais geralmente é feita em inglês ou em uma forma simplificada de inglês, chamado de internacional, mas, dependendo da proficiência dos membros do projeto, isso pode ser um obstáculo. Seja você um falante nativo de inglês ou não, articular bem as palavras e falar mais devagar ajuda a transmitir uma mensagem mais clara e reduzir o impacto de sotaques. Além disso, remova o jargão regional e crie um glossário compartilhado de abreviações e termos comuns para que todos os membros da equipe tenham um guia de consulta rápido.

Lembre-se de que expressões idiomáticas e metáforas podem não se traduzir entre culturas e podem dificultar o significado da sua mensagem. Da mesma forma, embora o humor possa ajudar a diminuir o estresse ou os conflitos, pode ser contraproducente se o significado não for universalmente compreendido ou apreciado. Dica: se você for o único a rir, evite as piadas.

Por fim, as reuniões individuais garantem a comunicação mais clara. Porém se devido à falta de tempo ou recursos você precisar entregar mensagens ao grupo, como um e-mail ou uma apresentação para toda a equipe, confirme depois se todos entenderam. Talvez seja necessário apresentar os slides novamente para um público menor, numa situação em que colegas remotos se sintam mais à vontade para fazer perguntas. Reiteração faz a perfeição.

REFORCE A NECESSIDADE DE COLABORAR

As ferramentas colaborativas são ótimas, porque ajudam a centralizar as informações, trazem todos para a mesma página e reforçam um entendimento compartilhado do projeto. Porém, antes de implementar qualquer ferramenta, verifique se ela está alinhada aos regulamentos locais e à cultura corporativa. Se for necessário um treinamento para usar a ferramenta, defenda isso na equipe de recursos humanos.

Além das ferramentas, a colaboração também pode envolver destacar o valor e os pontos fortes de cada membro da equipe no projeto global e suas contribuições exclusivas para o sucesso do projeto. Celebrar aniversários ou outros eventos importantes é outra maneira de ajudar a reforçar um relacionamento de confiança.

ESTUDE A CULTURA

A cultura pode ser um obstáculo, mas não deixe que isso atrapalhe você ou sua equipe, e não a torne um bode expiatório para outros problemas. Se você começar a trabalhar com um novo país, terá muitas opções para adquirir conhecimento:

  • Aprenda algumas palavras da língua nativa.
  • Converse com colegas que já trabalharam com este país. Ou entre em contato com o capítulo local do PMI ou outra comunidade de profissionais para encontrar pessoas que trabalharam com este país. Suas ideias podem ajudar a facilitar a transição.
  • Busque o treinamento intercultural. Ele pode fornecer chaves para compreender o comportamento de outras pessoas, além de evitar erros ou gafes de sua parte. Esse tipo de treinamento também ajuda a descobrir as áreas em que você pode melhorar.
  • Faça a lição de casa. Observe os feriados locais para evitar o planejamento de marcos importantes durante um importante festival religioso ou celebração nacional.

O aprendizado e os ajustes contínuos, bem como a mente aberta e a perseverança, recompensarão você em longo prazo ao trabalhar com equipes globais. Na verdade, superar os obstáculos e entregar projetos globais pode ser uma fonte de enriquecimento pessoal e orgulho em todo a sua carreira. PM

img Yasmina Khelifi, PMP, é gerente sênior de projetos da Orange, Paris, França
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