Project Management Institute

Do caos à coesão

Os profissionais de projeto devem se adaptar às novas regras se quiserem que as equipes distribuídas permaneçam coesas

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Rathidevi Vijayaraghavan, PMP, Reliance, Mumbai, Índia

DE A. WILKINSON
RETRATOS DE PARIKSHIT RAO

JA FAZ MAIS DE UM ANO

que a pandemia global forçou muitas equipes de projeto a pegarem seus laptops e trocarem o escritório tradicional por um escritório doméstico com o lockdown. Ao mesmo tempo, o fechamento de escolas e creches fez com que muitos pais que trabalham fora tivessem que revezar suas tarefas com as funções de professores e cuidadores. A rotina diária típica passou a incluir todos os tipos de trabalho, e o padrão subitamente adotou agendas pouco definidas e fragmentadas, e reuniões remotas.

Mas mesmo depois que o coronavirus for eliminado, muitas equipes de projeto provavelmente permanecerão distribuídas, criando sua própria característica de coesão, em vez de depender de estar no mesmo lugar e de cronogramas sincronizados para que se unam em tempo real.

Quase 6 em cada 10 pessoas esperam trabalhar em casa pelo menos oito dias por mês, de acordo com uma pesquisa global de 2020 da Cisco. Várias empresas, incluindo Twitter e Zillow, estenderam as políticas de trabalho em casa por tempo indefinido. E, onde quer que o trabalho seja feito, os membros da equipe não planejam abrir mão tão cedo de sua autonomia diária de trabalho. Três em cada quatro funcionários desejam manter a flexibilidade de horários de trabalho mesmo depois que a pandemia passar, de acordo com uma pesquisa de 2020 feita pela empresa de RH e recrutamento Adecco. Quase a mesma proporção de executivos concorda e considera que agora é o momento de rever a duração da semana de trabalho.

“Não tenho certeza se as tarefas relacionadas a projetos que foram transferidas para fora do escritório voltarão a ser como eram”, disse Kristopher Sprague, PMP, PgMP, PfMP, chefe de planejamento e programação de projetos clínicos, Regeneron Pharmaceuticals, Tarrytown, New York, EUA. “Talvez os membros da equipe venham apenas dois ou três dias por semana, em vez de cinco. Vai haver mais flexibilidade.”

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— Kristopher Sprague, PMP, PgMP, PfMP, Regeneron Pharmaceuticals, Tarrytown, Nova York, EUA

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WARCHI / E+ / GETTY IMAGES

Como os gerentes de projeto podem nutrir a coesão da equipe, mesmo quando os membros da equipe permanecem espalhados por escritórios residenciais, dias no escritório e cronogramas diferentes? Os profissionais de projetos compartilham os hábitos duramente conquistados que consolidaram durante a pandemia, e que planejam levar para o futuro.

APRIMORAR AS COMUNICAÇÕES — O CAMINHO CERTO

Sem a mesinha do café como ponto de aglomeração ou uma sala de conferências para reuniões, as equipes estão sentindo falta de muitas conversas. A esta altura, você pode estar sentindo o peso acumulado de todas essas interações fantasmas.

Preencher essas lacunas de comunicação requer uma abordagem estratégica — simplesmente bombardear sua equipe com mais e-mails pode realmente barrar sua produtividade, disse Rathidevi Vijayaraghavan, PMP, gerente de programa sênior da Reliance, Mumbai, Índia. Em vez disso, um ciclo de feedback mais imediato pode revelar quais informações essenciais não estão sendo disseminadas de maneira adequada e ajudar na elaboração de soluções práticas.

Quando os líderes da Reliance começaram a realizar reuniões virtuais gerais durante a pandemia para ajudar suas equipes a se manterem conectadas, por exemplo, orquestrar vários horários e fusos horários era um impedimento, e as longas reuniões não eram bem-sucedidas. Porém, Rathidevi descobriu que sua equipe de projeto progredia bem com chamadas de atualização de 15 minutos, duas vezes por dia, uma no início do dia e outra perto do final do dia. Dessa forma, a equipe poderia compartilhar seus objetivos pela manhã e atualizar o progresso (ou marcar os desafios) no final da tarde.

“No meio do dia, você tem muita coisa acontecendo entre o trabalho, a casa e os filhos. Você tende a perder a concentração. Portanto, aquela reunião da tarde funcionou bem”, disse Rathidevi.

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— Rathidevi Vijayaraghavan, PMP, Reliance, Mumbai, Índia

Melhorar a comunicação entre as partes interessadas nem sempre requer novas soluções: às vezes, tudo se resume a ajustar de forma inteligente um comunicado já existente. Esse foi o caso de Kristopher e da Regeneron Pharmaceuticals. No primeiro dia de cada mês, Kristopher envia uma mensagem para cerca de 150 partes interessadas com as quais seu departamento lida, detalhando as realizações da equipe no último mês e antecipando as metas para o mês seguinte, e também reforçava que sua equipe está disponível para responder a perguntas ou abordar questões.

Desde que a pandemia começou, “nós nos esforçamos mais por trás dessa comunicação e incluímos mais partes interessadas nela, apenas para tentar facilitar a comunicação, porque não estamos no escritório e você não pode ter aquelas conversas rápidas de corredor”, disse Kristopher.

O feedback das partes interessadas tem sido positivo, com muitos dizendo que a breve mensagem forneceu informações que eles ainda não tinham.

SIMPLIFICAR SISTEMAS

Com o surgimento do local de trabalho digital, surgiu uma série de soluções destinadas a nos manter conectados e informados. Porém, à medida que as equipes adotam essas tecnologias (muitas vezes aos poucos), pode ficar cada vez mais incerto onde encontrar informações vitais. O registro de riscos está sendo mantido no servidor da empresa ou em uma plataforma de comunicação baseada em nuvem? Em que ponto os membros da equipe devem deixar as mensagens de lado e usar um software para agendar uma chamada virtual? Quem na equipe é responsável por arquivar as comunicações das partes interessadas, e onde?

Em uma pesquisa da Wakefield Research, em setembro, com 900 executivos globais, 60 por cento relataram que suas organizações ainda não tinham um sistema totalmente integrado para gerenciar fluxos de trabalho digitais. Mas alinhar todos e usar os mesmos sistemas pode significar a diferença entre as equipes dispersas e tranquilas. Se houver cinco diferentes unidades compartilhadas, bancos de dados ou programas que armazenam tipos semelhantes de informações, considere limpar a casa, disse Jerome Huet, PMP, gerente de projeto, Sandvik Rock Processing Plant Solutions, Paris.

“Antes, eu tinha uma pasta na minha unidade, uma pasta na rede da empresa e estava compartilhando algumas coisas em diferentes soluções de software”, disse Jerome. “Mas agora estamos tentando usar um sistema integrado”.

Essa simplificação pode ser tão simples como garantir que as equipes tenham uma documentação clara. Por exemplo, antes da pandemia, Kristopher elaborou uma apresentação de slides de integração robusta para novos membros da equipe. Agora, incapaz de integrar uma nova equipe pessoalmente, ele e sua equipe consideraram este documento especialmente útil.

“A transição foi praticamente perfeita”, disse Kristopher. “Na verdade, os novos membros da equipe disseram que é provavelmente o processo de contratação mais tranquilo que eles já realizaram”.

RESERVE TEMPO PARA SOCIALIZAR

Trabalhar em direção a um objetivo comum é um fator poderoso de união, mas não pode ser o único cimento que mantém sua equipe unida. Os laços compartilhados são essenciais e os gerentes de projeto devem criar e facilitar oportunidades para fortalecer esses laços.

“Você pode falar sobre coisas que não estão relacionadas ao trabalho — o que está acontecendo no mundo ou sobre férias”, disse Kristopher, cuja equipe participa de reuniões virtuais de 30 minutos três vezes por semana.

Muitas equipes optam por uma atividade organizada durante seu tempo virtual juntos, seja um jogo de curiosidades, um jogo de suspense e assassinato ou até mesmo uma aula de culinária com ingredientes enviados diretamente para a casa de cada funcionário com antecedência. Mas essas reuniões não precisam ser eventos pesados (nem com custos pesados), na verdade, uma pesquisa da Universidade da Califórnia-Santa Cruz, publicada em dezembro, descobriu que proporcionar aos funcionários tempo e espaço para conversas não estruturadas cria “reciprocidade na conversa”. A ideia é simples: quando as pessoas que estão trabalhando em um projeto (especialmente se a dinâmica do poder não for igual) são capazes de ter conversas equilibradas e bidirecionais entre si, os níveis de prazer da tarefa aumentam.

Como líder de projeto, criar reciprocidade na conversa pode ser tão simples como ligar para os membros da sua equipe ocasionalmente para perguntar como eles estão e saber sobre sua vida, e também contar algo sobre sua própria vida (seja um cachorro que acabou de adotar ou uma nova receita deliciosa).

Kristopher também percebeu que uma ligação rápida para membros da equipe era uma boa maneira de comemorar as vitórias, agradecendolhes pessoalmente por sua contribuição e oferecendo o reconhecimento que eles merecem.

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NESTA PÁGINA, FOTO EM CIMA: LISEGAGNE / E+ / GETTY IMAGES. EMBAIXO: AGROBACTER / E+ / GETTY IMAGES

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PRATICAR A EMPATIA

Durante os primeiros meses da pandemia, as casas dos membros da equipe eram espaços polivalentes: escritório, sala de aula, academia. Mas as interrupções e distrações não vão desaparecer da noite para o dia. Com muitos escritórios abertos em esquema de capacidade restrita e a maioria dos funcionários esperando trabalhar em casa pelo menos parte do tempo, os líderes precisam estar cientes e acomodar os momentos em que o lado pessoal se sobrepõe ao profissional.

“Com pessoas trabalhando remotamente, você precisa ser um pouco mais empático”, disse Kristopher. “Você pode estar em uma ligação e ouvir cachorros ao fundo, crianças ou talvez entregas chegando, e alguém precisa interromper a ligação por alguns minutos para voltar três minutos depois. Você pode ter que repetir a parte que a pessoa perdeu”.

O aumento das responsabilidades em casa, juntamente com o estresse de uma pandemia global, afetou a saúde mental de muitas pessoas de várias maneiras, seja com ansiedade, depressão ou perda de sono. Alguns gerentes de projeto estão enfrentando esse momento estressante de frente, ajudando os membros de sua equipe a desenvolverem estratégias de enfrentamento. Rathidevi pratica meditação em sua própria vida e ensinou à sua equipe alguns exercícios respiratórios úteis para lidar com o estresse ou a sensação de estar sobrecarregado. É uma técnica simples, mas tem se mostrado útil, contou ela. PM

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