Project Management Institute

Plano de batalha

Os EGPEs devem estabelecer a estrutura adequada das salas de guerra para garantir seu valor

Vozes | POR DENTRO DO EGP

De Abid Mustafa

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Em um momento de problemas de negócios cada vez mais complexos, é natural que as equipes de projeto se voltem para as salas de guerra para resolver desafios. O conceito de sala de guerra reúne todos os principais interessados e dados críticos em um único local para conduzir uma sessão de brainstorm ou tomada de decisão urgente. Sua organização pode chamá-las de salas de situação ou salas de controle, mas ter um domínio centralizado da reunião do projeto, no qual todos os participantes essenciais participem, pode ajudar a extrair valor de negócio e criar uma mentalidade de chamada geral de toda a equipe, desde o início de qualquer iniciativa de destaque.

Para obter o máximo de benefícios dessa abordagem — e reconhecer quando as salas de guerra podem ser um exagero — o escritório de gerenciamento de projetos empresarial (EGPE) deve assumir o comando. As salas de guerra exigem um investimento significativo; portanto, ter EGPEs para definir limites e políticas adequados para o uso de salas de guerra maximizará a produtividade e a eficácia.

CIRCUNSTÂNCIAS EXCEPCIONAIS

No início, o EGPE pode definir os limites de quais equipes de projeto usam salas de guerra — e quando. Somente projetos estratégicos com resultados críticos têm uso exclusivo. Além disso, o EGPE deve garantir que as salas de guerra estejam fora dos limites para reuniões normais do projeto, como reuniões de pontapé inicial, sessões de planejamento, atualizações de status e assim por diante. A ideia principal é impedir que projetos desnecessários obstruam um suprimento limitado de salas de guerra.

As salas de guerra devem ser usadas apenas quando a entrega dos principais resultados do projeto tiver que ser monitorada, analisada e estudada para tomar decisões em tempo real. Por exemplo, uma sessão da sala de guerra poderia monitorar o desempenho de um novo mecanismo de recomendação após o lançamento, mas não seria necessário nos estágios anteriores do projeto.

REGRAS DE ENGAJAMENTO

O EGPE também precisa desenvolver uma estrutura de sala de guerra que garanta que as sessões incluam os feeds de dados e as partes interessadas corretas para capturar todas as informações relevantes para facilitar a tomada de decisões do diretor do projeto. É fundamental que os gerentes de projeto identifiquem as fontes de dados corretas, preparem os feeds de dados para apresentação e depois garantam que tudo isso esteja disponível em tempo real. Essa estrutura do EGPE também precisa deixar claro que todas as partes interessadas devem estar presentes para responder perguntas, debater problemas e encaminhar problemas quando necessário. Por exemplo, se o mecanismo de recomendação oferecer sugestões incorretas, as equipes apropriadas deverão estar disponíveis para entender por que falhou. Essas ações ajudam a criar linhas de comunicação abertas, caminhos de escalação rápidos e uma linha direta com a gerência executiva. Lembre-se: a intenção é resolver problemas complexos ou uma crise no menor tempo possível sem interromper o curso normal dos negócios.

Ao gerenciar cuidadosamente as salas de guerra, um EGPE pode não apenas garantir que essas salas permaneçam relevantes, como também enriquece a cultura de solução de problemas da organização. PM

img Abid Mustafa trabalhou com escritórios de gerenciamento de projetos por 12 anos. O seu livro In the Age of Turbulence: How to Make Executive PMOs Successful (Na era da turbulência: como fazer EGPs executivos bem-sucedidos), está disponível em brochura e para Kindle.
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