O melhor remédio

O EGP da Kern Health System está criando uma estrutura pronta para a mudança e um melhor acesso para pacientes

Da esquerda, Jeremy McGuire, PMP, LaVonne Banks, PMP; Richard Pruitt e Angela Ahsan, PMP ara a mudança e um melhor acesso para pacientes.

img

Da esquerda, Jeremy McGuire, PMP, LaVonne Banks, PMP; Richard Pruitt e Angela Ahsan, PMP

FOTOS DE SAM GRANT

PERFIL DO EGP

Estabelecido em:

2011

Tamanho:

9 funcionários em tempo integral

Tamanho do portfólio:

38 projetos

Todos precisam de acesso a cuidados de saúde de qualidade — mas o que isso deveria parecer é uma questão extremamente controversa e em constante evolução nos Estados Unidos. Conforme as políticas mudam com os ventos da política, os provedores de saúde e contribuintes devem se adaptar para garantir um atendimento de primeira linha ao paciente.

“Gosto de chamá-lo de curinga constante”, disse Angela Ahsan, PMP, diretora do escritório de gerenciamento de projetos empresarial, Kern Health Systems, Bakersfield, Califórnia, EUA.

Na Kern Health Systems (KHS), um plano de saúde que atende associados no sul da Califórnia, o escritório de gerenciamento de projetos empresarial (EGPE) ajuda a facilitar mudanças rápidas, seja para reorganizar projetos em andamento ou fazer malabarismos para manter os programas de todo o portfólio em conformidade. Constituído em 2011, o EGPE ajudou a KHS a atravessar várias transições importantes, incluindo a introdução e evolução do marco da Affordable Care Act (Lei de assistência médica acessível), e a transformar o acesso a parte das pessoas mais vulneráveis do país.

O EGPE forja “uma conexão ponta a ponta — compartilhamento de informações, alcance contínuo, transparência — apenas para garantir que nossos provedores tenham tudo de que precisam”, disse Angela.

A KHS oferece atendimento a mais de 280.000 beneficiários do Medicaid, um programa governamental para pessoas de baixa renda. Como uma organização sem fins lucrativos, a KHS deve tornar seu orçamento o mais elástico possível, e o EGPE ajuda a KHS a encontrar maneiras econômicas de atender a todas as necessidades de saúde de seus associados.

“Quanto mais eficiente for a nossa empresa, melhor seremos no fornecimento de subsídios e programas aos nossos integrantes e fornecedores, o que, em última análise, proporciona melhor saúde aos nossos associados”, afirmou LaVonne Banks, PMP, gerente de EGPE da Kern Health Systems.

img

FG TRADE/E+/GETTY IMAGES

— LaVonne Banks, PMP, Kern Health Systems

SOB OBSERVAÇÃO

A prestação de serviços de saúde de alta qualidade começa no topo, com o conselho administrativo e os executivos da KHS definindo uma visão estratégica para aumentar a satisfação dos associados, fornecedores e funcionários. Mas o EGPE está encarregado de tornar esses objetivos uma realidade.

“Queremos ter certeza de que estamos conectando a estratégia corporativa com a execução de nossos negócios de maneira eficiente”, disse Jeremy McGuire, PMP, diretor sênior de relações governamentais e desenvolvimento estratégico da Kern Health Systems.

O EGPE atua em parceria com a unidade de inteligência de negócios da organização para coletar dados que ajudam a decidir quais projetos ou programas fornecerão o maior valor de negócio. A equipe pede aos proprietários dos negócios que definam claramente os benefícios esperados de seus projetos e usa análises para solidificar a lógica por trás de cada caso de negócios.

“É realmente um processo transparente e colaborativo em que existem critérios de priorização mensuráveis”, disse Angela.

Por exemplo, o Programa de Casas de Saúde da KHS foi criado para fornecer aos associados com condições médicas que exigem cuidados complexos um acesso mais rápido ao que precisam. Muitos desses pacientes estavam lutando para conseguir consultas no mesmo dia ou no dia seguinte com seus médicos, o que significava que muitos estavam recorrendo ao pronto socorro para tratamentos que deveriam ter sido feitos por um clínico de primeiro atendimento. Para conectar os associados a cuidados mais apropriados, a KHS implementou um modelo de casas de saúde centrado no paciente, que oferece cuidados holísticos em seis locais em todo o condado de Kern, na Califórnia.

“O objetivo é levar o máximo de serviços possível a esses associados em um só lugar”, disse LaVonne.

Para medir os resultados do programa, a KHS analisou os níveis de inscrição e utilização, bem como os resultados dos pacientes, disse Jeremy. O programa atingiu suas metas de inscrição, e as respostas dos associados às pesquisas demonstraram resultados extremamente positivos. Mas a verdadeira prova está em como o programa melhorou o comportamento e o cuidado aos pacientes. Ao combinar serviços em instalações menores e especializadas, a KHS foi capaz de diminuir o uso desnecessário da sala de emergência em 10 por cento para os participantes do programa. Os membros inscritos nesses programas também usaram os serviços de internação hospitalar 22 por cento menos.

“Ter esse tipo de opção de atendimento disponível para eles realmente transmite a mensagem mais importante para nós: estamos conectados com eles, estamos no controle de suas necessidades de saúde e nos esforçando para entender as lacunas no atendimento deles”, disse Angela.

GANHO INTELECTUAL

Com tantas peças móveis, a eficácia da KHS é igual à eficácia de sua equipe profissional. Como parte de seu processo para medir o sucesso do projeto, o EGPE também audita o desempenho de cada gerente de projeto. Ele analisa como as tarefas específicas foram concluídas e identifica as áreas onde os funcionários podem se beneficiar de treinamento, orientação ou coaching. Além de melhorar seu desempenho, essa abordagem ajuda os profissionais de projetos a entenderem seu arco de desenvolvimento de carreira.

O EGPE criou descrições de cargos detalhadas que mostram como as funções diferem e quais níveis de habilidades e experiência as pessoas precisam para se qualificarem para posições diferentes. Ao fornecer contexto em torno de possíveis planos de carreira, os funcionários obtêm uma visão clara de suas perspectivas de promoção e podem compreender as competências necessárias para seguir em frente. O EGPE também está em processo de estabelecer faixas de gerenciamento de portfólio dedicadas a aprimorar o conhecimento do domínio de negócios dentro do próprio EGPE.

“Trata-se realmente de crescimento”, disse Angela. “É tudo uma questão de criar planos de ação claros para levá-los ao próximo nível de suas carreiras”.

Uma das etapas na carreira de todo gerente de projeto da KHS é obter uma certificação do PMI. Dependendo do cargo, eles devem receber o Project Management Professional (PMP®) ou o Certified Associate in Project Management (CAPM®) em até dois anos depois de contratados. Isso ajuda a KHS a alinhar seus processos de gerenciamento de projetos e confere especialização ao EGPE como um todo.

“Achamos que a certificação do PMI traz um nível de profissionalismo e credibilidade para nossa equipe”, disse LaVonne.

O compromisso com a melhoria contínua não para nos funcionários. A KHS também visa apoiar melhores resultados de saúde no setor de assistência médica da região. Para este fim, o EGPE organizou um grupo de planos de saúde irmãos em toda a Califórnia, criando uma comunidade em que líderes de EGP podem compartilhar as lições aprendidas e pedir conselhos.

img

Foto-composição da equipe do EEGP da Kern Health

FOTOS DE SAM GRANT

“Se o regulador estadual vai dizer a todos nós o que fazer, geralmente estamos todos no mesmo barco, por assim dizer”, disse Jeremy. “Então, foi muito útil comparar o que sabíamos: Em que você está trabalhando? Como você está resolvendo certos desafios ou problemas relacionados a esforços específicos?”

Por exemplo, com tantas mudanças em andamento, como um plano de saúde deve se comunicar com seus associados? Como uma organização pode manter os membros informados conforme as ofertas do programa mudam?

O grupo também discute o planejamento de portfólio e compartilha prioridades para perspectivas de curto e longo prazo. Ao avaliar os processos de gerenciamento de projetos uns dos outros, os membros ajudam os EGPs a elevarem o desempenho em todos os níveis.

“Recebemos muitos comentários positivos de pessoas que foram capazes de aprender, colaborar e compartilhar práticas recomendadas. Assim, elas puderam adotá-las e implementá-las”, disse Jeremy.

UMA NOVA PRESCRIÇÃO

Maturidade traduz-se em novos insights e mais influência. E, na KHS, o EGPE ajudou os líderes de projeto a aprenderem a se envolver com o processo regulatório mais cedo. É por isso que Jeremy, que antes era o diretor do EGPE, recentemente assumiu uma função de relações governamentais em tempo integral para que a organização possa antecipar melhor e impulsionar a mudança.

“Há muitos projetos de lei que saem todos os anos, tanto em nível estadual como federal. Alguns deles serão finalizados, outros, não ”, disse Jeremy. “Queremos realmente apoiar e ponderar. Queremos ter certeza de que tudo o que está sendo discutido seja realmente do melhor interesse de nossos membros e nossa organização”.

Com essa compreensão — e a compreensão de que a mudança é a única constante — o EGPE também ajudou a organização a criar um sistema de fluxo de trabalho mais dinâmico. “Informamos nossos membros da equipe e, tanto em negócios como em TI, eles têm um melhor nível de compreensão sobre o que significa agora fluir com esses elementos dinâmicos que vêm de uma perspectiva regulatória”, disse Angela.

No entanto, há um limite do quanto o EGPE pode suportar. Portanto, quando surgem novas prioridades, isso geralmente significa colocar outro projeto em segundo plano. Para decidir o que deve avançar e o que deve ser adiado, o EGPE oferece aos executivos uma visão holística de onde os recursos estão sendo usados, qual largura de banda está disponível e quais compensações podem ser necessárias.

“Queremos ter certeza de que aprenderemos a dizer “não” quando estivermos na capacidade máxima, e isso é realmente muito difícil de fazer”, disse Jeremy.

Concentrar a energia da organização ajudou o EGPE a entregar resultados de projeto mais consistentes. De 2017 a 2019, a parcela de projetos que entregou os benefícios pretendidos saltou de 78 para 95 por cento.

“Se você me perguntar qual restrição é a mais importante, eu lhe responderei: é o valor”, disse Jeremy. “Não adianta terminar no prazo, dentro do orçamento e dentro do seu escopo se você não fez realmente o que se propôs a fazer”.

Essa mentalidade voltada para o valor tornou a EGPE parte central da transformação e do crescimento da KHS. Como sua base de membros, rede de provedores e estrutura organizacional se tornaram cada vez mais complexas, o EGPE manteve todos se movendo na direção dos mesmos objetivos.

“É realmente o cimento que une toda a organização”, disse Angela. “Sem esse cimento, pode ser um desafio manter-se informado, colaborar, traduzir estratégias corporativas, ou qualquer estratégia de negócios, em planos e resultados viáveis”. PM

img
This material has been reproduced with the permission of the copyright owner. Unauthorized reproduction of this material is strictly prohibited. For permission to reproduce this material, please contact PMI.

Advertisement

Advertisement

Related Content

Advertisement