Project Management Institute

Melhor da turma

Melhor da turma O EGP de um distrito escolar mede o sucesso do projeto, um aluno de cada vez

Finalista de EGP do Ano 2018

DE SARAH FISTER GALE

RETRATOS DE RON WIRZER

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Da esquerda, Briela Copeland, CAPM, Carla Santorno e Ryan Howland, PMP

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O sistema escolar público em Tacoma, Washington, EUA, precisava transformar seu ambiente de aprendizado. As metas para o terceiro maior distrito do estado eram altas: aumentar as taxas de graduação, investir em uma reforma de TI, adicionar um programa de verão robusto para proporcionar um lugar seguro para crianças e desenvolver novas formas de garantir o bem-estar emocional de mais de 30.000 alunos ao longo do ano.

As iniciativas de mudança para as Escolas Públicas de Tacoma começaram em 2013, quando os eleitores aprovaram uma taxa para financiar projetos de tecnologia em todo o sistema escolar. Mas o distrito sabia que precisava de ajuda para garantir que todas as iniciativas possíveis à vista fornecessem os benefícios pretendidos. Assim, o distrito criou um escritório de gerenciamento de projetos empresarial (EGPE). Estabelecer processos formais de governança e uma visão mais estratégica ajudou o sistema escolar a completar com sucesso dezenas de projetos, e remodelar o futuro do distrito.

“Nossos professores, e todos os nossos colegas do sistema, trabalham como loucos, mas nem sempre trabalham com inteligência. E o que o gerenciamento de projetos fez por nós realmente nos ajudou a trabalhar de maneira inteligente”, disse Carla Santorno, superintendente das Tacoma Public Schools.

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— Carla Santorno, Escolas Públicas de Tacoma

Nos cinco anos desde que foi lançado, o EGPE ajudou a converter as partes interessadas do público cético e a aumentar a confiança dos contribuintes de que as iniciativas proporcionariam um ROI de longo prazo. Ter o apoio de Carla e de outros líderes distritais desde o início deu ao EGPE a capacidade de resistir às pressões iniciais, bem como a autoridade para implementar mudanças na forma como os projetos do distrito foram planejados e entregues, disse Briela Copeland, CAPM, gerente do projeto, Tacoma Public Schools. “Ninguém realmente sabia o que era gerenciamento de projetos e viam isso como uma duplicação de trabalho”, disse ela.

PERFIL DO EGP

Estabelecido: 2013

Tamanho: Sete funcionários em tempo integral

Orçamento anual: USD 700.000

Valor médio do projeto: USD 200.000

Ao longo do tempo, o EGPE provou seu valor entregando projetos no prazo e no orçamento de maneira consistente, e com resultados mensuráveis. A equipe do EGPE interage diariamente com administradores, diretores e supervisores, e fornece relatórios regulares para a diretoria da escola sobre o status e o progresso de grandes projetos. Agora, a comunidade e os líderes distritais a veem como um fator essencial de valor.

“O EGPE permitiu que o distrito olhasse para todas as suas iniciativas de forma holística e garantisse que o que quer que escolhamos gastar em tempo e recursos será o melhor para os nossos estudantes e a comunidade”, disse Briela.

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— Briela Copeland, CAPM, Tacoma Public Schools, Tacoma, Washington, EUA

SUCESSO GRADUADO

O impacto do EGPE nos resultados do projeto tem sido inegável. As taxas de conclusão do projeto dispararam de 10 por cento em 2013 para 90 por cento em 2017. Esse salto ilustra o valor de usar uma estrutura padronizada, mas flexível, para implementar a mudança em todo o distrito, disse Ryan Howland, PMP, gerente de projetos das Tacoma Public Schools. Com uma visão estratégica que abrange todas as partes das necessidades educacionais, o EGPE tem o cuidado de adaptar as abordagens de entrega para cada projeto, ou até mesmo os componentes dentro de um projeto, disse Ryan.

“Dependendo do projeto, uso aspectos do ágil, como reuniões de scrum, em que apenas verificamos continuamente o andamento das tarefas durante reuniões frequentes de 15 minutos. Essa abordagem nos ajuda a responder às mudanças e identificar possíveis blocos e resoluções mais cedo”, disse ele. “Usar ágil e cascata em um projeto é realmente o melhor ajuste, com base em muitos fatores, como a complexidade do projeto e o engajamento de partes interessadas”.

Ter uma mentalidade ágil ajuda o distrito escolar a se adaptar à mudança e permite que ele trabalhe de forma mais eficaz com fornecedores externos em projetos pequenos e grandes. Por exemplo, o EGPE fez parceria com a Microsoft em um projeto-piloto para aprimorar e implantar um sistema de software que permitirá que os alunos realizem autoavaliações sociais e emocionais, realizem autorreflexões, estabeleçam metas e acompanhem seu progresso desde o jardim de infância até o final do ensino médio por meio de um painel on-line pessoal.

“O crescimento socioemocional é algo realmente difícil para nossos alunos compreenderem e perceberem que estão tendo. Com essa ferramenta, eles poderão analisar seus itinerários e ver todos os diferentes desafios que tiveram, o que superaram e quanto estão se dedicando”, disse Briela.

Um processo formal de gerenciamento de projetos é fundamental para o sucesso desse objetivo e de outros projetos distritais, disse ela. “O gerenciamento de projetos nos deu a estrutura, as ferramentas e os modelos que podem servir como migalhas de pão que podem ajudar outros distritos a recriar o que construímos aqui”.

A estrutura forte do EGPE também ajudou a organização a responder de forma rápida e eficaz a crises que tinham potencial de desgastar a confiança do público. Por exemplo, quando níveis inseguros de chumbo foram descobertos no abastecimento de água do distrito, o EGPE ajudou a orquestrar um centro de comando de emergência que permitiu ao distrito resolver o problema em duas semanas. A equipe do projeto desenvolveu um mapa codificado por cores dos cerca de 70 locais afetados do distrito. O mapa, que foi compartilhado com o público, identificou quais torneiras eram seguras de usar, e quais estavam fora dos limites. A abordagem do EGPE teve um impacto em todo o estado, disse Briela.

“Quando outros distritos começaram a ter os mesmos problemas, eles nos procuraram porque fomos vistos como um modelo de como lidar com uma crise de água e o cronograma em que concluímos o trabalho”, disse ela.

Boletim

O escritório de gerenciamento de projetos empresarial (EGPE) das Tacoma Public Schools supervisionou dezenas de projetos de sucesso em todo o distrito desde seu lançamento, em 2013. Somente nos primeiros três anos, o EGPE supervisionou a implantação de programas distritais de verão com um orçamento total de USD 5,3 milhões. Aqui estão outros destaques do projeto de cada ano:

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  • Criou cartões da biblioteca pública de Tacoma para todos os alunos do ensino fundamental.
  • Forneceu um programa de diferenciação de desenvolvimento profissional para professores.
  • Implantou portfólios on-line baseados em estudantes.
  • Implantou cartões de identificação em ônibus para alunos do ensino fundamental.
  • Instalou quiosques de computadores em todas as escolas para pais e membros da comunidade.
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  • Criou cartões da biblioteca pública de Tacoma para todos os alunos do ensino médio.
  • Trocou o sistema de expedição de professor substituto.
  • Criou e forneceu ferramentas e processos de aprendizagem baseados em jogos e projetos.
  • Concluiu a primeira fase de um projeto para substituir o sistema de folha de pagamento e o sistema de horários e presenças para 200 administradores.
  • Lançou projetos-piloto de tecnologia em três escolas, que incluíram a implantação de tablets para oferecer apoio a aprendizado diferenciado, impressoras 3D e sistemas de tela plana.
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  • Entregou a introdução ao treinamento de gerenciamento de projetos para o pessoal como parte do programa de desenvolvimento profissional.
  • Lançou um programa de extensão acadêmica, uma abordagem inovadora para disciplina alternativa para estudantes que lutam para permanecer na escola.
  • Criou um modelo de governança para adições ou alterações de programas propostos.
  • Concluiu a fase dois do sistema de folha de pagamento e substituições do sistema de tempos e presenças para 3.500 professores.
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  • Estabeleceu a primeira clínica de saúde baseada na escola com um grande provedor de saúde comunitária no estado de Washington, EUA, em uma escola secundária de alto índice de pobreza.
  • Digitalizou formulários e processos de matrícula para tornar o processo mais fácil e transparente para os pais.
  • Iniciou a primeira aula de gerenciamento de projetos do ensino médio, usando o currículo do PMI Educational Foundation.

CURVA DE APRENDIZAGEM

O EGPE conquistou as partes interessadas em todos os níveis e uniu o gerenciamento de projetos ao tecido da organização. Os membros da equipe de EGPE educam outras pessoas no distrito por meio de treinamento e orientação em uma empresa altamente matricial para construir um idioma compartilhado, disse Ryan. Outra chave para conquistar a aceitação foi fomentar mais colaboração, em que os chefes de departamento se sentem confiantes trabalhando juntos para implantar grandes projetos. “Fazemos isso quebrando silos, entendendo o impacto nos departamentos e possibilitando conversas mais difíceis que precisam acontecer para implementar a mudança”, disse Ryan.

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— Ryan Howland, PMP, Tacoma Public Schools

Os membros da equipe agora dizem que estão ansiosos para trabalhar com o EGPE e procurar membros da equipe do EGPE quando estiverem pensando em novos projetos. Ryan observa que os administradores, professores e outros funcionários elogiam os gerentes de projeto por ajudá-los no planejamento e no gerenciamento de riscos. A influência constante dos profissionais do projeto ajudou todo o distrito escolar a melhorar, acelerar a tomada de decisões e aumentar a confiança.

“Trata-se de prestar contas, fornecer transparência e executar”, disse Ryan. “Ajudamos todos os envolvidos a pensar em todos os aspectos de um projeto e em como gerenciá-lo de maneira holística”.

Para sustentar a aceitação de cima para baixo, o EGPE enfatiza as oportunidades de treinamento em toda a empresa. Os administradores podem participar de um curso de treinamento de 40 horas, e outros membros da equipe, incluindo professores e profissionais de escritório, recebem um curso de treinamento de 16 horas. As sessões estabelecem um entendimento básico da governança do projeto e ajudam as pessoas a aprender como as habilidades de gerenciamento de projetos podem ser aplicadas às suas tarefas cotidianas, disse Briela.

“Ele pegou como um incêndio”, disse Carla. “Temos listas de espera de pessoas que estão prontas para o treinamento de gerenciamento de projetos, porque querem entendê-lo bem o suficiente para que possam fazer parte disso”.

Até os alunos têm a oportunidade de aprender sobre gerenciamento de projetos. O distrito criou um programa para estudantes do ensino médio nas classes avançadas de carreira e ensino técnico que alavanca o currículo do PMI Educational Foundation “para que eles tenham habilidades de gerenciamento de projetos quando deixarem o programa”, disse Briela.

MOMENTOS DE ENSINO

Com sete funcionários em tempo integral, o EGPE foi capaz de ensinar uma importante lição: um framework sólido de gerenciamento de projetos agrega valor à organização e à comunidade. Estabelecer um modelo de governança influente garante que os projetos financiados pelos contribuintes estejam alinhados com os objetivos estratégicos do sistema escolar.

A medida mais surpreendente do sucesso: as taxas de graduação aumentaram de 55 por cento em 2010 para 86 por cento em 2016, o que excede a média do estado. As Tacoma Public Schools conquistaram uma reputação de excelência em projetos, com líderes de distritos escolares de todo o país procurando copiar a abordagem disciplinada do EGPE.

“Nossa meta agora é ajudar a fornecer uma estrutura sólida e metodologia comprovada para outros departamentos e líderes distritais usarem em seus departamentos para criar programas eficazes para nossos alunos”, disse Briela. “É assim que podemos oferecer um benefício continuado para o nosso distrito e continuar a trazer mais práticas recomendadas de gerenciamento de projetos para o nosso trabalho de operações diárias em nosso distrito”. PM

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