Migração Médica

A Adventist Health venceu o relógio para entregar um novo data center

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Sean Howell, centro, em uma reunião de equipe

Sean Howell e Carl Block, PMP

Decisões de vida ou morte

às vezes dependem de os médicos e enfermeiras terem ou não acesso seguro e rápido aos registros dos pacientes. Isso é especialmente verdadeiro para a Adventist Health, um dos maiores provedores de saúde rural no oeste dos Estados Unidos. Quando a organização sem fins lucrativos construiu uma nova sede para acomodar o crescimento, seus líderes também viram uma oportunidade de transformar seu armazenamento de dados.

Com mais aplicativos em execução baseados em tecnologia de nuvem, os executivos da Adventist Health aproveitaram a chance de reduzir o tamanho do datacenter para liberar espaço e capital. Mas em vez de incorporar uma instalação mais ágil em sua nova sede em Roseville, Califórnia, EUA, eles optaram por alugar um datacenter centralizado, com um contrato que permitia à organização expandir ou contrair com base nas necessidades de negócios.

A equipe lançou o projeto de US$ 4,5 milhões em maio de 2018. Mas, com o aluguel do datacenter existente quase vencendo, o departamento de TI teve que correr contra o relógio — e riscos graves — para concluir a relocação em apenas um ano.

ABORDAGEM DE CONSENSO

Limpar o caminho para a migração de terabytes de dados significou que a equipe teve que garantir o apoio de milhares de partes interessadas. Perder o acesso aos dados do paciente — mesmo por um minuto — pode ser devastador para mais de 250 clínicas e 20 hospitais espalhados pela costa oeste dos Estados Unidos e Havaí. Portanto, a equipe, incluindo parceiros de projeto da empresa de tecnologia Quest Technology Management, passou muito tempo reunindo feedback de líderes administrativos e pessoal de TI, que então recebia feedback dos profissionais de saúde.

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PÁGINAS ANTERIORES E AQUI, FOTOS DE CARL COSTAS

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Além de implementar um recurso de recuperação de falhas e redundância que permitia que aplicativos e serviços fossem executados sem interrupção enquanto eram movidos, a equipe confiou muito na comunicação das partes interessadas para mitigar riscos e preocupações.

“O feedback inicial das partes interessadas era perturbação, medo e preocupação”, disse Carl Block, PMP, ex-diretor administrativo, tecnologias essenciais, Adventist Health, Gold River, Califórnia. “A mensagem que recebíamos era: vocês estão tirando minhas coisas do lugar. Então isso se tornou parte integrante do nosso plano de comunicação”.

Para mostrar às partes interessadas o que era possível e acelerar o planejamento, a equipe aplicou as lições aprendidas em projetos submetidos a competições ao longo de vários anos. Por exemplo, um projeto de migração de e-mail do Departamento de Correções e Reabilitação forneceu ajuda para priorizar e simplificar as comunicações proativas. O plano deles “não era apenas diretrizes de comunicação usual que estipulam receber atualizações de status e enviar e-mails para as pessoas. Era um plano integrado à abordagem ágil deles”, disse Carl. “Eles enviavam a uma comunicação antes do sprint e outra comunicação depois do sprint. Nós o modificamos um pouco de acordo com nossas próprias necessidades, mas esse recurso era maravilhoso”.

TREINAMENTO CONTRA INCÊNDIO

Embora os riscos de comunicação fossem baixos durante a fase de construção (as tarefas eram organizadas sequencialmente e havia pouca necessidade de se desviar do escopo), a migração exigia muito mais flexibilidade, segundo Carl. Com 900 aplicativos e centenas de fornecedores, a equipe se apoiou no ágil para se adaptar e gerenciar uma enxurrada de mudanças.

“Existe uma grande probabilidade de que, se você programar algo para acontecer em um determinado dia, outro algo vai acontecer: um fornecedor pode não chegar, um erro de hardware ou os médicos podem ter que resolver um procedimento crítico naquele dia”, disse ele.

A equipe também organizou reuniões do comitê de controle de mudanças para informar os principais recursos e partes interessadas sobre todas as mudanças importantes, disse Sean Howell, gerente de projeto, Quest Technology Management, El Dorado Hills, Califórnia. A equipe também preparava um relatório detalhado semanalmente para os executivos, incluindo até 10 páginas de realizações e atividades para a próxima semana ou o próximo conjunto de sprints.

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Equipe da Adventist Health trabalhando durante a pandemia

“Isso realmente forneceu o contexto do que eram essas mudanças”, disse Sean, que atuou como gerente de projeto líder. “Foi muito importante comunicar essas coisas em termos leigos para fornecer atualizações significativas aos recursos técnicos e não técnicos, para que eles pudessem compreender o progresso e o status das tarefas, riscos e atualizações essenciais”.

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— Sean Howell, Quest Technology Management, El Dorado Hills, Califórnia, EUA

A capacidade de adaptação da equipe foi posta à prova em novembro de 2018, quando um incêndio florestal que arrasou 61.900 hectares e matou 85 pessoas danificou o Hospital Feather River da Adventist Health, uma unidade de cuidados intensivos com 101 leitos em Paradise, Califórnia. No meio do trabalho de migração, a equipe de TI do hospital teve que remover cerca de 30 servidores locais das instalações depois que as chamas foram apagadas.

A equipe de TI do Feather River entregou os servidores à equipe do projeto, que então trabalhou durante toda a noite para colocar os servidores locais do Hospital Feather River on-line no principal centro de dados da Adventist Health. Em seguida, a equipe adicionou um sprint à programação para mover os servidores do Hospital Feather River para o novo datacenter. Mas o uso do Agile ajudou a manter o projeto nos trilhos.

“Pudemos não apenas garantir que as pessoas que estavam sob os cuidados da Adventist fossem atendidas, mas também que nosso projeto não sofresse impactos no escopo, cronograma e orçamento, algo que todos nós estávamos promovendo e prometendo”, disse Sean.

TRANSIÇÃO SAUDÁVEL

Ao responder rapidamente à adversidade e às mudanças, a equipe concluiu o projeto no prazo — pouco antes de vencer o aluguel do datacenter de legado — e dentro do orçamento. Depois de transferir mais de 1.000 dispositivos e servidores virtuais para um único local, a equipe recebeu elogios saudáveis dos executivos de TI.

“Depois da mudança, ou não recebíamos comentários ou recebíamos comentários positivos”, disse Carl. “Considero não receber nenhum comentário uma coisa boa. Os comentários positivos normalmente vêm de profissionais de tecnologia da informação, e são do tipo: ‘Obrigado! Não recebi nenhum telefonema no meio da noite. Isso foi ótimo.’ E nenhum comentário de médicos e enfermeiras, porque isso é realmente o que queremos: minimizar completamente qualquer impacto sobre eles”.

Ele atribui essa satisfação e sucesso constante do projeto ao trabalho em equipe dedicado e à engenhosidade.

“Eles realmente estavam focados em como obter essa qualidade máxima a um custo razoável — de modo que o custo não fosse repassado para o paciente — e ainda assim atender aos objetivos estratégicos do negócio”. PM

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