Project Management Institute

Mudança de horário

Equipes de projeto devem se preparar para as semanas de trabalho mais curtas

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Menos pode ser mais quando se trata de dias úteis. As organizações que abandonaram o modelo padrão de cinco dias e 40 horas por semana em favor de um horário de trabalho abreviado estão se beneficiando com maior produtividade, menor desgaste dos funcionários e recrutamento e retenção de talentos facilitados.

No final de 2019, a Microsoft Japão concluiu um projeto piloto para transferir equipes selecionadas para uma semana de quatro dias — e a produtividade aumentou 40 por cento. A cadeia de restaurantes Shake Shack introduziu uma semana de quatro dias em locais selecionados de Las Vegas, Nevada, EUA, no ano passado, e agora adotou a política em cerca de um terço de suas lojas. E, quando a empresa de planejamento imobiliário Perpetual Guardian, da Nova Zelândia, concluiu seu teste de semana de quatro dias, os resultados foram tão bons que adotou permanentemente uma estrutura de 32 horas.

Embora as empresas com horários de trabalho mais curtos sejam minoria, a tendência está crescendo. Nos Estados Unidos, uma pesquisa de 2019 da Society for Human Resource Management constatou que 15 por cento das empresas oferecem semanas de trabalho de 32 horas ou menos, um aumento em relação aos 12 por cento em 2018.

“No momento, as empresas enfrentam uma série de desafios: a necessidade de cortar custos, capacitar seus funcionários e encontrar as pessoas certas. Testar uma semana de trabalho mais curta faz parte disso”, disse Linda Nazareth, diretora da Relentless Economics e pesquisadora sênior de economia e mudança de população no Macdonald-Laurier Institute, Toronto, Ontário, Canadá.

Linda observou que, embora as semanas de trabalho abreviadas tenham raízes profundas em certas profissões, elas são menos comuns em ambientes baseados em projetos. Mas, com o planejamento inicial adequado, “isso pode funcionar no gerenciamento de projetos”, disse ela. Aqui estão algumas lições aprendidas com aqueles que tentaram e tiveram sucesso.

Facilitar o foco

Quase metade dos trabalhadores em tempo integral acredita que poderiam fazer seu trabalho em menos de cinco horas por dia se tivessem menos interrupções, de acordo com uma pesquisa global do Workforce Institute. A maior lição aprendida: os funcionários querem mais do que turnos mais curtos.

O trabalho poderia ser consideravelmente mais eficiente se “as organizações gastassem tempo para otimizar processos, usar a automação para eliminar tarefas de baixo valor e considerar práticas inovadoras de programação, reunião e e-mail”, disse Joyce Maroney, diretora executiva do Workforce Institute da Kronos Inc., Lowell, Massachusetts, EUA.

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Na Microsoft Japão, por exemplo, o projeto piloto para testar semanas de trabalho mais curtas incluía limitar as reuniões a 30 minutos cada. “Essa prática pode não funcionar para todas as organizações, mas ilustra a importância de avaliar suas práticas atuais de trabalho em busca de oportunidades de melhoria de produtividade antes de fazer a mudança”, disse Joyce.

Esclarecer expectativas

Os gerentes de projeto e de pessoas são os mais qualificados para inaugurar iniciativas de mudança tão significativas, e fazer com que permaneçam. O motivo é que “eles já estão acostumados a articular metas e cronogramas e a responsabilizar as pessoas por atenderem a essas expectativas. Esse conjunto de habilidades é ainda mais importante em um ambiente de trabalho flexível”, disse Joyce.

Embora criar aceitação entre os funcionários de uma semana de trabalho reduzida possa parecer um processo direto, perceber os benefícios da empresa requer definir e reforçar as expectativas. Na Planio, uma startup de Berlim, Alemanha, que adotou uma semana de trabalho abreviada, os funcionários são solicitados a assinar um plano de comunicação que detalha quando o trabalho deve acontecer e por que às vezes pode ser necessário trabalhar fora desse horário para cumprir um prazo apertado.

Solicitar feedback

É preciso organização para iniciar a mudança, mas o feedback é crucial para mantê-la, de acordo com o CEO da Planio, Jan Schulz-Hofen.

Os líderes do projeto devem fazer avaliações regularmente: Os membros da equipe estão se esforçando demais em uma iniciativa de alto risco? As partes interessadas externas estão frustradas pela empresa estar no escuro em relação ao que normalmente seria um dia de trabalho? Os problemas não são um mandato para abandonar completamente a iniciativa, mas significam que a iteração está na ordem do dia.

E iterar pode valer a pena. Como Jan escreveu em um post para os funcionários: “Trabalhar mais horas não é uma fonte sustentável de vantagem competitiva. Mas, e isso é meio que irônico, trabalhar menos é”.

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— Jan Schulz-Hofen, Planio, Berlim, Alemanha

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