Project Management Institute

Que venham os robôs

A automação de tarefas comuns pode liberar mais tempo para o envolvimento da equipe.

De Priya Patra

Meu novo melhor amigo em gerenciamento de projetos é um robô. Desde que comecei a usar programas de software, no ano passado, para automatizar o trabalho repetitivo, tenho mais tempo para me concentrar na análise, previsão e construção de relacionamentos — coisas que os humanos fazem melhor.

Antes dos robôs, meu dia começava com a coordenação de reuniões em pé, rastreamento de status de todas as tarefas em que a equipe estava trabalhando e coleta desses dados para gerar relatórios de status para as partes interessadas dos projetos. Minha semana terminava com o rastreamento e a aprovação de folhas de ponto, inserção das horas gastas no projeto em uma planilha para prever custos e receitas e controle da saúde financeira do projeto.

Mas, à medida que minha equipe cresceu e se dispersou globalmente, essas tarefas se tornaram mais difíceis. Passar mais de 50 por cento do meu tempo coordenando e coletando dados me deixava com menos tempo para tomar as melhores decisões em projetos. Os programas de software me ajudaram a automatizar as seguintes tarefas:

Controle de tempo: O robô que desenvolvemos com a UiPath Software rastreia as entradas de planejamento de versão e iteração, gera um gráfico de burndown e envia um e-mail para todas as partes interessadas sobre o andamento de cada tarefa. Ele até avalia a equipe mais cumpridora e publica uma tabela semanal de classificação, o que gera um incentivo amigável para que as equipes cumpram as entradas da folha de ponto.

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Criação de lista de pendências de produto: O robô reconhece a categoria de um ticket — seja um erro de produção ou uma solicitação de alteração — e cria questões ou histórias na lista de pedidos (backlog) do produto. Isso significa que gastamos menos tempo criando um backlog predefinido de produto, porque o robô o deixa pronto antes das sessões de tratamento do backlog.

Coordenação de chamada para reuniões em pé: Podemos puxar automaticamente os membros da equipe para uma sala de bate-papo compartilhada a qualquer hora do dia. A equipe fornece atualizações e o robô rastreia as tarefas atribuídas ao membro da equipe, destacando quaisquer impedimentos.

Análises de causa raiz: O robô extrai dados, cria uma análise de Pareto dos defeitos em todas as fases do ciclo de vida de desenvolvimento de software e envia um relatório. Tudo o que precisamos fazer é discutir ações preventivas e corretivas. Sem os robôs, esse trabalho de preparação geralmente levaria cerca de dois dias.

Rastreamento de conformidade: O robô de auditoria de conformidade ajuda a identificar itens em aberto, envia e-mails de acompanhamento e status de documentos. Ele rastreia o progresso em relação ao plano do projeto ou à lista de verificação de auditoria e automatiza a geração de relatórios, incluindo modelos de relatório e conjuntos para o comitê de auditoria.

Graças aos robôs, fico mais envolvido com minhas equipes e partes interessadas e posso entender melhor suas preocupações e agir de acordo com o feedback deles. Sei que alguns podem ver os programas de software como uma ameaça para suas carreiras. Mas usar robôs para realizar minhas tarefas repetitivas só me tornará mais valioso. Ter mais tempo para planejar e prever ajuda a melhorar os resultados do projeto. Se meus projetos são bem-sucedidos e as partes interessadas estão felizes, não vejo como perder meu emprego. PM

img Priya Patra, PMP, é contribuinte regular do projectmanagement.com e gerente de programa do setor de TI, e mora em Mumbai, Índia.
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