Afastar as distrações

De Chad Husted, PMP

Se eu aprendi alguma coisa nos meus mais de 20 anos de gerenciamento de projetos foi que sempre há espaço para crescer e melhorar minhas habilidades. No entanto, algumas das melhores lições que aprendi sobre ser um gerente de projetos efetivo não vieram da educação formal, de seminários caros nem mesmo de treinamento no trabalho. Quando se trata de maximizar minha produtividade, aprendi mais com o métodos simples de tentativa e erro. Se você quer se tornar mais eficiente, aqui está o que eu sugiro:

ABANDONE ATIVIDADES QUE DESPERDIÇAM TEMPO

Identifique as atividades que desperdiçam tempo e depois descubra como delegá-las ou eliminá-las. Uma das minhas é a mídia social. Passar pelo feed de notícias “para fazer um intervalinho” pode acabar consumindo 20 minutos ou mais do meu tempo. Então, aprendi a eliminar o feed de notícias no meu computador de trabalho para eliminar a tentação de olhar para ele. Em vez disso, guardo as mídias sociais para a hora do almoço e depois do expediente.

Para tarefas de projeto, os gerentes de projeto devem encontrar uma maneira de torná-las eficientes e, se não der, eliminá-las. Pense nos aspectos do seu trabalho que parecem incômodos ou ineficientes e pergunte-se:

1. Essa é uma tarefa que devo fazer ou outra pessoa pode fazê-la por mim?
2. Quando é a hora mais conveniente para fazer essa tarefa?
3. Que valor essa tarefa adiciona? Se não for valiosa, altere-a para torná-la valiosa ou pare de fazê-la.

TOME NOTAS

Pensamentos importantes, mas não relacionados, gostam de aparecer quando estamos no meio de algo. Anote esses pensamentos para limpar a mente e depois volte a eles. Se eu estiver longe da minha mesa, adicionarei uma nota ou lembrete com um alarme no meu telefone. É ótimo limpar minha mente desses pensamentos que surgem do nada para que eu possa me concentrar na tarefa à minha frente.

GERENCIE OS E-MAILS DE FORMA IMPIEDOSA

Quando se trata de lidar com e-mails de forma objetiva, uso o método ARA:

1. Apagar. As caixas de entrada podem ficar rapidamente repletas de e-mails inúteis. Se eu não reconhecer o remetente ou a linha de assunto não estiver relacionada ao meu trabalho, apago a mensagem. Também marco o que não me interessa como lixo eletrônico e meu serviço de e-mail impede que o remetente me envie mais mensagens.
2. Resolver. Alguns e-mails relacionados ao projeto podem ser resolvidos em dois minutos ou menos. Faça isso imediatamente; caso contrário, você perderá tempo procurando o e-mail para responder mais tarde. Responda de forma a resolver o assunto para evitar um vai-e-vem desnecessário com o remetente.
3. Adiar. Esta é a mais difícil para mim. Responder e-mails pode ocupar o dia todo, todos os dias. Por isso, adio o e-mail para horários específicos e resolvo o que tenho que resolver no momento. Garanto um tempo do meu dia especificamente para lidar com e-mails, o que me ajuda a lutar contra o desejo de reagir ao “bipe” de novo e-mail recebido. Isso pode envolver avisar outras pessoas sobre como você gerencia seus e-mails, mas defina suas regras e siga-as. Por exemplo, se alguém me enviar um e-mail com um problema de projeto urgente, não vou esperar chegar o horário reservado para e-mails para responder. E se a resposta for urgente, esqueça o e-mail completamente e ligue. Em seguida, faça o acompanhamento via e-mail no momento mais apropriado.

NÃO ATENDA O TELEFONE DEPOIS DO TRABALHO

A menos que eu saiba que algumas atividades de projeto de missão crítica estão ocorrendo depois do meu expediente, não atendo ligações do trabalho. As coisas podem esperar até a manhã seguinte. Na minha experiência, de qualquer maneira, frequentemente não há muito que possa ser feito depois do horário comercial. Outras organizações estão fechadas, portanto, nenhuma ação efetiva pode ser tomada até o próximo dia útil. Este comportamento ensina os outros a respeitar meu tempo e me permite aproveitar o tempo com a minha família. Quando volto ao trabalho, estou mais descansado e pronto para enfrentar qualquer problema que possa estar me esperando.

CRIE MARGENS NA SUA AGENDA

Apesar dos nossos melhores esforços, o dia de um gerente de projetos é normalmente acometido por eventos não planejados, por interrupções e crises do tipo incêndio. É por isso que é tão importante garantir períodos no seu dia e semana para tarefas importantes. São momentos a portas fechadas, com uma mensagem “não estou disponível”, para que você possa resolver tarefas vitais. Aqui está o que aprendi fazendo isso:

1. As margens reduzem bastante o estresse do trabalho. Sinto-me mais no controle do meu tempo e energia.
2. Sou mais produtivo e produzo trabalho de alta qualidade mais rápido.
3. As “emergências” de trabalho são mais bem resolvidas quando tenho foco ininterrupto para lidar com elas, em vez de tentar gerenciá-las enquanto estou em modo de multitarefa.

Você não pode mudar tudo da noite para o dia. Recomendo tentar uma ou duas dessas ideias de cada vez para começar. Tenha essas práticas firmemente enraizadas em sua rotina diária ou semanal antes de passar para a próxima. Assumir muitas mudanças de uma só vez é uma receita para o fracasso e o desânimo. PM

Chad Husted, PMP, é gerente de projetos na ETS-Lindgren, Temperance, Michigan, EUA.

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