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Fazer acontecer | O GERENCIAMENTO DE PROJETOS EM AÇÃO

De Leigh Espy, PMP

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ISTOCKPHOTO

Ter as informações corretas no momento certo pode definir o sucesso ou a falha de um projeto. Mas é um erro para os gerentes de projeto pressuporem que isso significa ter todas as respostas prontas, para qualquer dúvida que sua equipe possa ter.

Em vez disso, eles devem saber como ajudar suas equipes a encontrar essas respostas à medida que surgem perguntas. O desenvolvimento dessa habilidade ajuda a formar equipes mais fortes e independentes, e pode ajudar a garantir que o gerente de projetos não fique tão tenso ao buscar respostas que não consiga se concentrar na visão geral do projeto.

Uma maneira de cultivar essa habilidade nos membros da equipe é conduzi-los ao longo de processos de solução de problemas. Gosto de definir expectativas com minha equipe desde o início, dizendo aos integrantes que devem se sentir capacitados a procurar respostas quando atingirem um obstáculo e que o fortalecimento dessa habilidade é um processo contínuo e colaborativo. Em seguida, eu os conduzo nas seguintes etapas:

  1. Faça um exame detalhado para identificar o problema real. Use ferramentas como os “cinco por quês": você pergunta qual é o problema e depois “por que” cinco vezes, e as respostas ficam cada vez mais específicas, e permitem entender melhor a causa-raiz. Procurar uma solução para o obstáculo mais superficial provavelmente trará apenas correções superficiais, enquanto o problema real continuará a impedir ou retardar o progresso do projeto. Incentive a equipe a aprofundar sua busca pelo problema verdadeiro.
  2. Analise. Depois de se concentrar no problema certo, procure todos os fatores que contribuem para o problema. Gosto de usar o diagrama de espinha de peixe de Ishikawa, um gráfico de causa e efeito que ajuda as equipes a dividirem um problema em seus componentes. É uma ferramenta intuitiva e eficaz, e eu descobri que a maioria das equipes pega o jeito de mapear por conta própria rapidamente.
  3. Escolha. Agora que você analisou o problema e compreendeu os fatores que contribuem, identifique as áreas a serem tratadas primeiro. Sua equipe provavelmente não pode tratar de todos os elementos de um problema de uma só vez; portanto, precisa priorizar as soluções de maneira a fornecer ao projeto o melhor ROI de energia e tempo.
  4. Implemente. Se a mudança for algo que envolva apenas a equipe do projeto, sua implementação deve ser direta o suficiente. Porém, se for uma mudança que exija adesão de outro departamento ou grupo de partes interessadas, elabore um plano sobre como comunicar por que a mudança é necessária e como será implementada. Isso não precisa ser um passo demorado, mas é crucial.
  5. Avalie. Após um período predeterminado, avalie quão bem a mudança funcionou. Identifique antecipadamente quais métricas serão usadas para determinar se a abordagem está funcionando e o que se considera sucesso. Também vale a pena, nesta fase, avaliar se há novos problemas ou desafios que a mudança criou inadvertidamente, que precisarão ser abordados.

Para um exemplo simples disso na prática, digamos que uma equipe de projeto de TI perceba um aumento significativo no número de tickets de ajuda emitidos. A equipe primeiro examinaria em detalhes para descobrir qual é o problema raiz que está causando o aumento. E descobre que um grande número de tickets de ajuda está relacionado a uma nova solução de software lançada recentemente pela equipe. Em seguida, reuniria os dados desses tickets e analisaria os problemas específicos que os usuários estão enfrentando. Essa etapa pode gerar a descoberta de que muitos dos tickets apontam para problemas relacionados ao treinamento. A equipe poderia então mapear quais áreas do treinamento possivelmente estavam gerando mais confusão e decidir criar auxílios on-line com foco nessas áreas. Os auxílios on-line seriam lançados para os usuários da nova solução de software, juntamente com uma explicação clara de por que os auxílios foram criados e que problemas eles pretendem resolver. Ao avaliar os resultados após um período definido (digamos, um e três meses), a equipe provavelmente descobriria que o número de tickets de ajuda relacionados a essa área havia diminuído.

Ajudar sua equipe a desenvolver suas habilidades de resolução de problemas significa que você poderá liderar equipes de projetos capazes de encontrar soluções para os desafios, independentemente do tamanho. Você aumentará o valor que está fornecendo à sua organização e desenvolverá uma habilidade que poderá usar até mesmo enquanto cresce em sua carreira. É uma vitória para sua equipe, seus clientes e você. PM

img Leigh Espy, PMP, é consultora de projetos/processos da FedEx Services, Memphis, Tennessee, EUA e autora de Bad Meetings Happen to Good People: How to Run Meetings That Are Effective, Focused, and Produce Results.
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