Project Management Institute

A la vanguardia

Por medio de enfoques ágiles, tres equipos crearon soluciones innovadoras para problemas urgentes

Premio a la Excelencia de Proyectos de PMI®

POR SARAH FISTER GALE

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FOTOGRAFÍA DE ŁUKASZ PIETRZAK

Desde la izquierda, Roman Malysz, Grzegorz Dzik, Joanna Markiewicz, Rafal Szydlowski, Jacek Lisewski y Paulina Kieloch

El nuevo centro de distribución de NEUCA

Ante la disrupción sin precedentes, las organizaciones se deben adaptar. Los ganadores del Premio a la Excelencia de Proyectos de PMI® de este año probaron que cuando los equipos aceptan la necesidad de dar un giro, pueden entregar un valor real a sus organizaciones y clientes. Uno proporcionó acceso más rápido a medicamentos con receta. Otro creó un almacenamiento seguro para desechos nucleares. El tercero facilitó que las personas hicieran valer sus derechos legales.

Aumentar la velocidad de entrega en el mercado farmacéutico de Polonia no solo tenía el potencial de ayudar a los pacientes, sino que también podría crear una ventaja competitiva para NEUCA Group. Por ese motivo la empresa lanzó un proyecto en 2016 para construir un vanguardista centro de distribución de medicamentos con receta. En solo 20 meses, el equipo entregó una bodega automatizada que puede despachar pedidos de farmacia en dos horas.

Para construir la enorme instalación, el equipo tuvo que integrar sistemas complejos de automatización y software, conseguir diversos permisos y cumplir estrictos requisitos para el control y almacenamiento de productos regulados. Por ejemplo, algunos medicamentos se debían mantener refrigerados hasta que llegaran al cliente.

Las instalaciones de la empresa estaban al tope de su capacidad y el objetivo principal para la nueva bodega era crear eficiencias, señala Grzegorz Lizinczyk, Director del Departamento de Logística Central y Miembro del Comité Directivo de NEUCA. El software de automatización, por ejemplo, aceleraba la entrega y además hacía seguimiento de los pedidos individuales con mayor precisión.

El plan de proyecto también debía tener un enfoque lean. Una hoja de ruta claramente definida para el avance permitió que el equipo ahorrara tiempo al realizar tareas en paralelo, como probar nuevas tecnologías dentro de la instalación durante la construcción.

“Creemos en la dirección de proyectos. Consideramos que ejecutar un proyecto según las pautas de PMI permite entregar un producto final de mayor calidad”, afirma Jacek Lisewski, Director de Proyecto Senior de NEUCA. “Creemos que nuestros clientes también verán un cambio positivo”.

Desde que el proyecto se cerró en 2018, las quejas de los clientes y la cantidad de productos devueltos han disminuido considerablemente.

“El equipo funciona a una velocidad de más de nueve cajas por segundo. Esto nos permite entregar más de 130.000 pedidos al día, es decir, 350.000 cajas diarias”, explica Lizinczyk.

A la larga, NEUCA automatizó el 85% de las actividades de bodega y la nueva instalación puede distribuir 10 veces más productos cada mes que una bodega convencional, lo cual brinda una ventaja para la empresa por sobre la competencia.

No obstante, la tecnología disruptiva no puede reemplazar por completo el toque humano, aclara Lisewski. “Es una sinergia de tecnología y personas”.

Región

Europa, Medio Oriente, África

Patrocinador

NEUCA Group

Ubicación

Torun, Polonia

Línea de tiempo

Diciembre de 2016 a agosto de 2018

Alcance

Construir una instalación de almacenamiento farmacéutico centralizada y automatizada para ampliar la capacidad y acelerar la entrega

Beneficio

Las nuevas instalaciones tienen una capacidad para USD 100 millones en inventario.

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FOTOGRAFÍA DE JONATHAN LEASK

Desde la izquierda, Gerardo Islas-Rivera, Brett Welty, PMP, y Brady Orchard, PMP

Proyecto de eliminación de desechos de bajo nivel manejado en forma remota

El centro líder de EUA para I+D en energía nuclear, Idaho National Laboratory, debe manejar grandes cantidades de desechos radiactivos de bajo nivel generados por las actividades de energía nuclear y del reactor naval. Cuando la capacidad de desecho existente comenzó a llegar a sus límites en 2009, el Departamento de Energía de EUA (DoE) encargó un proyecto con una duración de 10 años para construir una nueva instalación de desecho subterránea.

En el proyecto, se crearon e instalaron 446 bóvedas de hormigón prefabricado con capacidad para 939 contenedores de basura de acero inoxidable, suficientes para eliminar desechos durante al menos 20 años. Al construir la instalación cerca del laboratorio, el equipo eliminó la necesidad de transportar material radiactivo a través de las vías públicas y redujo los costos del desecho. No obstante, el equipo debió terminar el proyecto antes de que el DoE cerrara la instalación de desecho antigua.

“La entrega de esta instalación fue increíblemente compleja”, relata Brett Welty, PMP, Director de Proyecto en Idaho National Laboratory.

Para garantizar que ningún interesado sufriera grandes pérdidas si el costo de los materiales cambiaba durante los prolongados retrasos, los directores de proyecto acordaron por anticipado permitir que los contratistas ajustaran los precios de su licitación según las condiciones cambiantes del mercado. Gracias a esto se pudo reanudar el proyecto después de que el gobierno suspendiera el financiamiento a mitad de camino y las actividades se estancaran por más de un año.

A lo largo del proyecto, el equipo se preocupó rigurosamente de la seguridad. Por ejemplo, en plena construcción falló un dispositivo de elevación en la planta de un proveedor y se derrumbó un enorme trozo de hormigón. Dado que se utilizaban los mismos dispositivos para mover componentes en el sitio, el equipo decidió detener de inmediato la construcción e identificar e implementar métodos de elevación alternativos.

“No seguimos realizando ninguna actividad de elevación o aparejo hasta que comprendimos el origen del problema y luego encontramos una medida correctiva para abordarlo”, recuerda Gerardo Islas-Rivera, Director Federal de Proyectos del DoE.

El equipo finalizó el proyecto con seis meses de anticipación y casi USD 5 millones por debajo del presupuesto.

“No se llega a un proyecto conociendo todos los componentes. Sin embargo, si está dispuesto a involucrarse y ayudar a los miembros del equipo de proyecto a pasar la crisis y solucionar los desafíos, creará una relación y ellos harán cualquier esfuerzo por usted”, sostiene Brady Orchard, PMP, Director de Proyecto de Idaho National Laboratory.

—Brady Orchard, PMP, Idaho National Laboratory

Región

Norteamérica

Patrocinador

Departamento de Energía de EUA, Oficina de Energía Nuclear

Ubicación

Idaho Falls, Idaho, EUA

Línea de tiempo

Julio de 2009 a septiembre de 2018

Alcance

Construir una instalación de desecho subterránea y permanente para desechos de bajo nivel provenientes de instalaciones de prueba de energía nuclear y de la Armada de EUA

Beneficio

Los desechos radiactivos se pueden eliminar de manera segura.

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FOTOGRAFÍA DE CRAIG SILLITOE

Desde la izquierda, Liz Griffiths, Ian Lulham y Madeline Oldfield

Resolución digital de disputas (Programa piloto ODR)

Victorian Civil and Administrative Tribunal (VCAT) de Australia se esfuerza para que la justicia sea imparcial y accesible. Esto puede resultar complicado cuando las personas necesitan tomarse un día libre en el trabajo o viajar grandes distancias para comparecer ante el tribunal.

En la búsqueda de maneras que permitieran a las personas ejercer sus derechos legales, los líderes del gobierno pidieron a VCAT que explorara la posibilidad de resolver disputas en línea, a fin de mejorar el acceso a la justicia.

“Uno de los resultados clave del proyecto fue probar realmente si la resolución de disputas en línea mejoraba el acceso a la justicia en VCAT como tribunal, que se encarga de casos cotidianos que los habitantes de Victoria intentan solucionar”, indica Liz Griffiths, Jefa de Factibilidad de Transmisiones en VCAT.

VCAT lanzó un proyecto piloto de AUD 1,5 millones para construir un sistema de resolución de disputas en línea (ODR) y medir la respuesta de la comunidad.

“No quisimos invertir demasiado tiempo ni dinero en crear algo que pensábamos que podría ser la solución, para después darnos cuenta de que estaba solucionando un problema que no era realmente el problema”, dice Ian Lulham, Presidente Adjunto de VCAT.

El equipo utilizó métodos ágiles para garantizar una respuesta rápida a los comentarios de los interesados mientras se creaba el sistema, lo cual fortaleció el apoyo para el proyecto en toda la organización.

“Los escépticos se convencían. De hecho, algunas personas que quizás eran las más escépticas, al principio se convirtieron en grandes partidarias de la idea”, señala la Jueza de la Corte Suprema Michelle Quigley, Estado de Victoria, y Presidente de VCAT. “Por lo tanto, el entusiasmo y adopción del proyecto se consideró por sí mismo un gran éxito”.

—Michelle Quigley, VCAT

El equipo se centró en cinco principios clave relacionados con aumentar el acceso a la justicia: accesibilidad, idoneidad, equidad, eficiencia y eficacia. También trabajó con los interesados para medir los beneficios del proyecto en cada paso.

“Estábamos creando algo que la gente realmente quería, utilizando un enfoque de diseño centrado en los humanos”, indica Madeline Oldfield, Directora de Programa para el proyecto piloto de ODR.

De los 85.000 casos que maneja VCAT cada año, aproximadamente 7.300 se relacionan con pequeñas disputas por demandas civiles. No obstante, los cálculos de la investigación académica sugieren que la verdadera cantidad de demandas civiles se acerca a las 630.000. Al facilitar la navegación por el sistema legal, este proyecto también lo puede hacer más equitativo, especialmente para las comunidades más vulnerables de Victoria.

“Creo que el trabajo que hicimos aquí es realmente vanguardista”, comenta Mary Amiridis, CEO de VCAT. “Nos está preparando para atender la demanda real que existe”. PM

Región

Asia Pacífico

Patrocinador

Victorian Civil and Administrative Tribunal (VCAT)

Ubicación

Melbourne, Australia

Línea de tiempo

Febrero de 2018 a octubre de 2018

Alcance

Investigar si la resolución de disputas en línea podría mejorar el acceso a la justicia

Beneficio

Se demostró que la resolución de disputas en línea mejora el acceso a la justicia.

El Premio a la Excelencia de Proyectos de PMI reconoce los proyectos complejos con presupuestos inferiores a USD 100 millones que mejor entregan un rendimiento de excelencia en las prácticas de dirección de proyectos, resultados operacionales superiores y un impacto positivo en la sociedad.

¡Luces, cámara, acción!

Vea los videos tras bambalinas de cada uno de los ganadores del premio de este año en el canal de PMI en YouTube.

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