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Cambio de horario

Los equipos de proyecto deben adaptarse a las semanas laborales más acotadas

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Menos puede ser más en lo que se refiere a la semana laboral. Las organizaciones que han abandonado el esquema de la semana laboral de cinco días y 40 horas a favor de un horario de trabajo abreviado se están beneficiando de una mayor productividad, un menor desgaste de los empleados y mayor facilidad a la hora de reclutar y retener talento.

A fines de 2019, Microsoft Japón concluyó un proyecto piloto para mover equipos de proyecto seleccionados a una semana de cuatro días laborales —y observó un aumento de la productividad de 40%. La cadena de restaurantes Shake Shack implementó una semana laboral de cuatro días en algunos locales de Las Vegas, Nevada, EUA, el año pasado y adoptó la política para casi un tercio de sus ubicaciones. Y cuando la empresa de planificación patrimonial neozelandesa Perpetual Guardian concluyó su prueba de la semana de cuatro días, los resultados fueron tan exitosos que adoptaron la estructura de 32 horas de manera permanente.

Si bien las empresas con horarios de trabajo más acotados son una minoría, la tendencia crece. En Estados Unidos, una encuesta de 2019 realizada por la organización Society for Human Resource Management encontró que 15% de las empresas ofrece semanas laborales de 32 horas o menos —un aumento de 12% desde 2018.

“Actualmente, las empresas enfrentan una serie de desafíos: la necesidad de disminuir sus costos, de mejorar las cualificaciones de sus trabajadores y de encontrar a las personas correctas. Experimentar con una semana laboral más acotada forma parte de esto”, indica Linda Nazareth, Directora de Relentless Economics y Senior Fellow de Economía y Reputación en Macdonald-Laurier Institute de Toronto, Ontario, Canadá.

Nazareth observa que aunque el fenómeno de las semanas de trabajo más acotadas tiene sus raíces en ciertas profesiones, es menos común en los entornos de trabajo basados en proyectos. Sin embargo, con una planificación previa adecuada, “puede funcionar en la dirección de proyectos”, indica. Presentamos algunas lecciones aprendidas de aquellos que lo han intentado y han prosperado.

Facilite el enfoque

Casi la mitad de los trabajadores a tiempo completo cree que podría hacer su trabajo en menos de cinco horas diarias si tuviera menos interrupciones, según una encuesta global de Workplace Institute. La conclusión más importante: los empleados quieren más que solo turnos más acotados.

El trabajo podría ser considerablemente más eficiente si “las organizaciones se tomaran el tiempo de optimizar los procesos, utilizaran la automatización para eliminar las tareas de bajo nivel de valor y consideraran las prácticas innovadoras de elaboración de cronogramas, correos electrónicos y de organización de las reuniones”, indica Joyce Maroney, Directora Ejecutiva de Workforce Institute de Kronos Inc. en Lowell, Massachusetts, EUA.

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En Microsoft Japón, por ejemplo, el proyecto piloto para realizar pruebas de semanas de trabajo abreviadas incluía la práctica de imponer un máximo de 30 minutos a cada reunión. “Esta práctica podría no funcionar en todas las organizaciones, pero ilustra la importancia de realizar una evaluación de sus prácticas de trabajo actuales respecto del mejoramiento de la productividad antes de realizar el cambio”, dice Maroney.

Aclare las expectativas

Los directores de proyecto y de recursos humanos se encuentran especialmente cualificados para introducir y afianzar iniciativas de cambio tan significativas. Eso se debe a que “ya están acostumbrados a articular objetivos y líneas de tiempo y a asignar responsabilidad por los resultados. Este conjunto de habilidades es aún más importante en un mundo laboral flexible”, indica Maroney. Aunque generar aceptación por una semana laboral más corta entre los empleados podría parecer sencillo, la materialización de beneficios empresariales exige establecer y hacer cumplir las expectativas. En Planio, una startup de Berlín, Alemania, que adoptó una semana laboral abreviada, se le pide a los miembros del equipo que se comprometan con un plan de comunicación que detalla tanto el momento en que se debe realizar el trabajo como los motivos por los cuales podría ser necesario, en ocasiones, trabajar fuera de ese horario para cumplir con un objetivo apremiante.

Solicite retroalimentación

La organización es necesaria para iniciar el cambio, pero la retroalimentación es crucial para que sea sostenido, indica el CEO de Planio, Jan Schulz-Hofen.

Los líderes de proyecto deben hacerse regularmente las siguientes preguntas: ¿Los miembros de equipo tienen demasiado trabajo en una iniciativa con mucho en juego? ¿Los interesados externos se sienten frustrados porque la empresa no comprende bien qué debería ser un día de trabajo típico? Los problemas no implican un mandato para abandonar la iniciativa por completo, pero sí significan que es necesario iterar, e iterar puede valer la pena. Como escribió Schulz-Hofen en una publicación de blog a sus empleados: “Trabajar una mayor cantidad de horas no es un recurso sostenible para lograr una ventaja competitiva. Sin embargo, irónicamente, trabajar menos lo es”.

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—Jan Schulz-Hofen, Planio, Berlín, Alemania

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