Los costos y presupuestos dinámicos, un cambio paradigmático en la ingeniería civil peruana y latinoamericana

Accurately estimating costs on Peruvian and Latin American civil engineering projects

Doris Valdez Cáceres
Cuerpo Técnico de Tasaciones del Perú

Resumen

Uno de los aspectos más críticos en la elaboración de presupuestos de obras en muchos países latinoamericanos, y específicamente en el Perú, es la manera en que perdemos cada vez más competitividad frente a empresas constructoras de categoría mundial. Una de las razones de esta carencia es la manera en que muchas empresas peruanas y latinoamericanas elaboran sus presupuestos de obra para las licitaciones públicas y privadas. Los análisis de costos, metrados (cantidad por ejecutar) y presupuestos de obra se elaboran dentro de una concepción estática y antisistémica, y no siguiendo un curso natural de estimaciones de costos y presupuestos de los proyectos. Es decir, actualmente se presupuesta primero y luego se planifican los proyectos. Esta concepción necesariamente debe cambiar si deseamos ganar competitividad en las licitaciones internacionales, tanto públicas como privadas. En cada expediente técnico se pierden miles de horas-ingeniero en la elaboración de análisis de costos, presupuestos, fórmulas polinómicas, cronogramas valorizados y relaciones de equipo mínimo, porque este cronograma no es utilizado por el contratista para la ejecución del proyecto sino que sólo sirve para el control de valorizaciones y avances globales de obra.

Introducción

El presente trabajo es la base de la tesis doctoral de administración en la construcción que el autor viene desarrollando y constituirá un cambio en la manera de enseñar este importante curso en todas las facultades de ingeniería civil del Perú. Recoge la experiencia de treinta años de desarrollo profesional en el campo de la Ingeniería de Costos y de Tiempos en muchas obras de diversa naturaleza desarrolladas en el Perú. Este nuevo modelo para elaborar costos y presupuestos está basado en los principios del PMI (gerencia de costo, tiempo, riesgos y calidad), además de en la Teoría de Restricciones, Flujo de Caja y en una metodología sui géneris de los autores que se desarrollará más adelante.

Consideraciones

Debemos recordar que un gerente de proyecto debe saber equilibrar o balancear tres variables que constituyen factores críticos de éxito y forman el denominado “triángulo de la gerencia de proyecto”:

  1. -Plazo de obra contractual.
  2. -Costo total (costos directos más costos indirectos)
  3. -Alcance (manejo de contrato, cambios tales como adicionales y deductivos de obra) y riesgos.

Por otro lado, un ingeniero de producción u operación debe preocuparse por manejar el siguiente triángulo:

  1. -Plazo de obra interno (para construcción)
  2. -Costo directo
  3. -Calidad, productividad, seguridad y medio ambiente.

En ambos triángulos (gerencia de proyectos y gerencia de producción) son recurrentes el manejo de los costos y el manejo del tiempo, los cuales están íntimamente ligados.

En esta metodología, desarrollada por los autores, se tienen en cuenta ambos triángulos gerenciales.

Lo que se propone es primero planificar y luego desarrollar en forma interrelacionada e integrada la planificación y la programación, así como los presupuestos, para unificarlos a través del flujo de caja financiero. Intervienen, dentro de la estructura de costos, los costos de calidad, seguridad, riesgos (en gastos generales y utilidad) y medio ambiente.

Análisis comparativo del modelo actual (costos y presupuestos estáticos) con el modelo propuesto (costos y presupuestos dinámicos)

Descripción Modelo actual Modelo propuesto
Planificación No Sí, WBS ó EDT; teoría de restricciones y hoja de planificación
Estudio de mercado de recursos A veces
Metrados Sin planificar Depende de la WBS (EDT)
Análisis de costos unitarios Copia de otros expedientes Según la Estructura de Descomposición de Recursos (RBS ó EDR)
Análisis de gastos generales En edificaciones, como porcentaje del costo directo. En obras pesadas, análisis de GG sin tener en cuenta la planificación Elaboración de la OBS (Organization Breakdown Structure) o Estructura de Descomposición de la Organización. Costos de calidad, costos ambientales y costos de seguridad.
Flujo de caja financiero No
Utilidad Sólo un porcentaje del costo directo Costo de mitigación de riesgos y expectativa del ejecutor.
Presupuesto Sin planificación previa Con planificación previa. Uso del Cost Breakdown Structure (CBS) o Estructura de Descomposición del Costo
Fórmulas polinómicas
Integración costo y tiempo No
Cronograma de recursos Sólo depende del análisis de costos Depende de lo planificado y del análisis de costos
Control del presupuesto y tiempo Sin valor ganado (Earned Value) Con valor ganado.
Evaluación del plazo propuesto por entidad No Sí, con TOC.
Costos proyectados No Sí, utilizando valor ganado

Flujograma de la Manera de Elaborar Actualmente los Costons y Presupuestos de un Proyecto de Contruccion

Se elaboran los metrados o cuantificación de partidas, independientemente de la planificación, por lo que se llama isla 1. Por ejemplo, si elaboramos el presupuesto para una vivienda de dos pisos, el metrado a nivel del expediente técnico se hace por coeficientes y áreas techadas. La elaboración del presupuesto interno de obra se hace sin tener en cuenta la sectorización de las áreas techadas; tampoco se tiene en cuenta metrar por pisos. Paralelamente (isla 2) se elaboran los análisis de costos unitarios (método de rendimientos o factores) copiando expedientes similares, sin tener en cuenta las características propias de cada proyecto (que siempre es único). Los precios de los diferentes recursos obedecen, por lo general, a la consulta de revistas especializadas.

Los análisis de gastos generales (isla 3) en edificaciones son por lo general estimados en un porcentaje del costo directo (del 10 al 20%). En obras de infraestructura sí se elabora un análisis de gastos generales, pero sin tener en cuenta la planificación del proyecto.

No se hace análisis de utilidad y se lo estima entre un 5 al 10% del costo directo.

Con estos datos se utiliza un software ad-hoc que finalmente nos proporciona el presupuesto, un desagregado de presupuestos por recursos y fórmulas polinómicas.

En base a lo anterior se elabora un cronograma valorizado de obra en forma heurística (de prueba y error o de tanteo).

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Flujograma del Modelo Propuesto para Elaborar Costons y Presupuestos

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En el modelo que se propone primero se elabora la planificación, utilizando la Teoría de Restricciones y WBS, según el modelo expuesto en el Congreso del PMI en Panamá.

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En base a ello, elaboramos los metrados (por sectores o frentes de trabajo y pisos, en el caso de edificaciones). Hacemos estudios de mercado para fijar los precios de los recursos. Construimos la Estructura de Descomposición de la Organización (EDO), que es la asignación del personal responsable hasta el nivel de entregables para determinar los gastos técnicos y administrativos de la obra. El último nivel (tareas o procesos) nos sirve para determinar los recursos necesarios para cada tarea y determinar los costos directos. Con los gastos generales y los costos directos definidos, podemos utilizar un software para desarrollar el presupuesto preliminar. El análisis de costos unitarios es importante para elaborar la hoja de planificación. Mediante la utilización de los principios de la Teoría de Restricciones ésta nos permite calcular las duraciones de cada tarea definida en la WBS y los recursos diarios. Con estos datos de duraciones y recursos diarios programamos la obra. De acuerdo con una secuencia lógica y utilizando la teoría de redes de precedencia, definimos la ruta o las rutas críticas, los informes de diagrama de barras Gantt valorizado y los datos para elaborar el flujo de caja financiero. El resultado del flujo de caja nos sirve para añadir un costo por sobregiro bancario o quitar un monto igual al ahorro (flujo de caja positivo) de los gastos generales. El flujo de caja financiero puede ser ajustado sobre la base del nuevo valor del gasto general; se recomienda por lo menos una iteración. Es esta operación la que otorga al presupuesto su carácter dinámico. Por otro lado, con la WBS del proyecto podemos tener la información necesaria para determinar los riesgos de obra elaborando la matriz Impacto x Probabilidad. Luego podemos, aplicando la ley de Pareto (ley 80/20), determinar los riesgos más significativos y, mediante la utilización de algún software, determinar la probabilidad de su ocurrencia (riesgo cuantitativo). Se calcula el costo de mitigación y se lo suma a la expectativa del ejecutor, determinándose de este modo la utilidad del proyecto. Paralelamente se determinan los costos de seguridad y de mitigación del impacto ambiental, de acuerdo con un plan de manejo ambiental (PAMA). Del mismo modo calculamos los costos de calidad (de prevención y ejecución). Estos últimos costos se agregan al presupuesto final.

Conclusiones

  1. El modelo presentado parte de la elaboración previa de la planificación del proyecto a nivel de elaboración del expediente técnico, para que realmente se lo utilice en la ejecución de la obra en vez de empleárselo, tal como ocurre en la actualidad, sólo para el control de valorizaciones y avances físicos.
  2. Se utilizan las técnicas del PMI, tales como WBS, OBS, RBS, CBS, mitigación de riesgos, plan de manejo ambiental, costos de seguridad, costos de calidad, flujo de caja, valor ganado.
  3. Se utiliza la Teoría de Restricciones para planificar y programar el proyecto de obra.
  4. Las probabilidades de éxito económico y cumplimiento de plazo son mucho mayores que con el modelo actual.
  5. Definitivamente este modelo va a hacer que las empresas constructoras peruanas y latinoamericanas sean más competitivas a nivel mundial.
  6. Tiene en cuenta el factor constructabilidad y la pericia de campo para elaborar el presupuesto.

Propuesta

  1. Enseñar en la Universidad Nacional de Ingeniería del Perú (la más importante en enseñanza de ingenierías en el Perú) este nuevo curso regular de costos y presupuestos dinámicos.
  2. Ser un modelo a imitar en otras universidades del Perú y Latinoamérica.
  3. Elaborar costos y presupuestos en expedientes técnicos con este nuevo modelo.
  4. Pasar masivamente de costos y presupuestos estáticos (según los cuales primero se elabora el presupuesto y luego se planifica) a costos y presupuestos dinámicos, es decir, a una integración de tiempo, costo, calidad, riesgo, seguridad y plan de manejo ambiental. En éstos necesariamente se planifica primero, utilizando técnicas tales como la WBS o la EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo), y obligatoriamente el gerente de proyecto o el ingeniero a cargo del proyecto participa desde la elaboración de la propuesta económica. Con ello se evita que recién cuando se gana una obra se contrate al encargado de ejecutarla, quien por lo general reestructura el presupuesto. Debemos tener presente que “calidad es hacer bien las cosas desde el principio y cumplir con lo especificado” (Philip Crosby).
  5. Ayudar a las empresas constructoras peruanas y latinoamericanas a elaborar competitivamente sus presupuestos y a lograr éxito empresarial.

Referencias bibliográficas

Goldratt, E. M.& Cox, J.(1998) La meta (The Goal) Ediciones Castillo, México.

Halpin, D. (1991) Conceptos Financieros y de Costos en la Industria de la Construcción. Editorial Noriega-LIMUSA, México. Primera Edición.

Hanglin, F. P.(1982) Qué es y para qué el Cash-Flow (Flujo de caja). Editorial INDEX, España.

PMI (2005) Aplicación de la Teoría de Restricciones en la Planificación y la Programación de Proyectos en el Perú, PMI Global Congress Latinoamérica 2005. Panamá.

PMI (2004) Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Tercera Edición, Project Management Institute.

Rodríguez Castillejo, W. (2008) Costos y Presupuestos Dinámicos vs Costos y Presupuestos Estáticos, Borrador de tesis doctoral.

Rodríguez Castillejo, W. (2007) Gerencia de Construcción. Editorial MACRO, Perú.

Rodríguez Castillejo, W. & Cáceres, D. V. (2008) Gerencia de Proyectos con MSProject 2007. Impresiones ISAGRAF, Perú, Mayo.Tomos 1 y 2.

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