Project Management Institute

Diferentes enfoques de capacitación en dirección de proyectos y su relación con los objetivos de negocio corporativos

Different approaches for project management training and their relation to corporate business objectives

Resumen

Para elegir programas de capacitación en dirección de proyectos, lo primero que se recomienda es definir claramente el objetivo final que realmente se está buscando. Lo último que queremos es que lo único que se obtenga, es que los participantes tengan un nuevo diploma para su pared y nuevos manuales o libros para sus estantes, pero que no logren ninguna aplicación práctica de lo que aprendieron, y por lo tanto, la empresa no logre ninguna mejora en sus proyectos.

El objetivo que toda corporación desea es mejorar los resultados de sus proyectos, por lo que normalmente se busca que su personal especializado mejore su nivel en dirección de proyectos. En aplicaciones reales, hemos confirmado que se tiene que analizar y plantear la mejora en los resultados en los proyectos, precisamente como un proyecto, y la capacitación del personal es algo fundamental, pero no suficiente.

El proyecto de mejora o para alcanzar la excelencia en dirección de proyectos, debería llevar como primer nivel de la EDT al menos los siguientes conceptos: Evaluación del nivel de madurez actual de la organización en dirección de proyectos (incluyendo el nivel de competencia de los especialistas); Desarrollo de metodología estandarizada en dirección de proyectos; Implantación y/o mejora de la Oficina de Dirección de Proyectos; Selección e implantación de software empresarial de dirección de proyectos; Capacitación o formación en dirección de proyectos (altos ejecutivos, gerentes de programa y proyectos, miembros del equipo, etc.); Desarrollo de proyectos piloto; Despliegue en toda la organización.

Introducción

En el entorno actual de los negocios, las prácticas modernas de dirección de proyectos y sus aplicaciones se vuelven cada día más importantes en las corporaciones de clase mundial, por lo que es también primordial el desarrollo profesional de las habilidades y conocimientos en el tema por parte de los diferentes especialistas.

La capacitación o formación en dirección de proyectos se ofrece cada día por más proveedores y de diversas formas, existiendo siempre el auto-estudio, asistir a instituciones que ofrecen diversos programas públicos, desarrollos específicos para algunas empresas, cursos en salones tradicionales, cursos vía Internet, etc.

Además, en el mercado se ofrecen cursos para preparación del examen de certificación como PMP, cursos sobre el PMBOK® del PMI®, talleres prácticos, cursos de introducción, avanzados, sobre uso de software y demás.

Ante esta gama cada vez más amplia de opciones, muchas veces las empresas y los individuos se encuentran ante la disyuntiva de una elección difícil. Algunas empresas han optado por alternativas que no les han retornado beneficios reales y sólo han significado un desperdicio de dinero, y sobre todo, de tiempo valiosísimo de su personal clave.

A continuación se presenta un resumen acerca de los diferentes enfoques de capacitación en administración de proyectos, los resultados que se han obtenido en diferentes empresas Latinoamericanas y una propuesta integral de capacitación y soporte en dirección de proyectos, mediante la cual se han obtenido excelentes resultados.

Diferentes Métodos de Aprendizaje

Auto-estudio

Cualquier individuo con interés en aprender algo, puede siempre optar por la investigación y el estudio. Afortunadamente, hoy en día gracias al increíble avance de las comunicaciones, existe una gran cantidad de información accesible para todos. Hay un gran número de autores que publican artículos, casos de estudio, libros, manuales y hasta productos en CD-ROM multimedia que nos brindan diferentes opciones para consultar y aprender sobre el tema.

Todo está muy bien, pero…, sí siempre existe algún “pero”, y en estos temas quizá más de un pero. Bueno, todos hemos tenido experiencias acerca del estudio, tanto personales como de personas cercanas; algunas de las desventajas o problemas que hemos oído son:

  • Es aburrido
  • Mis actividades no me lo permiten
  • No tengo tiempo libre para estudiar
  • Se necesita mucha auto-disciplina
  • Adquirí excelente material, pero desgraciadamente no he podido pasar del primer capítulo
  • Es complicado, no lo entiendo
  • Muy teórico y no le veo la aplicación práctica
  • Aunque lo aprenda nadie me lo reconocerá
  • No puedo intercambiar experiencias con compañeros, a menos que sigan un programa y ritmo similar al mío
  • Y muchas más …

Claro que no todo es negativo, también podemos enumerar algunas ventajas:

  • Es relativamente barato
  • Puedo llevarlo a mi propio ritmo
  • Lo realizo desde mi lugar de trabajo o casa
  • No dependo de nadie más
  • No tengo que lidiar con malos instructores o compañeros que me hacen perder el tiempo
  • ¿Algunas otras?

Ahora bien, desde el punto de vista corporativo, ¿es bueno este enfoque? Consideramos que siempre es positivo contar con colaboradores interesados en mejorar que se están preparando constantemente; nadie podría rechazar esta práctica en su personal, por el contrario, generalmente se alienta y se admira a las personas que tienen esta disciplina. Pero, de nuevo algún pero, por lo general admiramos a este tipo de personas precisamente porque no son muy comunes; además no encontramos con algunas otras desventajas desde el punto de vista de la empresa:

  • Tiene muchos conocimientos teóricos, pero no obtiene resultados en el mundo real
  • En el entorno de los proyectos, es necesario el trabajo en equipo, por lo que funcionaría si todo el equipo estudiara al mismo ritmo
  • Aun en el caso de que la mayor parte del equipo estudiara en forma similar, es muy difícil que se interprete lo asimilado de la misma manera, por lo que no se seguiría un estándar
  • Etcétera

Aprendizaje por Internet a su propio ritmo

Con la ayuda de la gran comunicación por Internet, diferentes proveedores ofrecen cursos interactivos en multimedia por la red que se pueden seguir a su propio ritmo. Esto sería una versión de auto-estudio con un producto más completo que nos permite lograr mejores resultados. Tiene características y resultados similares a lo expuesto en el inciso anterior de auto-estudio.

Aprendizaje en salones tradicionales

Claro está que los salones de clase tradicionales son el medio más utilizado para impartir capacitación en dirección de proyectos. En los últimos años se ha presentado un crecimiento sostenido en el número de cursos o seminarios que se ofrecen por diversos proveedores de capacitación en dirección de proyectos. Encontramos instituciones de educación superior y universidades que están ofreciendo postgrados e incluso maestrías en dirección de proyectos, empresas especializadas en capacitación sobre el tema, proveedores de software que complementan su producto con cursos de capacitación e incluso algunas empresas dedicadas a la consultoría o a la prestación de servicios relacionados con dirección de proyectos que también ofrecen algún tipo de curso.

El PMI®, con su programa de certificación de proveedores de educación (REP), regula a los proveedores que pueden ofrecer unidades de desarrollo profesional (PDU), y revisando las empresas certificadas en Latinoamérica encontramos los siguientes datos en cuanto a número de empresas por país:

  • Brasil, 21
  • México, 15
  • Trinidad y Tobago, 5
  • Argentina, 4
  • Venezuela, 4
  • Costa Rica, 3
  • Colombia, 3
  • Perú, 2
  • Chile, 1
  • Puerto Rico, 1
  • República Dominicana, 1

En cuanto al tipo de cursos tenemos seminarios para prepararse para el examen de certificación de PMP, cursos básicos o de introducción, talleres de uso de herramientas, talleres prácticos de aplicación en proyectos reales, cursos avanzados, en temas de dirección de portafolio, de programas o de proyectos, enfocados en habilidades técnicas o humanas, etcétera. En general la oferta va cubriendo las necesidades de la industria, aunque en algunos lugares hemos notado que sigue existiendo cierto rezago.

Ventajas de los salones tradicionales:

  • Se tiene interacción con un instructor experimentado
  • Intercambio de ideas y experiencias entre los participantes
  • Mejor uso del tiempo (mayor atención al curso)
  • Trabajo en grupo
  • Trabajo en equipo con proyectos reales
  • Revisión y solución de dudas y puntos de vista
  • Continuidad de los programas

Algunas desventajas o problemas que nos hemos encontrado:

  • Algunos instructores no están realmente capacitados paras ser instructores
  • Algunos cursos son muy teóricos
  • Es necesario abstraer los temas que me interesan y aterrizar lo aprendido para realmente aplicarlo en proyectos reales
  • Sólo un pequeño porcentaje de las clases me sirve
  • En la publicidad se veía muy interesante, pero al asistir resultó ser un fiasco
  • No puedo adaptarme a las fechas y los horarios en que se ofrece lo que me interesa
  • Los precios son elevados
  • El curso que busco no se ofrece en mi localidad, por lo que tendría que considerar gastos y tiempo de viaje para poder tomarlo

Salones virtuales a distancia por Internet

Con el avance de la tecnología, ahora podemos establecer clases virtuales a distancia por Internet. Estamos hablando de sesiones interactivas sincronizadas en tiempo real con un instructor que está en contacto con los participantes por audio y manejando láminas o cualquier programa de aplicación; los estudiantes pueden levantar la mano, hablar, tomar el puntero y hacer anotaciones en la pizarra, etcétera, todo desde la comodidad de su oficina o casa con el único requerimiento de contar con una conexión a Internet. Hace algún tiempo, se trató de manejar esto por medio de las videoconferencias, pero con las plataformas actuales, hacen ver esto verdaderamente obsoleto.

Se tienen prácticamente las mismas ventajas que los salones tradicionales, además de:

  • No es necesario desplazarse al lugar en el que se impartirá el curso
  • Pueden tomar las clases desde cualquier localidad
  • Los precios cada día son más accesibles
  • Se reducen costos de salón y facilidades como alimentos, estacionamiento y en ocasiones gatos de viaje
  • En las empresas pueden organizarse programas en donde participen paersosnas de diferentes localidades y/o países

Podemos también considerar las mismas desventajas de los salones tradicionales, además de:

  • Dependemos de la tecnología e infraestructura de comunicación por Internet
  • Se puede perder el contacto con algunos participantes
  • Es un poco más difícil la participación
  • Es común sufrir interrupciones de colaboradores en la oficina, o familiares en la casa, a menos de poder aislarse mientras se toma la sesión
  • Hay personas que no les agrada l no tener contacto con el instructor y otros participantes
  • Para el instructor en ocasiones es difícil medir el entendimiento o satisfacción de los participantes

Soluciones integrales corporativas en la red interna

Este tipo de soluciones vienen a ser una integración de cursos corporativos, manuales de procedimientos, guía de procesos, librería de lecciones aprendidas, centros de reposición de información, librería de plantillas, centros de colaboración, medio de integración de diferentes herramientas de software y medio de comunicación de la PMO. Son soluciones incorporadas en el servidor de las empresas o entidades que permiten a los usuarios obtener todos los recursos relacionados con la dirección de proyectos. Estas soluciones integrales, desde hace algún tiempo se iniciaron como desarrollos particulares de algunas corporaciones, pero hoy en día es posible obtenerlas de algunos proveedores que tienen en el mercado soluciones que se pueden personalizar de acuerdo con las características de cada organización.

En lo que respecta al aprendizaje, este tipo de soluciones pudieran tener todas las ventajas de la capacitación por la red a su propio ritmo, además de obtener una valiosa ayuda o guía para el desarrollo de los entregables de la dirección de proyectos al desarrollar sus proyectos reales.

Aprendizaje mediante simulaciones con ayuda de computadora

De la misma manera que un piloto o un astronauta realizan sesiones en simuladores de vuelo, en las que se les presentan condiciones especiales y extremas para que aprendan cómo reaccionar ante crisis y apliquen lo aprendido, gracias a simulaciones con ayuda de la computadora, se están ofreciendo talleres en los que los participantes aprenden a tomar decisiones ante situaciones críticas de sus proyectos, en ambientes de negocio “virtuales” realistas y seguros. Las consecuencias de sus acciones pueden observarse al momento. Es un método que permite una interacción emotiva y altamente efectiva de los participantes. Se están obteniendo buenos resultados y cada día vemos más proveedores que ofrecen este tipo de simulaciones.

Capacitación personalizada en la organización

Todos los enfoques o métodos anteriores, que normalmente se ofrecen por diferentes proveedores en cursos abiertos al público en general. Con esto, las personas que requieren la capacitación se tienen que adaptar a lo que ofrecen los proveedores.

Lo más adecuado para una corporación es que la capacitación se adapte a sus propios requerimientos, por lo que si logra reunir algún o algunos grupos de especialistas con necesidades comunes, lo más recomendable es que se diseñen programas con temarios personalizados, utilizando el medio más adecuado, y considerando las mejores fechas y horario para no interferir con la operación de la corporación. Hoy en día, muchas corporaciones están diseñando un camino o desarrollo de carrera en dirección de proyectos con currículo interno de capacitación, ya sea con instructores propios o con colaboración de empresas especializadas.

Competencia en Dirección de Proyectos

Hasta ahora nos hemos referido al aprendizaje o conocimiento de dirección de proyectos, pero en realidad lo que se busca es mejorar el nivel de competencia en dirección de proyectos. En la figura 1 se muestra una gráfica resumen de lo propuesto en el estándar del PMI® Project Manager Competency Development Framework.

Estándar del PMI® Project Manager Competency Development Framework

Figura 1 – Estándar del PMI® Project Manager Competency Development Framework

En el estándar podemos observar que la competencia de conocimiento en dirección de proyectos es fundamental, pero también son necesarias las competencias de desempeño en dirección de proyectos y de habilidades personales o humanas. Si logramos conjuntar estas tres competencias en nuestros especialistas, obtendremos en realidad una mejora significativa en el desempeño de nuestros proyectos.

Por lo anterior, es necesario que nuestra capacitación tome en cuenta estos aspectos para realmente obtener buenos resultados.

Proveedores de Capacitación e Instructores en Dirección de Proyectos

Ahora bien, que hay respecto a los proveedores de capacitación en dirección de proyectos; como siempre existen de todo tipo, proveedores profesionales con excelentes instructores, materiales de apoyo, instalaciones, con áreas de investigación y desarrollo que realmente apoyan y colaboran con las organizaciones para alcanzar la excelencia en dirección de proyectos. Pero también desgraciadamente encontramos improvisados que pretenden ofrecer capacitación de algo que ni siquiera conocen o dominan. Algunas personas piensan que por tener alguna experiencia en proyectos y haber asistido a algún curso, pueden cambiarle algo al material y pensar que ya son instructores en el tema. Tenemos algunos testimoniales que realmente dan pena y malestar por los engaños que algunos proveedores hacen.

Para poder ser un instructor profesional en dirección de proyectos, además de contar con una amplia experiencia en proyectos reales y contar con las credenciales y certificaciones (PMP®, postgrados, cursos, maestrías, doctorados, etc.), se debe contar con capacitación y habilidades en enseñanza para adultos. Recuerden que se está tratando con personas con diferentes niveles de experiencia y conocimiento en el tema, que en ocasiones tienen diferentes expectativas y que se debe lograr la transferencia de conocimientos propuesta en los objetivos de aprendizaje definidos en cada curso o seminario.

Además, el proveedor de capacitación en dirección de proyectos debe proporcionar el material didáctico complementario adecuado, en instalaciones que permitan tomar las sesiones confortablemente y con los servicios de apoyo necesarios (equipo de cómputo, cafetería, alimentos, acceso a teléfonos, Internet, etc.).

También es importante que la capacitación o formación no sólo esté dirigida a los profesionales de dirección de proyectos, que normalmente serán los gerentes de programas o proyectos; es importante considerar a los miembros del equipo, a los gerentes funcionales, y otros ejecutivos que participan en los proyectos; y claro, se debe diseñar cursos acordes con su nivel de participación y necesidades.

Propuesta Integral de Mejora en Dirección de Proyectos

Para toda corporación comprometida con la profesionalización de su dirección de proyectos, es fundamental que su inversión en capacitación en el tema dé resultados en mejoras tangibles de sus proyectos. Para lograr esto es necesario que los esfuerzos de capacitación no se manejen en forma aislada, sino que formen parte integral del proyecto de mejora en dirección de proyectos.

Cada organización tendrá características muy particulares que hacen imposible poder plantear una propuesta que satisfaga a todos, pero presentamos a continuación un modelo general que hemos usado como punto de partida para definir el específico de una empresa de tamaño medio con interés en mejorar en dirección de proyectos.

Alcance

En la figura 3 presentamos una WBS que resume las tareas que se proponen en el proyecto.

Ejemplo de WBS de proyecto de mejora en dirección de proyectos

Figura 2 – Ejemplo de WBS de proyecto de mejora en dirección de proyectos

Cronograma

En la figura 4 se presenta un cronograma preliminar del proyecto. Insistimos que es sólo un ejemplo que puede tomarse como modelo de referencia.

Cronograma del proyecto

Figura 3 –Cronograma del proyecto

Los recursos asignados, tanto de la organización que pretende la mejora, como del proveedor de consultoría y capacitación en dirección de proyectos, evidentemente variarán de acuerdo al tamaño, tipo de negocio, madurez, etc. de la propia organización.

Finalmente, es importante recordar que la mejora en dirección de proyectos, es en sí un cambio dentro de la organización; y en la mayoría de las ocasiones provoca también modificaciones en la cultura organizacional, por lo que es imprescindible considerar aspectos de gestión del cambio (change management).

Referencias

Project Management Institute. (2000) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (2000 ed.). Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Project Management Institute. (2003) Organizational Project Management Maturity Model (OPM3). Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Project Management Institute. (2002) Project Manager Competency Development Framework. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Kerzner, H. PhD. (2001) Strategic Planning for Project Management Using a Project Management Maturity Model. USA: John Wiley & Sons, Inc.

Kerzner, H. PhD. (2001) Advanced Project Management, Best Practices on Implementation (2nd ed.). USA: John Wiley & Sons, Inc.

International Institute for Learning, Inc. (2003) The Project Management Certificate Program. The Kerzner Approach® to Project Management Excellence. USA: International Institute for Learning, Inc.

International Institute for Learning México, S.A. de C.V. (2002) Taller de Administración de Proyectos. México: International Institute for Learning México, S.A. de C.V.

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© 2004, Ana Luz Montejano, PMP
Originally published as part of 2004 PMI Global Congress Proceedings – Buenos Aires, Argentina

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