Project Management Institute

Dilema de entrega

Esta es la manera de elegir el enfoque adecuado para cada proyecto

Haciendo el trabajo | DIRECCIÓN DE PROYECTOS EN ACCIÓN

Por John Farlik, PMI-ACP, PMP

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Los directores de proyecto entienden hoy que pueden obtener grandes beneficios al adaptar su enfoque de entrega a las necesidades de cada proyecto. Incluso los proyectos individuales pueden verse beneficiados con el uso de un enfoque híbrido entre ágil y en cascada. No obstante, definir el mejor enfoque puede ser difícil. A continuación encontrará preguntas que se pueden plantear a los interesados para determinar qué proyectos o aspectos de los proyectos necesitan cada tipo de enfoque.

¿Cuáles cree que serán los beneficios de este proyecto?
Hacer esta pregunta a los patrocinadores al principio permite enfocar la discusión en el valor de negocios y establecer el enfoque primario para usted y el equipo de proyecto. Sin embargo, esta pregunta probablemente genere más interrogantes. Considérelo una oportunidad para analizar el ritmo de entrega a los usuarios finales del proyecto, la participación diaria o semanal de los distintos interesados y la capacidad de hacer cambios al plan para facilitar la entrega de valor.

Por ejemplo, puede preguntar: “¿Prefiere tener elementos de trabajo que pueda revisar cada tres semanas o que le entreguemos la solución completa para que la revise al finalizar el proyecto?” En el caso de los procesos repetibles o reproducibles, los patrocinadores a menudo prefieren terminar los elementos con mayor eficiencia. Esto lo llevará por un camino de gestión del valor ganado. Por otra parte, saber que los patrocinadores están interesados en un proceso de iteraciones más experimental/empírico, lo llevará a analizar epics, historias, lanzamientos y funciones.

¿Prefiere entregar rápidamente el 75% de la solución al problema de negocios o esperar para asegurarse de tener una solución 100% lista?
Esta pregunta se utiliza como seguimiento de la pregunta anterior sobre los beneficios. Resulta práctico que los interesados entiendan el concepto de time-boxing. Si selecciona una solución híbrida, debe determinar y comprender qué elementos de la estructura de desglose del trabajo tendrán asignaciones de tiempo fijas dentro de la estructura ágil. Por ejemplo, la integración de gestión de datos empresariales de una nueva línea de negocios puede realizarse por separado al resto del proyecto de infraestructura de TI basado en un plan, y definir sprints de dos semanas para iterar los mejores tableros y la mejor información. Evidentemente esta pregunta no se aplica a algunas iniciativas, como los proyectos de construcción.

¿Cómo imagina que será la gestión de cambios en este proyecto?
Todos los proyectos tienen por objetivo entregar un cambio a la organización. Hable con las personas sobre los mecanismos que existen en las estructuras de proyecto híbrida/basada en un plan/ágil, y qué implicancias tienen esos mecanismos en su día a día. Si una ejecutiva indica que quiere una documentación detallada de todos los cambios para aprobarlos, pero a la vez desea que el equipo responda a los requisitos emergentes rápidamente y con escasa documentación, entonces su comprensión no es consistente. Ayúdela a entender quién, qué, por qué y cómo se implementan, siguen y evalúan los cambios en el proyecto, tanto en un entorno ágil como en un entorno en cascada.

¿Cuán cómodo se sentiría trabajando en un entorno ágil o en cascada?
Haga una encuesta entre el equipo de proyecto y los interesados clave respecto a su nivel de comodidad con los enfoques híbrido, ágil y en cascada. Es prácticamente imposible que todos se sientan totalmente cómodos con los cambios, pero parte del éxito de un enfoque de gestión de cambio implica identificar al inicio del proceso las áreas que pueden generar conflictos o confusiones. Si algunos interesados o miembros del equipo no desean en absoluto trabajar de cierta manera, aunque todos los demás estén a favor, es posible que deba superar obstáculos importantes durante la ejecución. Si el equipo no desea manejar ninguna parte del proyecto con un enfoque ágil o en cascada, la solución híbrida queda excluida.

Los directores de proyecto deben enfocar sus proyectos de la misma manera que un carpintero enfrenta un trabajo: hay numerosas herramientas, pero debe usar las herramientas adecuadas de la manera correcta y en el momento oportuno para que los resultados sean exitosos. Los directores de proyecto deben realizar un análisis de alto nivel para decidir si el proyecto, en forma total o parcial, requiere de un enfoque ágil, en cascada o híbrido. PM

img John Farlik, PMI-ACP, PMP, es Consultor Sénior en Dirección de Proyectos en Signature Consultants, Charlotte, Carolina del Norte, EUA.
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