Project Management Institute

Atención exclusiva

Las EPMO pueden extender su influencia al medir los beneficios operativos

Por Abid Mustafa

Siempre ha habido una gran división entre desarrollo y operaciones, en especial en lo referente al rol de la oficina de dirección de proyectos empresariales (EPMO). Normalmente, las EPMO han limitado su enfoque a iniciativas puntuales de desarrollo, mientras que las actividades repetibles de las operaciones han sido un límite que no cruzan.

Pero a medida que el uso de la tecnología digital desdibuja cada vez más los límites, operaciones ya no está fuera del alcance de las EPMO. Las herramientas digitales, como la automatización de procesos robóticos y big data, permiten la rápida entrega de proyectos. Y la afluencia de proyectos digitales significa que los resultados, como la adopción por parte de los usuarios de aplicaciones móviles o un aumento en las suscripciones de canales digitales, se acumulan durante mucho tiempo después de la entrega. Debe existir una entidad que supervise la materialización de beneficios y las EPMO son excepcionalmente adecuadas para hacerlo.

SIN PREJUICIO

Asignar a operaciones la tarea de elaborar informes sobre los beneficios de negocios no es una buena práctica, ya que existe una tendencia inherente a maquillar los informes para reflejar puntos de vista más favorables, especialmente cuando los ejecutivos de operaciones están al mando. Por ejemplo, si la supervisión de los beneficios de negocios se encargara a marketing, probablemente sus informes incluirían una visión positiva de la interacción de los clientes con los canales digitales, aunque hubiesen enfrentado problemas de soporte. La EPMO debe ser imparcial en su opinión, ya que, de no serlo, perjudicaría su credibilidad.

Contar con el apoyo de los ejecutivos senior permite a las EPMO cultivar el respeto de los otros departamentos. Por lo tanto, aventurarse en el trabajo operativo no es ni voto de confianza ni un gran desafío para el acta de constitución de la EPMO. El mayor beneficio para los ejecutivos senior es la elaboración de informes precisos sobre los beneficios de negocios, sin informarlos de manera inadecuada ni exagerarlos.

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ADOPTE EL CAMBIO

No obstante, las EPMO que se embarcan en un curso así requerirán un cambio de mentalidad. Deben superar su disgusto por las actividades operacionales y estar dispuestas a sumergirse en el mundo turbio de las actividades operativas y los problemas de datos. La adopción de este cambio permitirá a las EPMO desempeñar un rol preponderante en la supervisión de los beneficios de negocios posteriores a la entrega de los proyectos.

En primer lugar, las EPMO pueden garantizar que los propietarios de los proyectos sean responsables hasta que se obtengan los beneficios. Las EPMO, con el asesoramiento de los ejecutivos senior, también pueden ayudar a cambiar los procesos para que las recompensas no se distribuyan después de los entregables del proyecto, sino que solo dependan de los beneficios entregados.

Al ampliar su supervisión a operaciones, las EPMO pueden tener un cambio revolucionario en el éxito de los proyectos digitales, y en la forma en que tales iniciativas se idean y entregan en la organización. Estos pequeños cambios disuadirán a los propietarios de los proyectos de lanzar proyectos digitales sin prestar especial atención a la definición de beneficios medibles. Por la misma razón, los propietarios de los proyectos mantendrán el control de todos los proyectos hasta que se hayan materializado sus beneficios previstos. PM

img Abid Mustafa ha trabajado con oficinas de dirección de proyectos durante 11 años. Su libro In the Age of Turbulence: How to Make Executive PMOs Successful está disponible en tapa blanda y Kindle.
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