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La disrupción no va a desaparecer:Estos tres consejos ayudarán a los equipos ágiles a adaptarse mejor

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Por Jesse Fewell, CST, PMI-ACP, PMP, Editor Colaborador

Por mucho que anhelemos volver a la vida pre-pandémica, es ingenuo creer que la forma de trabajo anterior volverá alguna vez, incluso para los enfoques ágiles. Desde las punto-com hasta el declive de las tiendas físicas, los vehículos eléctricos y el aprendizaje virtual, la disrupción se repite década tras década, año tras año.

Con la incertidumbre como nueva certeza, los líderes de proyecto deben reconsiderar los enfoques ágiles. Estos tres consejos los ayudarán a adaptarse a un entorno de proyectos en constante cambio:

1. HAGA OBLIGATORIAS LAS CONTINGENCIAS

Si algo aprendimos de esta pandemia, es que los planes de seguridad son cruciales y deben reevaluarse continuamente. Una cosa es usar enfoques ágiles como un medio para adaptarse al cambio. Pero ahora, adaptar los planes será siempre una expectativa para cualquier director de proyecto, sin importar si utiliza enfoques ágiles formales.

Deberá articular muchas más opciones de contingencia que antes. ¿Y si nos desfinanciamos? ¿Y si nuestro patrocinador ejecutivo se va en medio del proyecto? ¿Y si el mercado de valores colapsa? ¿Y si las tensiones por la justicia social afectan a nuestros equipos? No se trata solo de documentar casos fatídicos en un registro de riesgos, sino de incorporar contingencias en su enfoque, como: que directores de PMO agreguen sprints de búfer a sus cronogramas; que propietarios de productos nombren a un suplente de decisiones en caso de emergencias; que scrum masters se asesoren sobre diversidad con RR. HH. antes de que el trabajo en equipo se deteriore silenciosamente. Un líder de proyecto que tiene un respaldo para el respaldo no se atemoriza fácilmente ante el cambio.

2. CONVIERTA LAS ENTREGAS INCREMENTALES EN EXPECTATIVA

El beneficio clave de la entrega ágil —crear un subconjunto estratégico del alcance, generar impulso y obtener comentarios de los interesados para informar la próxima entrega— siempre ha ayudado a evitar el riesgo de los cambios de opinión del cliente o los problemas de entrega al principio del cronograma. Pero después de la pandemia, aporta otra ventaja: ofrecer un ROI mínimo antes de que todo salga mal.

Si está trabajando en un panel de análisis de clientes nuevos para ejecutivos de ventas, tal vez su acta requiera informes y datos elaborados. Al dividir el proyecto en una serie de capacidades incrementales, puede entregar algo antes, en caso de que los líderes deban cambiar la estrategia.

Imagine que recibo este mensaje: “Hola Jesse. Debemos reasignar el personal de su proyecto a una iniciativa de marketing urgente. Sin embargo, nos impresionaron tanto los análisis de su prototipo que nos gustaría que dirija una iniciativa nueva”. De pronto, la entrega incremental se eleva de un enfoque de riesgos del proyecto a una capacidad organizacional estratégica, lo que a la vez, hace que usted y su equipo sean más valiosos.

3. CONVIERTA LA EMPATÍA EN UNA RESPONSABILIDAD CENTRAL

Durante un confinamiento, una líder de la PMO me contó que la criticaron cuando su hijo pequeño apareció de pronto en una videoconferencia. Una compañera se unió a la crítica diciendo: “No es profesional que los niños interrumpan nuestras reuniones”.

No hace falta decir que eso dejó una marca, y ahora ese daño en la relación afectará su productividad, alineación y trabajo en equipo. ¿Y si esa compañera hubiera respondido en cambio con la frase simple y común: “No se preocupe. Entiendo. Estamos todos juntos en esto"?

La empatia es una potente habilidad que, según se ha demostrado, mejora los resultados organizacionales. Consiste en pedirle a los colegas que acepten la idea de que cada miembro del equipo sufre interrupciones en algún grado. Eso es especialmente necesario en equipos ágiles, donde cada día es una oportunidad de ser amables y flexibles entre sí. Eso podría bastar para superar el día, para reenfocarme mentalmente en los deberes y tareas con la energía de la confianza y la lealtad, en lugar de la vacilación de la culpa y la vergüenza.

Se cosecha lo que se siembra. Un líder de proyecto que invierte en capacitación sobre empatía y formaliza acuerdos de trabajo comprensivos forma un equipo capaz de manejar mejor la incertidumbre actual.

Adoptar estos principios ya no es un lujo para los equipos ágiles. En la economía de proyectos pos-COVID, aplicar estas habilidades ayudará a los líderes y sus equipos a mantener la resiliencia ante la incertidumbre. PM

img Jesse Fewell, CST, PMI-ACP, PMP, formó parte del equipo de desarrollo de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®), Séptima Edición, y es autor del libro Untapped Agility de 2020. Para comunicarse con él, escriba a [email protected].
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