INVITACIÓN SELECTIVA
“Lo primero y lo más importante que hicimos fue reducir el número de reuniones a las que el personal debe asistir. Esto ayudó a asegurar que los asistentes a las reuniones fueran los asistentes correctos y que, por lo tanto, permanecieran atentos al contenido de la reunión. Al igual que muchas organizaciones, pedimos que todos apaguen sus cámaras al inicio de cada reunión de videoconferencia. Al mismo tiempo reconocemos lo extenuante que puede ser una videoconferencia, por lo que también decimos a nuestro personal que pueden apagar sus cámaras después del inicio de la videoconferencia y activarlas nuevamente cuando hablen o cuándo se les haga una pregunta”.
—Ben Caulfield, CEO, Eedi, Londres
PRECISAR EL ENFOQUE
“Mi principal consejo es planificar la agenda por adelantado, de forma que la reunión sea más atractiva y pertinente para todos los asistentes. Durante las reuniones, encuentro que es mejor dirigir preguntas específicas a individuos en particular en lugar de hacer preguntas generales a todos los asistentes. También aliento a todos a que activen sus cámaras y se mantengan atentos utilizando la función de chat.”
—Mark Enzer, Director y Jefe del National Digital Twin Programme del Centre for Digital Built Britain, Cambridge, Inglaterra
Reuniones con micrófono abierto
La subcontratación puede ofrecer ventajas competitivas, y dolores de cabeza. Estos son los problemas más comunes que se experimentan con la ayuda externa —y cómo las organizaciones de todo el mundo los solucionan.
Fuente: Barco ClickShare, 2020
CONVERSACIONES DELIBERADAS
“Evito invitar a demasiadas personas a una reunión en particular. Me aseguro de que los temas sigan siendo pertinentes para las personas presentes y así mantener su nivel de atención. Además comparto tantas imágenes como sea posible. También organizo reuniones con personas que hablan diferentes idiomas y debido a que sé que algunas de ellas pudieran no comprender el idioma principal de cada proyecto muy bien, hablo lentamente para darles tiempo para traducir y así me aseguro de que todos sigan la conversación”.
—Jerome Huet, PMP, Director de Proyecto, Sandvik Rock Processing Plant Solutions, París
TOMAR TURNOS
“Para mantener la atención, me aseguro de que cada persona tenga un turno para hablar. Solicito su opinión o hago preguntas a los participantes sobre los temas en discusión y los aliento a presentar sus ideas y sus preguntas en la ventana del chat. También me aseguro de que cada participante active su cámara, lo que, entre otras cosas, reduce la posibilidad de que realicen varias tareas simultáneamente, una situación habitual en reuniones que son solo de audio”.
—Kris Sprague, PMP, PgMP, PfMP, Jefe de Planificación y Programación de Proyectos Críticos, Regeneron Pharmaceuticals, Tarrytown, Nueva York, EUA
SENTIRSE SEGURO
“Utilizo el principio de las retrospectivas ágiles para asegurarme de que ningún individuo domine la conversación. Quiero que las personas se sientan cómodas al activar sus cámaras y el audio, por lo que explico que no es problema si alguno de sus hijos aparece en la pantalla o si no están vestidos con ropa de trabajo. Creo espacio para que los miembros del equipo contribuyan interrumpiendo las reuniones para alentarlos a hablar, ya sea en un foro abierto o en formato libre. Les recuerdo que trabajamos con otras personas; que no estamos hablando con computadoras. Por último, resulta útil establecer acuerdos de trabajo para reuniones remotas que, por ejemplo, definen la cantidad de tiempo que pasarán en reuniones, con el objetivo de reducir la carga comunicacional”.
—Rahul Sudame, PMI-ACP, PMP, Socio Senior de Ingeniería, Persistent Systems, Pune, India
APRENDICES VISUALES
“Durante las reuniones, asigno bloques de tiempo y uso salas anexas cada vez que sea posible o necesario, con solo cinco o seis personas por sala. Y hago mi mejor esfuerzo para visualizar, visualizar, visualizar: invito a otros participantes a crear contenido y resúmenes para mis reuniones de videoconferencia que podamos presentar utilizando pizarras digitales”.
—Michal Raczka, PMI-ACP, PMP, Director de TI, mBank S.A., Varsonia, Polonia
CLARO Y DIRECTO
“Le doy la bienvenida a cada participante de la llamada y uso rompehielos, como contar un chiste o una historia corta. Ayuda a atraer a las personas a la discusión desde el principio. Para mantener la atención, invito a los participantes silenciosos, llamándolos por su nombre, a expresar sus opiniones”.
—Rathidevi Vijayaraghavan, PMP, Director de Proyecto Senior, Emeritus, Mumbai, India
