Project Management Institute

Los bots se abren camino

Automatizar las tareas cotidianas puede dejar más tiempo libre para interactuar con el equipo

Por Priya Patra

Mi nuevo mejor amigo en la dirección de proyectos es un robot. Desde que comencé a usar programas de software el año pasado para automatizar el trabajo repetitivo, tengo más tiempo para dedicarme al análisis, a los pronósticos y al establecimiento de relaciones —todos aspectos que los seres humanos hacemos mejor.

Antes de los bots, comenzaba el día coordinando reuniones, haciendo seguimiento al estado de todas las tareas del equipo y reuniendo datos para generar informes de estado para los interesados de los distintos proyectos. Mi semana terminaba con seguimientos y aprobaciones de hojas de registro de tiempo, llenando planillas con las horas dedicadas al proyecto para predecir costos e ingresos, y haciendo seguimiento a la salud financiera del proyecto.

A medida que el equipo crecía y se dispersaba por el mundo, estas tareas se volvían más difíciles. Pasar más del 50% del tiempo coordinando y reuniendo datos me deja menos tiempo para tomar las mejores decisiones para el proyecto. Los programas de software me han ayudado a automatizar las siguientes tareas:

Control de tiempo: El bot que desarrollamos con UiPath Software hace seguimiento de las entradas de planificación de entregas e iteraciones, genera un gráfico burndown y envía un correo electrónico a todos los interesados sobre el avance de cada tarea. Incluso evalúa qué equipo tiene un mayor nivel de cumplimiento y publica una tabla de clasificación semanal, lo que constituye un incentivo para que los equipos cumplan con las entradas de las hojas de registro de tiempo.

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Creación de un backlog de producto: El bot reconoce la categoría de un ticket (si es un error de producción o una solicitud de cambio) y genera problemas o historias en el backlog del producto. Lo anterior implica que pasamos menos tiempo creando un backlog de producto predefinido, porque el bot lo prepara antes de las sesiones de refinamiento.

Coordinación de reuniones standup: Podemos reunir automáticamente a los miembros del equipo en un chat compartido en cualquier momento del día. El equipo entrega actualizaciones y el bot hace seguimiento de las tareas asignadas a cada miembro del equipo, destacando cualquier impedimento.

Análisis de causa raíz: El bot recoge datos, crea un análisis Pareto de los defectos en cada etapa del ciclo de vida del desarrollo del software y envía un informe. Todo lo que debemos hacer es hablar sobre las medidas preventivas y correctivas. Sin los bots, este trabajo preparatorio tomaría cerca de dos días.

Control de cumplimiento: El bot de auditoría de cumplimiento permite identificar los elementos abiertos, envía correos electrónicos de seguimiento y documenta el estado. Controla el avance en función del plan del proyecto o la lista de verificación de auditoría, y automatiza los informes, las plantillas y las presentaciones del comité de auditoría.

Gracias a los bots, interactúo más con mis equipos y los interesados, y puedo comprender mejor sus inquietudes y actuar según su retroalimentación. Sé que algunos podrían considerar los programas de software como una amenaza para sus carreras, pero usar bots para realizar mis tareas repetitivas solo me ha dado un mayor valor. Tener más tiempo para planificar y realizar pronósticos permite mejorar los resultados de los proyectos. Si mis proyectos tienen éxito y los interesados están contentos, no veo manera de que pierda mi trabajo. PM

img Priya Patra, PMP, es colaboradora habitual de ProjectManagement.com, Directora de Programa en el sector de TI y vive en Mumbai, India.
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