Project Management Institute

Mejor en su clase

Una PMO de un distrito escolar mide el éxito del proyecto de un estudiante a la vez.

Finalista de la PMO del Año 2018

POR SARAH FISTER GALE

RETRATOS DE RON WIRZER

img

Desde la izquierda, Briela Copeland, CAPM, Carla Santorno y Ryan Howland, PMP

img

El sistema de escuelas públicas de Tacoma, Washington, EUA, necesitaba transformar su entorno de aprendizaje. Las metas del tercer distrito más grande del estado eran altas: aumentar los índices de graduación, invertir en una transformación de TI, agregar un programa de verano sólido para proporcionar un lugar seguro para los niños y desarrollar nuevas formas de asegurar el bienestar emocional de más de 30.000 estudiantes durante todo el año.

Las iniciativas de cambio de Tacoma Public Schools comenzaron en 2013 cuando los votantes aprobaron un tributo para financiar proyectos tecnológicos en el sistema escolar. Pero el distrito sabía que necesitaba ayuda para garantizar que todas las iniciativas en el horizonte entregaran los beneficios previstos. Para ello, el distrito creó una oficina de dirección de proyectos empresariales (EPMO). El establecimiento de procesos de gobernanza formal y una visión más estratégica han ayudado al sistema escolar a terminar con éxito docenas de proyectos y a dar una nueva forma al futuro del distrito.

“Nuestros profesores, y todo el personal del sistema, trabajan muchísimo, pero no siempre trabajan de manera inteligente. Y la dirección de proyectos realmente nos ha ayudado a trabajar de manera inteligente”, dice Carla Santorno, Superintendente de Tacoma Public Schools.

img

—Carla Santorno, Tacoma Public Schools

En los cinco años transcurridos desde su lanzamiento, la EPMO ha ayudado a convertir a interesados públicos escépticos y a generar confianza entre los contribuyentes de que las iniciativas generarán un retorno de la inversión a largo plazo. Contar con el respaldo de Santorno y otros líderes del distrito desde el comienzo le dieron a la EPMO tanto la resiliencia para resistir el rechazo temprano como la autoridad para implementar cambios en la forma en que se planificaban y entregaban los proyectos del distrito, afirma Briela Copeland, CAPM, Directora de Proyecto de Tacoma Public Schools. “En realidad nadie sabía lo que era la dirección de proyectos y la consideraban como una duplicación del trabajo”, sostiene.

PERFIL DE LA PMO

Establecida: 2013

Tamaño: Siete empleados a tiempo completo

Presupuesto anual: US$700.000

Valor promedio de los proyectos: US$200.000

Con el tiempo, la EPMO ha demostrado su valor al entregar constantemente proyectos a tiempo y dentro del presupuesto con resultados medibles. El equipo de la EPMO interactúa diariamente con administradores, directores y supervisores, y proporciona informes periódicos al consejo de educación sobre el estado y progreso de los proyectos principales. Ahora, la comunidad y los líderes del distrito lo ven como un impulsor esencial del valor.

“La EPMO ha permitido que el distrito considere todas sus iniciativas de manera integral y se asegure de que todo aquello en lo que escojamos utilizar tiempo y recursos sea lo mejor para nuestros estudiantes y la comunidad”, señala Copeland.

img

—Briela Copeland, CAPM, Tacoma Public Schools, Tacoma, Washington, EUA

ÉXITO GRADUADO

El impacto de la EPMO en los resultados del proyecto ha sido innegable. Las tasas de finalización de los proyectos se ha disparado de 10% en 2013 a 90% en 2017. Este salto ilustra el valor de usar un marco estandarizado pero flexible para implementar el cambio en todo el distrito, dice Ryan Howland, PMP, Director de Proyecto de Tacoma Public Schools. Con una visión estratégica que abarca todos los aspectos de las necesidades educativas, la EPMO tiene cuidado de adaptar los enfoques de entrega para que se ajusten a cada proyecto, o incluso a los componentes de un proyecto, señala Howland.

“Dependiendo del proyecto, uso facetas de enfoques ágiles, como reuniones tipo Scrum, en las que simplemente verificamos continuamente el estado de avance de las tareas durante reuniones frecuentes de 15 minutos. Este enfoque nos ayuda a responder al cambio e identificar posibles bloqueos y resoluciones más rápido”, sostiene. “El uso de un enfoque ágil y un enfoque en cascada en un proyecto consiste realmente en encontrar la opción que se adapte mejor a sus necesidades, de acuerdo con muchos factores, como la complejidad del proyecto y el compromiso de los interesados”.

Tener una mentalidad ágil ayuda al distrito escolar a adaptarse al cambio y le permite trabajar de manera más eficiente con proveedores externos en proyectos pequeños y grandes. Por ejemplo, la EPMO se asoció con Microsoft en un proyecto piloto para mejorar e implementar un sistema de software que permitirá a los estudiantes realizar ‘auto-check-ins’ sociales y emocionales, realizar autorreflexiones, establecer metas y realizar un seguimiento de su progreso desde kindergarten hasta grado 12 a través de un tablero personal en línea.

“El crecimiento socioemocional es algo que es realmente difícil de comprender para nuestros estudiantes y veo que lo están haciendo. Con esta herramienta, podrán repasar su hoja de ruta y ver los diferentes desafíos que han tenido, lo que han superado y lo duro que han estado trabajando”, señala Copeland.

Un proceso formal de dirección de proyectos es clave para el éxito de este objetivo y otros proyectos del distrito, agrega. “La dirección de proyectos nos ha proporcionado el marco, las herramientas y las plantillas, que pueden servir como hojas de ruta que podrían ayudar a otros distritos a recrear lo que hemos construido aquí”.

El sólido marco de la EPMO también ha ayudado a la organización a responder a las crisis que tienen el potencial de erosionar la confianza pública. Por ejemplo, cuando se descubrieron niveles inseguros de plomo en el suministro de agua del distrito, la EPMO ayudó a organizar un centro de comando de emergencia que permitió al distrito resolver el problema en dos semanas. El equipo del proyecto desarrolló un mapa codificado por colores de los aproximadamente 70 sitios afectados en el distrito. El mapa, que se compartió con el público, identificó qué grifos era seguro usar y cuáles no. El enfoque de la EPMO tuvo un impacto en todo el estado, dice Copeland.

“Cuando otros distritos comenzaron a tener los mismos problemas, se comunicaron con nosotros porque consideraron modelo nuestra forma de manejar una crisis de agua y el cronograma en el que completamos el trabajo”, agrega.

Libreta de notas

La oficina de dirección de proyectos empresariales (EPMO) en Tacoma Public Schools ha supervisado docenas de proyectos exitosos en todo el distrito desde que se lanzó en 2013. Solo en los primeros tres años, la EPMO supervisó la implementación de programas de verano en todo el distrito con un presupuesto total de US$5,3 millones. Los siguientes son otros puntos destacados de proyectos de cada año:

img
  • Creó tarjetas de bibliotecas públicas de Tacoma para todos los estudiantes de enseñanza básica.
  • Proporcionó un programa de diferenciación de desarrollo profesional combinado para profesores.
  • Implementó portafolios electrónicos en línea basados en los estudiantes.
  • Implementó tarjetas de identificación del bus para estudiantes de enseñanza básica.
  • Instaló quioscos informáticos para los padres y los miembros de la comunidad en todas las escuelas.
img
  • Creó tarjetas de bibliotecas públicas de Tacoma para todos los estudiantes de enseñanza secundaria.
  • Reemplazó el sistema de despacho de profesores sustitutos.
  • Creó y entregó herramientas y procesos de aprendizaje basados en proyectos y juegos.
  • Completó la primera fase de un proyecto para reemplazar el sistema de nómina, y el sistema de horario y asistencia de 200 administradores.
  • Lanzó proyectos piloto de tecnología en tres escuelas, que incluían la implementación de tabletas para apoyar el aprendizaje diferenciado, impresoras 3D y sistemas de panel plano.
img
  • Hizo una introducción a la capacitación en dirección de proyectos al personal como parte del programa de desarrollo profesional.
  • Lanzó un programa de extensión académica; un enfoque innovador para la disciplina alternativa para estudiantes que se deben esforzar para permanecer en la escuela.
  • Creó un modelo de gobernanza para las adiciones o los cambios propuestos al programa.
  • Completó la segunda fase de un proyecto para reemplazar el sistema de nómina, y el sistema de horario y asistencia de 3.500 profesores.
img
  • Estableció la primera clínica de salud escolar con un gran proveedor de salud comunitaria en el estado de Washington, EUA, en una secundaria con un alto nivel de pobreza.
  • Digitalizó formularios y procesos de matrícula para hacer el proceso más fácil y más transparente para los padres.
  • Inició la primera clase de dirección de proyectos de enseñanza media utilizando el programa de estudios de la Fundación Educacional de PMI.

CURVA DE APRENDIZAJE

La EPMO ha convencido a los interesados en todos los niveles y ha incorporado la dirección de proyectos a la estructura de la organización. Los miembros del equipo de la EPMO educan a otros en el distrito a través de coaching y mentoría en una empresa altamente matricial para crear un lenguaje compartido, señala Howland. Otra clave para desarrollar la aceptación ha sido fomentar una mayor colaboración, donde los jefes de departamento se sienten confiados trabajando juntos para implementar proyectos de gran envergadura. “Lo hacemos al derribar los silos, entender el impacto en los departamentos y permitir las conversaciones más difíciles que deben tener lugar para implementar el cambio”, afirma Howland.

img

—Ryan Howland, PMP, Tacoma Public Schools

Ahora los miembros del personal dicen que esperan con interés trabajar con la EPMO y buscan a los miembros del equipo de la EPMO cuando piensan en nuevos proyectos. Howland señala que los administradores, profesores y otros miembros del personal elogian regularmente a los directores de proyecto por ayudarlos con la planificación y la gestión de riesgos. La influencia constante de los profesionales de proyecto ha ayudado a todo el distrito escolar a mejorar, acelerar la toma de decisiones y aumentar la confianza.

“Se trata de aportar responsabilidad, transparencia y ejecución”, sostiene Howland. “Ayudamos a todos los involucrados a reflexionar sobre todos los aspectos de un proyecto y cómo gestionarlo de manera integral”.

Para mantener la participación desde el nivel más alto hasta el más bajo, la EPMO destaca las oportunidades de capacitación en toda la empresa. Los administradores pueden asistir a un curso de capacitación de 40 horas, y a otros miembros del personal, incluidos profesores y profesionales administrativos, se les ofrece un curso de capacitación de 16 horas. Las sesiones establecen una comprensión básica de la gobernanza de los proyectos y ayudan a las personas a aprender cómo las habilidades de dirección de proyectos pueden aplicarse a sus tareas diarias, señala Copeland.

“Ha prendido como el fuego”, dice Santorno. “Tenemos listas de espera de personas que desean asistir a la capacitación en dirección de proyectos, porque quieren entenderla lo suficientemente bien para poder ser parte de ella”.

Incluso los estudiantes tienen la oportunidad de aprender acerca de dirección de proyectos. El distrito creó un programa para estudiantes de enseñanza media en clases avanzadas de educación profesional y técnica que utiliza el programa de estudio de la Fundación Educativa de PMI “para que posean habilidades de dirección de proyectos cuando terminen el programa”, agrega Copeland.

ASPECTOS DIDÁCTICOS

Con siete miembros del personal a tiempo completo, la EPMO ha podido enseñar una importante lección de que un marco sólido de dirección de proyectos aporta valor a la organización y la comunidad. El establecimiento de un modelo de gobernanza influyente garantiza que los proyectos financiados por los contribuyentes estén alineados con los objetivos estratégicos del sistema escolar.

La medida más asombrosa de éxito: los índices de graduación han aumentado de 55% en 2010 a 86% en 2016, lo que supera el promedio del estado. Tacoma Public Schools ha adquirido una reputación de excelencia en los proyectos, y líderes de distritos escolares de todo el país quieren copiar el enfoque disciplinado de la EPMO.

“Nuestro objetivo ahora es ayudar a proporcionar un marco sólido y una metodología comprobada para que otros departamentos y líderes del distrito los utilicen en sus departamentos para crear programas eficaces para nuestros estudiantes”, señala Copeland. “Así es como podemos ofrecer un beneficio continuo a nuestro distrito y continuar brindando más y mejores prácticas de dirección de proyectos a nuestro trabajo diario de operaciones dentro de nuestro distrito”. PM

¡Luces, cámara, acción!

Revise los videos tras bambalinas del ganador y los finalistas del premio de la PMO del Año en el canal de PMI en YouTube.

Llamado a nominaciones de premios

Reconocimiento a la excelencia de PMO en 2019. Visite PMI.org/Awards.

This material has been reproduced with the permission of the copyright owner. Unauthorized reproduction of this material is strictly prohibited. For permission to reproduce this material, please contact PMI.

Advertisement

Advertisement

Related Content

  • Project Management Journal

    The Role and Characteristics of Hybrid Approaches to Project Management in the Development of Technology-Based Products and Services member content locked

    By Copola Azenha, Flávio | Aparecida Reis, Diane | Leme Fleury, André The objective of this research is to analyze how organizations that develop technology-based products and services apply hybrid approaches to project management, their characteristics, advantages,…

  • Project Management Journal

    Teams and Project Performance member content locked

    By Dasí, Àngels | Pedersen, Torben | Barakat, Lívia Lopes | Alves, Tiago Rangel This article analyzes the relationships between project performance and the team’s ability, motivation, and opportunity (AMO)

  • Project Management Journal

    Plagiarism in Project Studies member content locked

    By Geraldi, Joana Plagiarism is condemned yet remains a frequently occurring form of academic misconduct. This editorial informs project scholars about plagiarism and Project Management Journal’s (PMJ®) approach to it.

  • Project Management Journal

    Public Engagement Events and the Management of External Stakeholders member content locked

    By Chow, Vivien | Leiringer, Roine In this article, we explore the ways in which material artifacts are used in formal public engagement proceedings on urban development projects in Hong Kong.

  • Project Management Journal

    The Missing Link in Project Governance member content locked

    By Ferrer, Paulo Sergio Scoleze | Araújo Galvão, Graziela Darla | Monteiro de Carvalho, Marly This study aims to understand how the information about corporate governance precepts permeates the organization within the project environment and influences decision making.

Advertisement