Project Management Institute

Sin fronteras

Cuando los proyectos se extienden por el mundo, esta es la forma de mantener a todos los participantes conectados

Haciendo el trabajo | DIRECCIÓN DE PROYECTOS EN ACCIÓN

Por Yasmina Khelifi, PMP

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ISTOCKPHOTO

A medida que aumentan los proyectos de alcance y escala mundial, es más frecuente que los profesionales de proyecto trabajen con interesados de todo el mundo, para lo cual deben considerar las zonas horarias, las tecnologías, los idiomas y otros desafíos propios de cada lugar. ¿Cómo pueden trabajar en forma más eficaz los directores de proyecto en este entorno diverso y complejo? A continuación, cuatro consejos para mejorar la eficiencia de los proyectos internacionales.

CONOZCA LAS LIMITACIONES DEL TRABAJO REMOTO

Comprender desde el principio las limitaciones que enfrentan los equipos remotos le permite adaptar sus solicitudes y anticipar problemas. El mejor método es una visita: mientras se encuentra en el lugar, puede participar en la reunión del equipo remoto con la oficina de su propio país para vivir la experiencia desde la perspectiva de ellos. Ponerse en sus zapatos le dará información sobre lo que se debe mejorar.

Si no es posible realizar una visita, use videoconferencia o video de mensajería instantánea (después de verificar que sea aceptable) para poder aprender más sobre el entorno en el que trabajan los miembros del equipo remoto. ¿Es ajetreado? ¿Las personas parecen llevarse bien? ¿Los miembros del equipo entran y salen de la sala de reuniones sin avisar? Esta información es invaluable para comprender lo que puede influir en su productividad y capacidad de respuesta.

Además, haga preguntas a esos interesados (o a cualquier colega que viaje para allá) que le permitan identificar problemas tangibles en el espacio de trabajo. Por ejemplo, ¿hay limitaciones de tecnología? La velocidad y confiabilidad de la conexión a Internet puede variar de un país a otro, por lo que no debe suponer que todas las ubicaciones tienen servicios y equipos universales.

COMUNÍQUESE PARA GENERAR CONFIANZA

Acordar formatos e idiomas de comunicación es un requisito fundamental para garantizar un flujo de información eficaz y sin interrupciones a través de las fronteras.

En los equipos internacionales, a menudo la comunicación tiene lugar en inglés o en una forma simplificada denominada “inglés internacional”, aunque esto puede ser un obstáculo dependiendo del dominio que tengan los miembros del proyecto. Sea hablante nativo de inglés o no, articular y hablar lento ayuda a transmitir un mensaje más claro y disminuir el impacto de los acentos. Además, elimine la jerga regional y cree un glosario compartido con las abreviaturas y términos comunes del proyecto, para que todos los miembros del equipo puedan consultarlo si lo necesitan.

Recuerde que las expresiones y metáforas posiblemente no se traduzcan de una cultura a otra y podrían afectar el sentido de su mensaje. Asimismo, aunque el humor puede aliviar el estrés o los conflictos, sería contraproducente si no se entiende o aprecia de manera universal. Un consejo: si es el único que se ríe, deje de hacer bromas.

Finalmente, las reuniones en persona ofrecen la manera más clara de comunicarse. No obstante, si debido a falta de tiempo o recursos debe enviar mensajes colectivos, como un correo electrónico o una presentación para todo el equipo, confirme más tarde que todos lo comprendieron. Quizás necesite realizar de nuevo la presentación a un grupo más pequeño, en el que los colegas del equipo remoto se sientan más cómodos haciendo preguntas. La práctica hace la perfección.

REFUERCE LA NECESIDAD DE COLABORAR

Las herramientas de colaboración son excelentes, porque permiten centralizar la información, alinear a todos los involucrados y fortalecer la comprensión compartida del proyecto. Antes de implementar cualquier herramienta, asegúrese de que esta cumpla con las normas locales y con la cultura corporativa. Si es necesario realizar una capacitación sobre la herramienta, solicítelo al equipo de recursos humanos.

Más allá de las herramientas, la colaboración también implica destacar el valor y las fortalezas de cada miembro de equipo en el proyecto internacional y su contribución única al éxito del proyecto. Celebrar los cumpleaños u otros acontecimientos importantes es otra forma de reforzar una relación de confianza.

ESTUDIE LA CULTURA

La cultura puede ser un obstáculo, pero no deje que perjudique la relación con el equipo y tampoco la utilice como chivo expiatorio de otros problemas. Si comienza a trabajar con otro país, tiene numerosas opciones para adquirir conocimientos:

  • Aprenda algunas palabras en el idioma nativo.
  • Converse con colegas que ya hayan trabajado con ese país. Comuníquese con el Capítulo de PMI local u otra comunidad de profesionales para conocer a personas que hayan trabajado en el país. Su información puede suavizar la transición.
  • Busque capacitación intercultural. Esto podría darle claves para decodificar los comportamientos de las otras personas, e incluso evitar errores o pasos en falso de su parte. Este tipo de capacitación le ayuda a descubrir las áreas que puede mejorar.
  • Investigue. Averigüe los feriados locales para no planificar hitos importantes durante un festival religioso o una celebración nacional.

A la larga verá los beneficios del aprendizaje continuo y de los ajustes, además de mantener la mente abierta y de perseverar, cuando trabaje con equipos internacionales. De hecho, superar los obstáculos y entregar proyectos internacionales puede ser una fuente de enriquecimiento personal y orgullo a lo largo de su carrera. PM

img Yasmina Khelifi, PMP, es Directora de Proyecto Senior en Orange, en París, Francia.
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