Prólogo
En un mundo globalizado donde la competencia y la productividad se vuelven un factor clave, se requiere de un plan de carrera profesional individual que cubra todas las necesidades de los involucrados en proyectos y que desarrolle sus habilidades en beneficio de su organización; teniendo accesible el conocimiento a través de diversos mecanismos que se adapten a su entorno, horarios y cultura.
En este documento, expongo las diferentes soluciones de Desarrollo Profesional en Administración de proyectos existentes para la adquisición del conocimiento, comenzando desde los conceptos básicos de entrenamiento, elementos síncronos y asíncronos hasta la explicación de las soluciones vanguardistas de formación.
Introducción
La nueva era digital y la constante evolución en los medios de comunicación generan una revolución en las formas en que el Administrador de Proyectos debe adaptarse a las nuevas situaciones, contar con la información y el conocimiento para responder a los retos de su labor cotidiana.
En este contexto, es necesario identificar tanto fortalezas como debilidades para desarrollar las habilidades y capacidades que requerimos como individuos para desarrollar nuestros proyectos exitosamente.
En ocasiones, el desarrollo profesional queda en un segundo plano por la carga de trabajo y las pendientes diarias, lo cual nos lleva a generar un ciclo dañino en el que decidimos vivir en el estrés constante, con la presión y la angustia de entrega de resultados, que vemos frustrados y que no son satisfactorios, sin dar espacio a resolver de raíz la situación: la falta de conocimiento de técnicas, herramientas, métodos y tecnología que mejoren nuestras habilidades como Administradores de Proyectos; por lo que debemos conocer cuáles son las diversas formas en las que podemos obtener dicho conocimiento para seleccionar las opciones que se adapten a nuestros tiempos y a nuestro estilo de aprendizaje.
Conceptos básicos
El principio del Desarrollo Profesional
El término “entrenamiento” se refiere a la adquisición de conocimientos, habilidades, y capacidades como resultado de la enseñanza de prácticas y temas relacionados con aptitudes dirigidas a una utilidad, lo cual a menudo conocemos como Desarrollo Profesional.
El Desarrollo Profesional es el área encargada del aprendizaje en el lugar de trabajo para mejorar el rendimiento del personal y de la organización.
Aprendizaje
Aprendizaje es el proceso de adquirir conocimientos, habilidades, actitudes o valores, a través del estudio, la experiencia o la enseñanza. Se define técnicamente como un cambio relativamente estable en la conducta del sujeto, como resultado de la experiencia, producido a través del establecimiento de asociaciones entre estímulos y respuestas mediante la práctica en un nivel elemental. (Wikipedia 2007)
Es elemental conocer los distintos tipos de aprendizaje para identificar cuál va de acuerdo con nuestras necesidades de conocimiento. Para ello, nombrare los siguientes:
- Aprendizaje repetitivo: se produce cuando la persona memoriza contenidos sin comprenderlos o sin relacionarlos con sus conocimientos previos; no encuentra significado a los contenidos.
- Aprendizaje receptivo: en este tipo de aprendizaje el individuo sólo necesita comprender el contenido para poder reproducirlo, pero no descubre nada.
- Aprendizaje por descubrimiento: el individuo no recibe los contenidos de forma pasiva; se usan dinámicas que llevan a que se descubran los conceptos y sus relaciones, lo que permite que cada persona los reordene para adaptarlos a su esquema cognitivo.
- Aprendizaje significativo: es el aprendizaje en el cual el individuo relaciona sus conocimientos previos con los nuevos, dotándolos así de coherencia respecto a sus estructuras cognitivas.
Entrenamiento Formal e Informal
Existen dos tipos de entrenamiento: formal e informal. Se han realizado diversos estudios que demuestran que el entrenamiento informal representa el 70% del aprendizaje que ocurre en el lugar de trabajo.
El entrenamiento informal describe la formación que se recibe en el trabajo en una situación normal y cotidiana, usando las herramientas, los equipos, documentos o materiales que usan los individuos que ya tienen este conocimiento. La formación en el trabajo normalmente es más efectiva porque adquirimos el conocimiento en el momento que lo aplicamos; lo cual nos permite desarrollar con mayor rapidez las habilidades requeridas para ejecutar las labores asignadas.
Por otro lado, tenemos el entrenamiento formal, que en la mayoría de las ocasiones se lleva a cabo externo al área en dónde se trabaja, por lo que se considera que se realiza fuera de una situación de trabajo normal y significa que el empleado no es considerado como un trabajador productivo cuando está en entrenamiento.
Una ventaja de la formación fuera del área de trabajo es que permite a los trabajadores olvidarse del trabajo y concentrarse totalmente en la formación que están recibiendo. Esta formación es más usual para el aprendizaje de conceptos e ideas pero, si no está diseñado adecuadamente, puede faltar la práctica aplicativa; de no estar compensada, podría quedar en una carpeta del librero, como muchas otras de otros cursos que se han tomado.
Actividades síncronas y asincronas
El término “síncrono” se refiere a aquellas actividades de aprendizaje en que un grupo de individuos participa realizando actividades al mismo tiempo, por ejemplo: hablar por teléfono, comunicarse por Chat, tener una clase virtual en tiempo real o una clase presencial.
“Asíncrono” se refiere a la misma actividad que desarrolla un grupo de individuos en horarios y localidades diferentes, en tiempo diferido, como podría ser: leer un artículo, consultar un curso de autoestudio, leer un manual, ver la grabación de una clase o la grabación de una videoconferencia.
Para aumentar las habilidades y capacidades del individuo en Administración de Proyectos es recomendable hacer una combinación de estos tipos de aprendizaje y entrenamiento, rescatando en especial las buenas prácticas que se llevan a cabo con el entrenamiento informal dentro del trabajo, a través de una combinación de aprendizaje receptivo, por descubrimiento y significativo, creando una estrategia de Aprendizaje Mixto (Blended Learning) entre actividades síncronas y asíncronas que nos permitan cubrir todas las necesidades de conocimiento.
Soluciones Vanguardistas para el Desarrollo Profesional
A continuación describiremos algunas de las Soluciones Vanguardistas en el Aprendizaje de Administración de Proyectos que hay en el mercado para nuestro Desarrollo Profesional, destacando que cada persona puede seleccionar y combinar, según su propio estilo de aprendizaje, ya sea de manera individual como Administradores de proyectos o para todo nuestro equipo de proyecto.
Cursos de CBT de autoestudio
Los Cursos de CBT (Computed Based Training) son una excelente opción de autoestudio donde podemos encontrar una gran cantidad de temas referentes a la Administración de Proyectos y las habilidades de negocio. La mayoría permite un acceso en línea a través de Internet, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo cual hace muy flexible el entrenamiento y permite a los usuarios avanzar a su propio ritmo y repetir los temas las veces que consideren necesarias sin restricción alguna. Para seleccionar esta opción, es importante considerar que requerimos de autodisciplina y dedicación para lograr nuestra meta.
Coaching y Mentoria en Aulas Virtuales
La tecnología actual nos permite crear esquemas de entrenamiento en el lugar de trabajo, optimizando tiempos y recursos a través de las Aulas virtuales en donde se puede contar con varios esquemas, desde sesiones de reforzamiento, sesiones de paneles de discusión, Webcast o conferencias virtuales, seminarios y clases virtuales, similares a los que podemos asistir de manera presencial pero con las ventajes de los medios virtuales, hasta Coaching y Mentoría en Administración de Proyectos a través de Aulas Virtuales.
Los Mentores o asesores en línea mantienen contacto con los estudiantes a través del correo, Chats, Foros de Discusión y/o aulas virtuales; los asesores generalmente son personal experimentado con habilidades de entrenamiento y la mayoría de ellos cuenta con una certificación en la materia que provee el servicio.
La relación con un individuo experimentado, bien informado y con habilidades de entrenamiento (un asesor en línea) proporciona el expertise y la orientación a los estudiantes. Este esquema mentor-estudiante acelera el proceso de aprendizaje, lo induce al camino apropiado, lo mantiene enfocado, responde sus dudas específicas, asesora sobre las diversas herramientas para obtener el conocimiento de manera personalizada; asegurando habilidades y conocimientos para tener éxito en la capacitación de cada estudiante. También mide el desempeño de los individuos a través de sesiones simuladas de casos reales en donde genera reportes específicos de las áreas de reforzamiento que requiere cada persona.
Chats y Foros
La forma de tener acceso inmediato en tiempo real con personas que tratan temas de Administración de Proyectos es utilizando el Chat. A través del acceso a Internet, podemos conectarnos con varias comunidades de aprendizaje. El individuo podrá tener comunicación directa con personas interesadas en el tema que se encuentran en diversas localidades geográficas; es un rico intercambio de conocimiento, información, experiencias y referencias.
Los Foros, por su parte, nos permiten generar notas o posts para que las personas de esa comunidad de aprendizaje contesten o comenten sobre el tema, permitiendo también la comunicación con personas interesadas en el tema que se encuentran en diversas localidades geográficas; es un rico intercambio de conocimiento, información, experiencias y referencias.
La diferencia principal es el tiempo de respuesta y la amplitud en las mismas que se pueden generar. Generalmente, para obtener respuestas rápidas y específicas usamos el Chat y para contestaciones más largas y complejas se recomienda usar los Foros de Discusión.
Simulaciones
La interacción es un componente importante para involucrar al participante en un proceso formativo. Cuando se trata de autoformación, la calidad y cantidad de la interacción son los factores que marcan la diferencia. Por lo anterior, la planificación de las interacciones es un elemento crítico en el diseño de cursos basados en nuevas tecnologías. Para conseguir que la formación sea efectiva, el participante debe sentirse “enganchado” en el proceso de aprendizaje. Durante todo este proceso, se le pregunta constantemente sobre datos, modelos de conducta y sobre el tema objeto de estudio.
El desarrollo de simulaciones de Role-play en los cursos permite a los participantes la interacción en situaciones realistas de su escenario diario de trabajo. Las simulaciones están diseñadas para permitir al participante explorar libremente el impacto de sus decisiones en situaciones reales de trabajo. Esta opción de explorar respuestas alternativas es la llave de un aprendizaje real; el participante aprende también de sus errores.
El diseño instructivo se apoya en fotografías de alta calidad que muestran el comportamiento de las personas, tendiendo un puente entre el comportamiento humano y la interacción con la PC.
Para dar respuesta al reto que puede suponer la falta de interacción con otros participantes, se utiliza el principio que en diseño instructivo se conoce como “modelando la conducta”. Este principio permite a la persona observar una conducta apropiada o inapropiada a través de viñetas, fotografías o role-plays. Al individuo se le pide que analice lo que ha visto a través de una serie de preguntas que refuerzan los objetivos de aprendizaje.
De igual manera, podemos encontrar simuladores de exámenes; existen desde los conocidos pre-exámenes o pre-tests para evaluar las habilidades y competencias de cada persona hasta los simuladores a exámenes de certificación. Los simuladores de pre-exámenes son útiles porque permiten que las personas puedan elegir completar este pre-examen, generando así una ruta personalizada de aprendizaje que le permite obviar aquellas partes del curso o tema que hayan contestado correctamente.
Los exámenes o tests evalúan a la persona sobre los objetivos específicos de un tema de Administración de Proyectos o una combinación de los temas relacionados con la metodología y su aplicación. Se utiliza una gran variedad de tipos de preguntas, incluyendo las de elección múltiple, relación de columnas, de ordenación y los casos de estudio. En la mayoría de los casos, las preguntas se presentan al azar, seleccionadas dentro de un amplio abanico de preguntas y respuestas erróneas (distractores). Es difícil que dos participantes que realizan el mismo examen, o una misma persona que lo realiza dos veces, se encuentren con las mismas preguntas, por lo que es prácticamente imposible memorizar el examen. Son recomendables, en especial, cuando una persona se encuentra en un período de preparación para presentar algún examen incluyendo las certificaciones en la materia.
Guías rápidas de ayuda
Las Guías rápidas de ayuda de trabajo, conocidas como job-aids, son documentos que se pueden consultar desde la Web en cualquier momento. Se utilizan ya sea para desarrollar una nueva competencia o para recordar alguna aprendida en el pasado.
Se trata fundamentalmente de cuestionarios, formularios, listas de comprobación, resúmenes, etc. Estas herramientas pueden utilizarse de forma estándar o adaptarse a necesidades concretas. Cada una de ellas puede ser editada para reflejar información específica sobre la organización y se pueden añadir otras, según las necesidades particulares. (Figura 1- Ejemplo de una Job-Aid)
Bibliotecas en línea
El acceso a bibliotecas en línea, como el sitio Books24x7 (Books24x7, 2007), ofrece un enfoque revolucionario a la resolución de problemas y el auto-desarrollo, al proveer una herramienta de búsqueda y acceso en línea a los contenidos completos, y sin modificar, de miles de libros de negocios y técnicos, así como a los resúmenes ejecutivos de los libros de negocios más populares. Con la suscripción anual como miembro del Project Management Institute, obtiene el acceso a este sitio para los temas que competen a la Administración de Proyectos en donde puede obtener:
Figura 1- Ejemplo de una Job-Aid
Contenidos completos:
- Cada página, palabra, gráfica, figura, esquema, fórmula y tabla en los libros originales esta disponible para búsqueda, revisión o lectura en línea.
- Las casas editoriales más reconocidas de cada industria contribuyen con sus títulos más populares y actualizados, así como con sus clásicos, por los cuales son respetadas y confiadas.
- Se agregan libros nuevos casi todos los días, asegurando actualidad y amplitud de cobertura de sujetos y temas.
- Se puede acceder a todos los libros de una colección, incluyendo los recién agregados.
Resúmenes Ejecutivos:
- Cubren los libros de negocios más importantes de los autores de negocios más respetables y reconocidos.
- Representan las nuevas tendencias en ideas que dan forma al ambiente de negocios actual.
- Encapsulados por expertos, los puntos sobresalientes y sus ideas de libros completos en resúmenes.
Lecturas de Mejores Prácticas:
- Las mejores prácticas de autores de Niveles C de ejecutivos de negocios.
- Información práctica y fácil de entender.
- Información muy específica para ayudar a formular planes y acciones.
Buscador en Ambiente de Internet
- Tecnología innovadora que busca en cada palabra de cada página para entregar resultados altamente relevantes.
- Los resultados incluyen los títulos más relevantes con ligas directas a las secciones más pertinentes, así los usuarios pueden llegar rápidamente a la información precisa que necesitan.
- Únicamente se muestran los resultados relevantes a la búsqueda, eliminando la necesidad de navegar por miles de hits falsos.
Este tipo de bibliotecas en línea ayuda a las personas a cerrar las brechas de conocimiento al direccionar instantáneamente la información crítica justa para el aprendizaje y la solución de problemas justo a tiempo. Los individuos aprenden más y más rápido, incrementando su productividad y mejorando su desempeño.
Centros de Conocimiento de Administración de Proyectos
Un Centro de Conocimiento en Administración de Proyectos o KnowledgeCenter (SkillSoft, 2007) es un portal amigable pre-empacado que permite a los usuarios acceso instantáneo a contenido específico y confiable. Cada Centro de Conocimiento incluye material específicamente seleccionado para ayudar a los usuarios a aumentar su conocimiento alrededor de un tema tan rápido y eficientemente como sea posible. Los Centros de Conocimiento incluyen Bibliotecas en línea; acceso a cursos de CBT organizados en rutas de aprendizaje que facilitan a los usuarios localizar los cursos más apropiados para sus necesidades mediante simuladores, laboratorios de práctica, o el Centro de Proyectos, servicios de mentores expertos: artículos y job-aids destacados, actualizados regularmente para proveer más detalle en áreas de temas específicos de Administración de Proyectos. Cuanto más eficientemente puedan los usuarios obtener la información que necesitan, más rápido podrán aplicar ese conocimiento en sus puestos de trabajo.
Los Centros de Conocimientos incluyen:
- Material de Referencia Específico. Se provee una gran cantidad de recursos que aumentan el desempeño del individuo para ayudar a resolver constantes preguntas, manteniendo su fuerza laboral actualizada en temas específicos. Además, contienen materiales de referencia aplicables que incluyen artículos de retos y temas destacados que son actualizados constantemente para proveer a los usuarios una visión de fondo de diferentes áreas.
- Contenido Fresco y Actualizado. Un proceso de actualización constante de los contenidos de los Centros de Conocimiento, desde artículos hasta nuevos recursos de Bibliotecas en línea frescos, con ejercicios retadores que hacen que los profesionales regresen constantemente para soporte de sus labores diarias y da como resultado el continuo avance de sus habilidades y la adquisición de conocimiento. Los Administradores de proyectos y miembros del equipo de proyectos obtienen recursos para el desarrollo instantáneo y constante de sus habilidades, apoyo al aumento de su desempeño a través de una interfaz con enfoque específico que organiza una amplitud de recursos de aprendizaje dirigidos, incluyendo rutas de aprendizaje formal e informal, aprendizaje en el puesto de trabajo y un amplio rango de recursos adiciónales de soporte. Las rutas de aprendizaje, desde principiantes hasta niveles avanzados, son diseñadas por expertos en material para alinear una amplia variedad de intereses y niveles de habilidad, con acceso inmediato a una gran serie de información referencial, artículos destacados, consejo de expertos en materia y actualización constante de contenidos.
- Zona de Práctica. La zona de práctica es donde las personas pueden poner sus habilidades a prueba en escenarios de negocios reales utilizando simulaciones interactivas. Cada simulación se enfoca en diferentes aspectos de la materia tratada.
Conclusiones
El éxito de una solución vanguardista para el Desarrollo Profesional en Administración de Proyectos requiere de una estrategia de comunicación y cambio que busque los siguientes objetivos:
- Seleccionar el medio de aprendizaje según el estilo propio, abriéndonos a los nuevos esquemas y pensando siempre en experimentar con una combinación de ellos.
- Gestionar un cambio cultural.
- Asegurar soporte y apoyo, minimizando el impacto de la distancia y la flexibilidad de horarios.
- Informar a las personas de la realización del programa y su proceso.
- Minimizar la falta de conocimiento e interés por parte del individuo.
- Mantener un alto nivel de compromiso y motivación.
