PMO implementation

a practical case

Abstract

El siguiente documento presenta el concepto de un PMO, y los pasos necesarios para su implementación en un una empresa de TI (tecnologías de Información.

Introducción

La Oficina de Proyectos (PMO - Project Management Office) es una entidad organizacional (centro de competencia) que crea valor a través de mantener sano (tiempo, costo, calidad, alcance) el portafolio de proyectos (proyectos y programas) y de proveer visibilidad, transparencia y control sobre el estado y el desempeño del mismo.

El desarrollo de una PMO requiere de definir aspectos tales como: Estrategia, Procesos, Habilidades, Tecnología y Estructura Organizacional.

Implementación del PMO

La Oficina de Proyectos (PMO - Project Management Office) es una entidad organizacional cuyos objetivos, procesos y funciones están alineados completamente con los objetivos estratégicos de la compañía y que funge como un Centro de Competencia para la práctica de Administración de Proyectos dentro de la Organización, es aquí donde reside el mayor conocimiento y el mayor desarrollo de competencias, habilidades, metodologías (métodos, procesos, procedimientos, formatos, plantillas, sistemas de información) y lecciones aprendidas (administración del conocimiento) dentro de la organización.

El PMO es una entidad que crea valor, esta creación de valor radica en asegurar que tanto los clientes internos de manera directa como los clientes externos de manera indirecta perciban la importancia de la función del PMO. Hacia adentro de la organización, el PMO da soporte a los proyectos y asegura que estos se mantengan dentro de los parámetros establecidos de tal suerte que se logren los beneficios esperados para estos; hacia afuera de la organización, el PMO es co-facilitador para que el mercado reciba de la organización proyectos cuyos productos y/o servicios sean de calidad, lo cual contribuye al mantenimiento de su economía, retrabajos en los proyectos reducen las utilidades de la organización e impactan de manera negativa a los clientes.

La vida de una compañía depende de negocios constantes y los clientes son vitales, lo que significa no solo buscar nuevos clientes sino mantener a los que ya se tienen, un servicio de calidad al cliente ayuda a que esto suceda. Servicios de calidad proporcionan una ventaja competitiva y trae como agregados mayor lealtad, repetición de negocios, vulnerabilidad reducida a la guerra de precios, costos de mercado inferiores y crecimiento de la participación en el mercado.

En este sentido, la fórmula de valor se puede expresar de la siguiente manera:

Beneficios – costos > 0,

Donde:

Beneficios son tanto los esperados como los supuestos y los añadidos;

Costos son el tiempo invertido, el esfuerzo realizado y el dinero empleado.

El portafolio de proyectos es el conjunto de proyectos y programas de interés dentro de la compañía que son monitoreados de manera periódica y permanente por la Oficina de Proyectos. Para esto, deben existir una serie de criterios de selección de proyectos para ser ingresados al portafolio, por ejemplo, proyectos a partir de un cierto precio, de un cierto volumen de inversión, de una cierta cantidad de horas hombre, de un cierto riesgo, o proyectos de un cierto tipo: estratégicos, o de cierto sector de negocios como PLM, CRM, ERP, SCM, etc. Así mismo, tal como hay criterios de entrada al portafolio, también debe de haber criterios de estancia en el portafolio, por ejemplo, proyectos en ejecución y criterios de salida del portafolio, por ejemplo proyectos completados o proyectos completados y terminados.

Un portafolio sano implica que los proyectos contenidos en este se mantienen dentro de los parámetros establecidos para tiempo, costo, calidad, alcance y satisfacción del cliente.

Adicional al mantenimiento sano del portafolio de proyectos, el PMO es la entidad central y oficial de comunicación que provee de manera constante a los stakeholders, visibilidad, transparencia y control del estado y el desempeño del portafolio.

El desarrollo de un PMO requiere de definir aspectos tales como Estrategia, Procesos, Habilidades, Tecnología y Estructura Organizacional. Estas definiciones requieren de un diseño orientado al cliente para lo cual es preciso saber de ese cliente aspectos tales como: quién es, qué quiere, qué necesita, qué piensa y cuál es su grado de satisfacción.

El diseño del PMO gira alrededor de cuatro dimensiones básicas:

  • Procesos: procedimientos, sistemas, reglas y especificaciones. Entrega y elaboración de productos. Proveduría de servicios.
  • Personal: comprende la manera como el personal se relaciona con sus clientes, haciendo de sus relaciones con el cliente una parte integral de su trabajo. Incluye aspectos como roles, responsabilidades y perfiles de puestos, los cuales deben de considerar tanto la definición de variables duras (técnicas, herramientas, experiencia, conocimiento, habilidades, etc.), como de variables suaves (negociación, manejo de conflictos, motivación, inteligencia emocional, perfil de caracterológico, actitud de servicio, etc.) y grado de habilidad demandada para cada una de estas variables.
  • Tecnología: plataforma tecnológica, sistemas de información y niveles de servicio.
  • Estrategia: Validar que los procesos y funciones del BPO enfoquen sus acciones alrededor de la estrategia organizacional y estén alineados con esta.

Los tres pasos evolutivos para la implementación del PMO son:

  • Competencia
  • Control
  • Consultoría
Concepto PMO

Objeto Expuesto 1 - Concepto PMO

Competencia.

Incluye aspectos tales como:

  • Desarrollo de la metodología de administración de proyectos, actualización y mejora constante de la misma.
  • Definición de estándares, actualización y mantenimiento de los mismos que ayuden a la organización a moverse en niveles incrementales de madurez y efectividad.
  • Selección de herramientas y tecnologías que soporten a los procesos y metodologías de administración de proyectos así como entrenamiento técnico a los usuarios de la misma.
  • Benchmarking de mejores prácticas en la administración de proyectos.
  • Fomentar y mantener la práctica de la Administración del Conocimiento (Base de Datos de conocimientos, lecciones aprendidas, plantillas) dentro del PMO.
  • Desarrollo de profesionales en la administración de proyectos a través de intervenciones de campo, obteniendo responsabilidad como líderes y gerentes de proyectos, proporcionando consejería y haciendo carrera formal como profesionales en este campo además de realizar estudios generales y de especialidad dentro de la administración de proyectos.
  • Selección de un modelo de madurez en administración de proyectos que lleve a la organización y a su cultura en administración de proyectos a niveles de madurez cada vez mayores que logren contribuir de manera importante a su transformación inteligente y ordenada.

Que en su conjunto sirven para la creación y el mantenimiento de la competencia de administración de proyectos dentro de la organización.

Control.

Incluye aspectos tales como:

  • Seguimiento y monitoreo del portafolio de proyectos
  • Reporte de avance de proyectos, reportes de desempeño, reporte de variaciones y reporte de “status” de cada proyecto del portafolio y del portafolio de proyectos completo.
  • Análisis de tendencias basados en el desempeño del portafolio (KPIs – Key Performance Indicators)
  • Creación y mantenimiento del tablero ejecutivo donde de un solo vistazo, la alta dirección tenga una fotografía completa del estado que guarda el portafolio de manera periódica.
  • Auditorias y revisiones a proyectos dependiendo de criterios establecidos para realizar auditorias o “chequeos de salud” a proyectos del portafolio, ya sea derivado de indicadores de desempeño o de forma aleatoria como acción rutinaria.
  • Administración del parque de recursos (pool) a ser asignados a proyectos, principalmente relacionados con la administración de proyectos como gerentes y líderes de proyectos con los perfiles demandados por el proyecto. Este personal puede ser parte de la plantilla del PMO o personal de las áreas funcionales de negocio de la empresa.

Que en su conjunto sirven para mantener el portafolio de proyectos bajo control y como fuente segura para la toma de decisiones.

Consultoría

Incluye aspectos tales como:

  • Planear y desarrollar, en conjunto con el área de Recursos Humanos, programas de formación y entrenamiento interno en modalidades de básico, intermedio y avanzado tanto a personal del PMO como a personal de la organización involucrado en proyectos que realiza tareas de administración de proyectos.
  • Planeación y desarrollo de consejería (Coaching) y desarrollo de planes de carrera en conjunto con el área de Recursos Humanos para personal de la organización involucrado en proyectos que realiza tareas de administración de proyectos.
  • Transferencia de conocimientos a personal de la organización involucrado en proyectos que realiza tareas de administración de proyectos.
  • Consultoría, asesoramiento y soporte en la implementación de metodologías, estándares y tecnología relacionada con la administración de proyectos.
  • Desarrollo y mantenimiento de una cultura de proyectos dentro de la organización, acorde con su idiosincrasia, usos y costumbres, pero también en convivencia con las mejores prácticas.

Que en su conjunto sirven para la mejora del desempeño en proyectos.

La misión del PMO es contribuir de manera importante a que los objetivos estratégicos de la empresa sean logrados de una manera efectiva y eficiente. El PMO debe contar con procesos, tecnología y métodos alineados con y que den soporte a su misión y a la misión de la organización; dentro de este espectro, uno de los factores críticos de éxito será la calidad y la actitud de servicio de su personal para alcanzarlo.

Únicamente pueden proporcionar productos y servicios de calidad aquellas que sean personas de calidad, es decir, porque tienen calidad hacen cosas de calidad.

Aunado a esto, la actitud de servio debe ser una característica inequívoca del personal del PMO, a fin de cuentas, el PMO es una entidad de servicio cuyo valor y retorno de inversión se percibe en los resultados que obtenga pero también en el servicio que provea, entendiéndose el servicio, dentro de lineamientos y valores, como el ir al encuentro de la necesidad del otro, poner lo que yo soy para enriquecer a otros, es darme sin perder lo que yo soy, es una postura, una actitud ante la vida, es ser útil.

Las personas de calidad que operan con espíritu de servicio y con una mejora continua en todo lo que hacen son el perfil de personal que debe trabajar en un PMO.

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© 2006, Saúl Sánchez Macías
Originally published as a part of 2006 PMI Global Congress Proceedings – Santiago, Chile

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