Alcance de la administración de proyectos en Latino América

Scope of project management in Latin America

Gustavo Rivarola MBA, Consultor Asociado de MasConsulting

Abstract

¿Qué grado de difusión tienen las herramientas de Project Management en Latinoamérica? ¿Utilizan los empresarios latinos herramientas modernas para gestionar proyectos? ¿Sirven realmente estas herramientas? El siguiente artículo tratará de responder a estas preguntas. El mismo se basa en una encuesta cualitativa realizada a ejecutivos de Latinoamérica que recibieron programas de “Project Management” durante el año 2005 a través de ADEN Business School.

Introducción

La administración profesional de proyectos es un campo relativamente nuevo en el ámbito de los negocios en Latinoamérica. Aun cuando la gran mayoría de las organizaciones llevan a cabo sus actividades e intentan alcanzar sus objetivos estratégicos a través de la realización de proyectos, en muchos casos, no han implementado los procesos necesarios para asegurar el éxito de los mismos. Así, su desempeño depende más de la suerte, o de la voluntad y la perseverancia de sus directivos, que de la aplicación de un modelo de gestión integral de los proyectos de la empresa.

Esta área del conocimiento ha alcanzado un gran desarrollo en Estados Unidos, a partir de la divulgación y promoción, por parte del Project Management Institute, de las buenas prácticas vinculadas a la gestión de proyectos. En la actualidad, existen numerosas empresas en el mundo comprometidas con la gestión profesional de proyectos, pues encuentran en ella una herramienta válida para satisfacer a sus clientes, a sus accionistas y a sus empleados. Sin embargo, en Latinoamérica, estas herramientas de gestión tienen un desarrollo incipiente.

Este trabajo de investigación relevará el estado de uso de las herramientas de gestión de proyectos en las empresas Latinoamericanas. Para ello hemos adoptado una metodología de encuestar a un grupo de empresarios distribuidos en toda la región, desde Guatemala hasta Argentina. Cabe mencionar que con todos ellos hemos tenido contacto personal en virtud del dictado de cursos de especialización vinculados a la materia que nos ocupa.

En esta encuesta preliminar realizada durante el año 2005 solo se relevó la situación base de las empresas en relación a la utilización de herramientas de administración de proyectos. Al día de cierre de este informe, ya estábamos encuestando a los mismos empresarios con el objeto de evaluar el impacto de estas herramientas en las Empresas y sus Proyectos.

Metodología

Para asegurarnos que los empresarios comprendieran bien la terminología de administración de proyectos y los procesos estándares del Project Management Institute (PMI), se seleccionaron todas aquellas personas que habían finalizado 40hs de capacitación en el programa de Project Management organizado por ADEN Business School (PMI R.E.P.).

A estos empresarios se les envió una encuesta on-line para llenar en un plazo de 15 días. El nivel de participación en la encuesta fue del 70%.

En aquellos casos que respondieron varias personas de una misma Empresa, se eliminaron los ruidos estadísticos para mejorar la confiabilidad de los datos procesados.

La encuesta fue administrada por Pablo Lledó y Gustavo Rivarola, profesores internacionales de ADEN, y procesada por Martín Benito.

Población encuestada

La encuesta se realizó a 176 ejecutivos distribuidos en 10 países y 14 ciudades.

Regiones de la encuesta

Figura 1 – Regiones de la encuesta

A modo de ejemplo se mencionan algunas empresas que participaron de la encuesta: Aerodom, A.M.E. Engineering and Design, Ascendant Copper, Banco FICOHSA, Calf, Cervecería Hondureña, Comcel, DHL, Diners, Electra, ENTEL, Ericsson, Esso, Grupo Melo, Grupo Roble, Grupo Terra, Holding Dine, Hotel Clarion, IMPSA Port System, Keppel Seaghers, Petrobras, Petrolider-Petrooceano, PNUD, SAP, ScotiaBank, TACA, Telecom, Texaco, Thyssenkrupp, etc.

El 75% de los encuestados fueron de sexo masculino y el 89% ocupa en la empresa un nivel jerárquico superior o medio.

Cargo de los encuestados

Figura 2 – Cargo de los encuestados

Algunos resultados de la encuesta

A continuación se presentan algunos resultados seleccionados de las 30 preguntas realizadas a los participantes.

1. Metodología formal para gestionar proyectos

Se observa que solo un 7% de las empresas utilizan asiduamente alguna metodología formal para gestionar sus proyectos.

Metodología formal utilizada

Figura 3 – Metodología formal utilizada

2. Grado de difusión de los procesos del PMI

Los resultados de la pregunta anterior nos hacen pensar que no existe gran difusión dentro de las organizaciones de Latinoamérica, sobre las herramientas de gestión de proyectos difundidas por el PMI. Se confirma que sólo el 17% de los empresarios conocía en profundidad (3%) o medianamente (14%) los procesos del PMI.

Difusión de las herramientas

Figura 4 – Difusión de las herramientas

3. Herramientas de Gestión de Proyectos

Dentro de las herramientas más utilizadas para gestionar proyectos figuran la Gestión de Tiempo y Costos. Por su parte, la herramienta menos utilizada es la Gestión de Riesgos.

Herramientas de gestión

Figura 5 – Herramientas de gestión

4. Herramientas informáticas para gestionar proyectos

Entre las herramientas informáticas utilizadas para gestionar proyectos llama la atención que los softwares específicos para administrar proyectos ocupan el último lugar de la lista. El 37% de las empresas no utilizan ningún software para gestionar proyectos, mientras que un 25% los utiliza poco.

Herramientas informáticas utilizadas

Figura 6 – Herramientas informáticas utilizadas

5. Control del proyecto y Análisis del valor ganado

También se evaluaron los métodos que utilizan estas organizaciones para controlar sus proyectos y corregir los desvíos presupuestarios. Solo el 38% de las empresas respondieron controlar sus proyectos mucho (6%) o medianamente (32%). Dentro de las herramientas de control se observa que las herramientas informáticas más utilizadas son MS Project y Excel.

Además, el 87% de las empresas utilizan poco o nada el análisis del valor ganado (earned value analysis) para el control del proyecto.

Análisis del valor ganado

Figura 7 – Análisis del valor ganado

Palabras finales

A la fecha de cierre de este informe, podemos afirmar que los resultados de la muestra indican un bajo nivel de utilización de herramientas de gestión de proyectos entre los empresarios latinoamericanos consultados. En muchos casos este bajo nivel de profesionalización en la gestión de proyectos se debe al desconocimiento y falta de formación en dicha área de conocimiento, aunque también parece tener relación con una cultura empresarial basada en la improvisación para gestionar los proyectos desde su concepción hasta su cierre.

Como se puede observar, queda mucho por hacer en las organizaciones de Latinoamérica en relación a la difusión e implementación de herramientas de gestión de proyectos. Son muy pocas las empresas que aplican herramientas específicas para gestionar sus proyectos y esto conlleva, en algunas ocasiones, a situaciones indeseadas que podrían haber sido evitadas.

Por último, estamos a la espera de la segunda parte de esta investigación a los fines de evaluar el impacto de la implementación de las herramientas de gestión de proyectos. Nuestra hipótesis de trabajo es: “Los empresarios que aplican herramientas eficientes de administración de proyectos obtienen mejores resultados”

¿Podrá demostrarse esta hipótesis? Continuará…

ANEXO – Estadísticas Año 2005

Guatemala: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=117338417148
San Salvador: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=117716332261
Tegucigalpa: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=118272968888
San Pedro Sula: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=118300860804
Neuquén: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=123617436506
Mendoza: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=123801934125
Santa Cruz de la Sierra: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=126344744642
Guayaquil: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=145853238351
Quito: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=145854210921
Santo Domingo: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=153783274352
Panamá: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=153783543786
Bogotá: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=153783949682
Costa Rica: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=153784170516
San Juan Arg: http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=160269646522
This material has been reproduced with the permission of the copyright owner. Unauthorized reproduction of this material is strictly prohibited. For permission to reproduce this material, please contact PMI or any listed author.

© 2006, Pablo Lleidó, Gustavo Rivarola
Originally published as a part of 2006 PMI Global Congress Proceedings – Santiago, Chile

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