CONVITE SELETIVO
“A primeira e mais importante coisa que fizemos foi reduzir o número de reuniões presenciais da nossa equipe. Isso ajudou a garantir que os participantes da reunião fossem os participantes certos e, portanto, envolvidos com o conteúdo da reunião. Como muitas organizações, solicitamos que todos liguem suas câmeras no início de cada reunião de videoconferência. Ao mesmo tempo, reconhecemos como pode ser cansativo muitas conferências por vídeo, então, também falamos à nossa equipe que fiquem à vontade para desligar suas câmeras após o início da reunião e ligá-las novamente quando estiverem conversando ou respondendo a perguntas”.
— Ben Caulfield, CEO, Eedi, Londres
RESTRINJA O FOCO
“Minha principal dica é planejar a agenda com antecedência, para que a reunião seja atraente e relevante para todos os participantes. Durante as reuniões, acho que funciona melhor direcionar perguntas específicas a indivíduos indicados, em vez de fazer perguntas gerais a todos os participantes. Também incentivo todos a ligar sua câmeras e se manterem engajados usando a função de chat”.
— Mark Enzer, diretor e chefe do National Digital Twin Program no Center for Digital Built Britain, Cambridge, Inglaterra
CONVERSAS DELIBERADAS
“Evito convidar muitas pessoas para uma reunião. Eu me certifico de que os tópicos sejam relevantes para as pessoas presentes para manter a atenção delas. E compartilho imagens o máximo possível. Também tenho reuniões com pessoas que falam idiomas diferentes e, como sei que algumas delas podem não entender muito bem o idioma principal de cada projeto, falo devagar e dou tempo para que traduzam para ter certeza de que estão acompanhando a discussão”.
— Jerome Huet, PMP, gerente de projetos Sandvik Rock Processing Plant Solutions, Paris
CADA UM NA SUA VEZ
“Para manter todos envolvidos, garanto que cada pessoa tenha a oportunidade de falar. Peço a opinião dos participantes ou faço perguntas sobre os tópicos de discussão e os incentivo a apresentar suas ideias e questões na janela de bate-papo. Também me certifico de que cada participante ligue sua câmera de vídeo, o que, entre outras coisas, reduz a multitarefa que normalmente ocorre em uma reunião apenas de áudio”.
— Kris Sprague, PMP, PgMP, PfMP, chefe de planejamento e programação de projetos clínicos, Regeneron Pharmaceuticals, Tarrytown, Nova York, EUA
SENTIR-SE EM SEGURANÇA
“Uso o princípio das retrospectivas ágeis para garantir que nenhuma pessoa domine toda a discussão. Quero que as pessoas se sintam confortáveis ao ligar suas câmeras e áudio, então explico que está tudo bem se seus filhos aparecerem na tela ou se não estiverem vestidos em trajes de negócios. Dou espaço para os membros da equipe contribuírem pausando as reuniões e encorajando-os a falar, seja em um formato de fórum aberto ou circular. Lembro aos participantes que estamos trabalhando com outros humanos, não falando com computadores. Por último, ajuda a estabelecer acordos de trabalho para reuniões remotas que, por exemplo, definem a quantidade de tempo gasto em reuniões para reduzir a sobrecarga de comunicação”.
— Rahul Sudame, PMI-ACP, PMP, parceiro de engenharia sênior, Persistent Systems, Pune, Índia
APRENDIZES VISUAIS
“Durante as reuniões, eu crio tarefas e uso salas de descanso sempre que possível ou necessário, com apenas cinco a seis pessoas por sala. E faço o meu melhor para visualizar, visualizar, visualizar: Convido outros participantes a criarem conteúdos e resumos para minhas reuniões de videoconferência, que podemos apresentar usando quadros brancos digitais”.
— Michal Raczka, PMI-ACP, PMP, diretor de TI, mBank S.A., Varsóvia, Polônia
CLARO E DIRETO
“Saúdo cada participante da reunião e uso quebra-gelos, como contar uma piada ou uma pequena história. Isso ajuda a atrair as pessoas para a discussão desde o início. Para sustentar esse envolvimento, chamo todos os participantes que estão mudos pelo nome e peço a opinião deles”.
— Rathidevi Vijayaraghavan, PMP, gerente de projeto sênior, Emeritus, Mumbai, Índia
Reuniões, sem som
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Fonte: Barco ClickShare, 2020
