Como reduzir riscos em contratos com empreiteiros

Reducing contract risks when working with contractors

Resumo

A contratação de empreiteiros em projetos de construção civil pode aumentar significativamente os riscos da execução, se alguns cuidados fundamentais não forem tomados pela equipe de gerenciamento do projeto. Ao invés de conseguir transferir, na prática, os riscos do contrato para as subempreiteiras, a construtora acaba por assumir novas responsabilidades, que nem sempre estão claras para quem contrata. Este trabalho demonstra algumas ações que precisam ser tomadas pelo gerente de projetos para evitar ou reduzir a exposição ao risco nos projetos de construção civil que envolvem contratos com empreiteiros.

Introdução

A contratação de empreiteiros em obras de construção civil é hoje a maneira mais comum de execução de obras de construção. Porém, ao contratar um empreiteiro sem critérios claros e precisos, elevamos significativamente o risco na execução do empreendimento. Muitos gerentes de projetos não estão cientes de todos os riscos assumidos, e falham ao não tomar ações preventivas.

Este trabalho apresenta algumas ações que precisam ser executadas pelo gerente de projetos para, de forma proativa, evitar ou reduzir os riscos na contratação dos empreiteiros para a execução da obra. Na prática, a falta de tempo para um planejamento adequado das contratações força os gerentes de projeto a fechar contratos com os empreiteiros sem uma avaliação qualificada das propostas, sem uma verificação mais profunda da situação das empresas e sem um detalhamento adequado do escopo. Como resultados da falta de investimento em planejamento, surgem os problemas de sempre: atrasos no cronograma, obras terminadas acima do orçamento, reivindicações de aditivos de contrato, demandas judiciais na área fiscal e trabalhista.

O objetivo deste trabalho é mostrar medidas que podem ser utilizadas imediatamente pelos gerentes de projetos em qualquer tipo de obra, visando reduzir os riscos dos contratos e beneficiar a gestão da obra, além de ampliar as chances de obter os resultados esperados.

Empreiteiros – uma das principáis fontes de problemas nos projetos de construção civil

Embora a contratação de empreiteiros para a execução de obras de construção civil dos mais variados tipos seja bastante comum, muitos problemas ainda são enfrentados pelas empresas contratantes. No entanto, nem sempre as empresas estão preparadas para atuar contra esses riscos. Muito pouco ainda se faz de modo a prevenir a ocorrência dos problemas, e os gerentes de projeto acabam por agir apenas reativamente, o que pode causar significativas perdas financeiras à empresa contratante.

Os riscos mais comuns enfrentados pelas empresas contratantes são:

  • Riscos fiscais e trabalhistas;
  • Risco de responder solidariamente por acidentes de trabalho;
  • Risco de o projeto atrasar ou ultrapassar o orçamento (ou ambos);
  • Risco de receber do empreiteiro um produto de baixa qualidade / durabilidade;
  • Risco de não contar com a devida garantía dos trabalhos executados pelos empreiteiros.

Ao contratar outra empresa para executar parte da obra (ou a obra por inteiro), não é possível transferir 100% dos riscos, como ainda muitos imaginam. A responsabilidade final continua a ser do contratante, e o mesmo acontece com os compromissos assumidos com o cliente final. Não é possível repassar integralmente aos empreiteiros as penalidades estipuladas pelo cliente final no caso de entrega da obra fora do prazo contratado, ou com vícios graves que exijam caras reparações.

Sem uma ação preventiva em relação aos riscos, as economias obtidas no processo de terceirização podem facilmente se transformar em enormes prejuízos para a construtora. Para garantir as vantagens de trabalhar em parceria com empreiteiros, a empresa precisa preparar adequadamente o processo de contratação, ter atenção especial à documentação das proponentes e realizar um bom planejamento contra os riscos.

Como prevenir os riscos

Dois fatores são fundamentals para prevenir os riscos que surgem a partir da contratação de empreiteiros para a execução das obras: as políticas de contratação da empresa e a postura do gerente do projeto. As políticas de contratação da empresa podem causar restrições à atuação do gerente de projetos no momento da contratação (por exemplo: muitas empresas têm como política contratar sempre o empreiteiro que oferecer o menor preço, independente da estrutura ou da experiência dos demais fornecedores). Mudar as políticas da empresa é mais difícil, pois depende muito da influência e do nível de autonomia do gerente do projeto dentro da organização, mas a postura preventiva em relação aos riscos da contratação é um dever da pessoa que está à frente do projeto. Por ter um papel decisivo na contratação e gestão dos empreiteiros, o gerente deve sempre buscar práticas que auxiliem na redução dos riscos.

Com base nos processos de gerenciamento das aquisições presentes no Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge–PMI, 2004), é possível sugerir quatro passos que podem auxiliar o gerente do projeto na gestão eficaz dos contratos firmados com os empreiteiros:

  • Planejamento do Contrato
  • Seleção dos empreiteiros
  • Administração do contrato
  • ações corretivas

Detalharemos a seguir cada um desses passos:

Planejamento do Contrato – reserve tempo para fazer da maneira certa

Um dos primeiros problemas enfrentados pelo gerente do projeto no momento da contratação dos empreiteiros também costuma ser um dos maiores obstáculos durante todo o projeto: a falta de tempo! Muitas vezes, a obra precisa ser iniciada quase imediatamente após a contratação, o que obriga a construtora a mandar a campo aqueles empreiteiros que ela consegue contratar imediatamente. Como muitas empresas não mantêm um banco de fornecedores pré-qualificados, essa falta de tempo para os preparativos iniciais pode ser decisiva para o fracasso da contratação.

Para começar um contrato da maneira correta, primeiro é necessário reservar o tempo adequado para a preparação da contratação. É necessário definir o que será subcontratado e de que forma isso será feito, decidir quantos empreiteiros serão chamados para as cotações e preparar a documentação detalhada do escopo que integrará cada um dos contratos. Também é importante definir os critérios de seleção dos empreiteiros (custo, estrutura, boas referências, documentação) e as exigências que serão cobradas de cada fornecedor, para que todas as condições estejam claras no momento das cotações por parte dos empreiteiros.

Esse tempo necessário para o início do processo de contratação é um investimento da construtora na prevenção dos riscos. Contratar o primeiro empreiteiro disponível para iniciar a obra imediatamente pode parecer a única saída em projetos de curto prazo, mas a prática nos mostra que não é assim que as coisas funcionam. Empreiteiros contratados de qualquer forma dificilmente correspondem às necessidades da construtora, e o fato de contratar rapidamente um fornecedor de mão-de-obra não é garantía de se prevenir contra o tradicional risco de atraso do cronograma. O planejamento da contratação é fundamental para iniciar uma parceria de sucesso, e durante o processo de contratação dos fornecedores o gerente do projeto deve permanecer fiel aos critérios de escolha estabelecidos durante o planejamento.

Seleção dos empreiteiros – tome como base os critérios estabelecidos no planejamento

Definidos o escopo da contratação e os critérios de seleção que serão adotados, chega o momento para a contratação dos empreiteiros que executarão os trabalhos. A partir das propostas elaboradas pelos empreiteiros, o gerente do projeto e a sua equipe devem selecionar os contratados observando as vantagens e os riscos que cada empreiteiro pode trazer ao projeto. É importante observar:

  • Documentação da empresa e dos funcionários;
  • Referências de trabalhos anteriores;
  • Preço proposto;
  • Estrutura da empresa.

Contratar um empreiteiro que não esteja com a documentação da empresa e dos funcionários em ordem pode determinar o fracasso do projeto. As ações trabalhistas dos funcionários dos empreiteiros contra a construtora e os passivos fiscais pela falta de recolhimento de impostos por parte dos subcontratados podem causar sérios prejuízos financeiros para a empresa contratante. Qualquer falha do empreiteiro em cumprir os requisitos legais acaba refletindo na construtora, por ser a contratante principal; portanto, todo cuidado é pouco ao verificar as documentações e manter os registros atualizados durante a execução do contrato.

Também é importante verificar os trabalhos realizados anteriormente pela empresa empreiteira, para confirmar se as obras anteriores eram semelhantes no porte, na complexidade e no nível de acabamento em relação à obra necessária no momento. Também é preciso consultar as empresas que, anteriormente, já contrataram esses empreiteiros para verificar como foi a relação com o empreiteiro durante o contrato e, principalmente, se o empreiteiro deu assistência ao antigo contratante no caso de vícios de construção.

O valor da proposta do empreiteiro nem sempre deve ser tratado como o único critério para a contratação. É claro que o preço é importante e que o gerente do projeto sempre vai buscar o melhor resultado financeiro para a sua empresa. O problema é que normalmente o fator ‘preço' acaba sendo o único critério utilizado na prática para a contratação dos empreiteiros e, desta forma, a contratante acredita que o desconto obtido na contratação compensa o risco assumido–uma decisão que quase sempre se mostra equivocada. Segundo CHOMA (2005, p. 15), nem sempre a contratação pelo menor preço é aquela que gera o menor custo final.

Em conjunto com a análise do preço da proposta dos empreiteiros, a estrutura dessas empresas precisa ser avaliada. Uma empresa sem uma estrutura adequada pode não ter condições de executar o contrato no prazo necessário e dentro da qualidade desejada. A construtora precisa, portanto, valorizar aqueles empreiteiros que tenham uma estrutura mais adequada, mão-de-obra suficiente e treinada, equipamentos e pessoal técnico. Na maioria dos casos, vale a pena pagar um pouco a mais no momento da contratação para ter no projeto um empreiteiro que seja capaz de executar o contrato conforme o desejado, sem deixar passivos trabalhistas ou fiscais que podem causar grandes prejuízos mesmo após o término da obra.

Administração do contrato – esteja REALMENTE no controle do projeto

Com um contrato bem detalhado, contendo todas as condições acordadas, os trabalhos são iniciados na obra. A partir deste momento, o gerente do projeto tem a responsabilidade de fazer cumprir aquilo que está contratado, e deve cuidar para que a gestão do contrato seja a melhor possível. Uma das poucas certezas é de que ocorrerão mudanças e poderá ser necessário alterar o contrato durante a execução da obra.

Para o controle do contrato (e do projeto), um bom planejamento é fundamental, e isso será tratado em um tópico específico a seguir. Pressupondo que um planejamento adequado existe, o gerente do projeto e a sua equipe devem acompanhar o desempenho do empreiteiro em relação aos requisitos contratuais. Marcos não concluídos no prazo podem acionar cláusulas de penalidades contra os empreiteiros, alterações de projetos ou solicitações do cliente podem causar alterações no escopo, no prazo ou no custo do projeto. Por esses motivos, a equipe de gestão do projeto deve ficar atenta para que o contrato sempre reflita o que se faz no campo.

Outro aspecto que necessita de atenção durante a administração do contrato é a comunicação. A equipe do projeto deve possuir um plano de comunicação e utilizá-lo sempre. Devem ficar claros quais são os meios de comunicação oficiais e quem são as pessoas responsáveis das diversas partes envolvidas. O gerente precisa ter consciência de que as informações trocadas durante a execução do projeto, através dos meios oficiais, possuem o mesmo valor do contrato celebrado anteriormente e merecem, portanto, um melhor acompanhamento.

Além da preocupação com o prazo, o custo e a qualidade da obra, ainda é necessário acompanhar a documentação da empresa e dos funcionários da empreiteira ao longo da execução do contrato para evitar surpresas, como processos fiscais e trabalhistas. Essa documentação tem grande importância e deve ser arquivada na empresa por até 20 anos!

Estar no controle do contrato significa acompanhar os resultados dos empreiteiros, tornar evidentes os desvios em relação ao plano e analisar qual é a tendência do projeto. Para corrigir os desvios, é preciso determinar as ações corretivas necessárias para que o projeto volte a estar de acordo com o seu planejamento.

Ações corretivas – tome Ações baseadas em fatos confiáveis

Como determinar que são necessárias medidas para corrigir o rumo do projeto? Acompanhando atentamente os resultados obtidos pelos empreiteiros em relação ao contrato e, é claro, também ao cronograma do projeto.

Devido à deficiência de estrutura observada na maioria das empresas empreiteiras, a construtora é obrigada a fazer um controle minucioso das tarefas dos empreiteiros para tentar antecipar os problemas.

Acompanhar a produtividade dos funcionários dos empreiteiros não deveria ser tarefa da empresa contratante, mas as construtoras sabem que isso é necessário, uma vez que poucos empreiteiros realmente têm o devido controle sobre a produtividade dos seus funcionários. O grande problema é que muitas construtoras não possuem uma estrutura de planejamento preparada para acompanhar tão detalhadamente os trabalhos dos empreiteiros, e isso pode fazer com que a empresa perceba que existe um problema apenas quando um marco importante não é alcançado.

De olho no planejamento e no escopo do contrato do empreiteiro, o gerente do projeto precisa antecipar os problemas, reunir-se com o empreiteiro e determinar, em conjunto, as ações corretivas que serão adotadas. O plano de ação que surge deste encontro precisa ser acompanhado pela equipe de gestão do projeto, para comprovar a sua eficácia. Empreiteiros que, sistematicamente, não conseguem seguir o planejamento estipulado, devem ter os seus contratos revistos ou, dependendo da avaliação da construtora, até rescindidos.

Planejamento e controle – não há gerenciamento EFICAZ sem um controle EFICAZ

O planejamento dos trabalhos do empreiteiro é a base para o controle do contrato, ou seja, não há controle eficaz se não houver planejamento. Ao determinar o cronograma da obra, as principais datas são colocadas como restrições no contrato com o empreiteiro, para que as etapas sejam entregues segundo as necessidades da construtora. Também são traçadas metas de produtividade e desempenho para o acompanhamento durante a execução dos trabalhos.

Periodicamente, a equipe de gestão do projeto deve atualizar os controles, determinar os índices reais de desempenho e comparar com o planejamento. A freqüência dessas atualizações depende muito do tipo e do prazo da obra, mas normalmente uma atualização semanal é suficiente. Com os desvios identificados, o gerente do projeto deve se reunir com o empreiteiro para definir a estratégia que deverá ser adotada para corrigir os problemas, de modo a trazer o projeto novamente de acordo com o plano.

Para diminuir as deficiências de gestão por parte do empreiteiro, a equipe do projeto pode auxiliá-lo na identificação dos problemas (como, por exemplo, a falta de produtividade) e na análise da solução para que a obra seja concluída dentro dos requisitos contratados. Esse esforço adicional de planejamento por parte da construtora é compensado pela diminuição do risco de atraso da obra e por um melhor controle das ações do empreiteiro.

É importante lembrar, ainda, que o planejamento não se encerra quando a obra é iniciada; toda ação de controle gera um plano de ação, que deve ser acompanhado. Se os impactos forem significativos, é provável que o plano do projeto precise ser alterado, assim como a percepção dos riscos pode mudar durante a execução do empreendimento. A equipe de gestão do projeto precisa estar atenta à manutenção destas informações, mantendo o plano ‘vivo' durante toda a execução, para que o mesmo seja efetivamente utilizado nas ações de controle.

O que se entende, portanto, por controle eficaz? Um acompanhamento dos trabalhos dos subcontratados com base em um plano atualizado e com informações detalhadas do desempenho de campo.

Fatores críticos de sucesso

Alguns fatores precisam ser considerados para que a redução de riscos no projeto tenha sucesso, como:

  • Dar atenção ao planejamento e controle do projeto – a importância do planejamento para o controle do contrato com o empreiteiro já foi detalhada no tópico anterior, mas a falta da cultura de planejamento no mercado da construção é tão evidente que nunca é demais ressaltar. Para que a empresa possa cobrar o empreiteiro adequadamente, é preciso ter, no mínimo, uma base desejada de desempenho (produtividade, critérios de qualidade) para dar base ao contrato. Para determinar no contrato a data de entrega dos trabalhos e, principalmente, a data dos marcos importantes ao longo da obra, é preciso que a construtora esteja, no mínimo, bem organizada.
  • Estabelecer um processo para contratações de empreiteiros – a contratação dos empreiteiros não pode ser feita de qualquer forma. Para que a empresa uniformize suas ações no momento da contratação dos empreiteiros, é preciso estabelecer um processo que determine os passos que devem ser seguidos para que um empreiteiro seja declarado apto a iniciar os trabalhos. Esse fator é essencial para evitar, no mínimo, dois graves problemas: contratar empreiteiros tendo como critério apenas o preço e permitir que o empreiteiro inicie o trabalho no canteiro de obras sem estar com toda a documentação em ordem.
  • Comprometimento da alta administração – como foi citado no item anterior, contratar empreiteiros com base apenas no valor da proposta é uma prática perigosa, e que na maioria das vezes é determinada (ou incentivada) pela alta administração da empresa. Por mais que o discurso da construtora valorize, antes da contratação, a estrutura do empreiteiro e a qualidade da sua mão-de-obra, a maioria das empresas contratantes se preocupa apenas com o preço. Sem o apoio da alta administração para o processo de redução dos riscos, os resultados do projeto estarão seriamente comprometidos.
  • Gestão ativa dos riscos – os riscos mudam durante a execução do projeto, e quanto mais tempo levar a obra, maior a chance de alteração do cenário e maior a dificuldade na confirmação das premissas de planejamento. Um marco não atingido conforme o plano pode evidenciar um novo risco, assim como a falha na entrega dos documentos obrigatórios por parte do empreiteiro durante a execução do projeto. A equipe do projeto deve estar atenta às diversas situações, para manter ativa a gestão dos riscos.
  • Utilização de dados históricos e lições aprendidas – todos os projetos enfrentam dificuldades e cada experiência deve ser repassada adiante para que a empresa possa ‘aprender' a contratar empreiteiros, correndo menores riscos. Esse ‘aprendizado' se traduz em melhorias estabelecidas no processo de contratação e de gestão dos contratos, e em informações que são repassadas dentro da empresa para evitar que alguns riscos comuns voltem a ocorrer. Manter e disseminar essas informações dentro da empresa é essencial para que exista melhoria nos resultados obtidos através dos contratos com os empreiteiros.

Benefícios esperados

O que a empresa ganha com a utilização das boas práticas para contratação e gestão dos empreiteiros? Os benefícios são vários, como apresentado a seguir:

  • Redução dos passivos da empresa – contratações malfeitas ou mal geridas podem trazer sérios prejuízos para a contratante. Ações trabalhistas e processos fiscais podem acabar com o resultado financeiro obtido pela empresa no projeto e colocar a construtora em uma posição delicada no mercado;
  • Ampliação dos resultados financeiros – a redução nos passivos fiscal e trabalhista, aliada à contratação de empreiteiros com melhor estrutura para desempenhar os trabalhos determinados, reduz os riscos de perdas financeiras do projeto por problemas com a mão-de-obra e amplia as chances de terminar o projeto dentro dos requisitos estabelecidos em contrato;
  • Melhoria no desempenho de execução das obras – o reforço nas ações de planejamento e controle dos contratos auxilia a construtora na identificação precoce dos desvios e na gestão dos contratos dos empreiteiros, além de ampliar as chances de atingir os objetivos determinados. Uma obra bem planejada e bem controlada tem maiores chances de atender aos seus requisitos;
  • Processo uniformizado para contratação de empreiteiros – ao estabelecer um processo, considerando as boas práticas para a contratação e gestão dos empreiteiros, a empresa garante uniformidade nas ações de contratação e maior segurança na exigência das documentações iniciais do empreiteiro, além de assegurar que todos os passos iniciais (como a verificação das referências e da estrutura da empresa) não sejam deixados em segundo plano;
  • Integração entre as áreas técnica e jurídica – para que o contrato entre a construtora e o empreiteiro seja realmente adequado ao escopo desejado, é fundamental que exista uma integração entre a equipe técnica e o corpo jurídico da construtora. Os advogados poderão elaborar contratos bastante completos, mas apenas no aspecto jurídico. Sem o detalhamento do escopo por parte da equipe técnica de engenharia, sem a referência aos projetos, planilhas e memoriais que fazem parte dos cadernos de especificação da obra, o contrato terá um valor questionável. Para que um contrato seja completo, e assim sirva para o seu propósito, é preciso dar a mesma importância ao escopo técnico e aos detalhes jurídicos;
  • Divulgação das boas práticas – com uma melhor organização dos trabalhos, é possível fazer com que os profissionais da empresa troquem experiências de forma estruturada. Pequenos seminários podem ser realizados para o estudo de casos específicos e a documentação dessas experiências auxilia a empresa a ‘perpetuar' o conhecimento adquirido ao longo dos anos;
  • Auditoria de aquisição – segundo o Guia PMBOK® (2004), uma auditoria de aquisição é uma análise estruturada de todo o processo de aquisição, desde o planejamento da contratação até o término da administração do contrato, e tem como objetivo identificar sucessos e falhas que possam servir como base para a implantação de melhorias nos próximos contratos. A empresa precisa aproveitar cada oportunidade para disseminar internamente as boas práticas, e evitar, sempre que possível, a reincidência dos riscos que já ocorreram em outros projetos;
  • Desenvolvimento dos empreiteiros – muitas construtoras esperam que os empreiteiros invistam em treinamentos, ou até que os próprios concorrentes treinem os empreiteiros para que depois seja possível usufruir de uma mão-de-obra mais capacitada, mas isso nunca acontece. Ao trabalhar o planejamento e o controle do projeto em conjunto com o empreiteiro, fazendo-o participar das decisões e auxiliando na determinação de alternativas, a construtora começa, lentamente, a capacitar o empreiteiro na gestão dos seus trabalhos. Em um mercado como o atual, onde é muito difícil encontrar bons fornecedores de mão-de-obra, o investimento da construtora na formação dos seus parceiros é fundamental;
  • Maior consciência sobre os riscos – ao trabalhar melhor a relação entre a construtora e os empreiteiros, utilizando as boas práticas de gestão e um apoio jurídico adequado, o gerente de projetos tem uma maior consciência dos possíveis riscos e das suas conseqüências, tanto para o projeto como para a empresa. Ter consciência dos riscos assumidos é o primeiro passo para agir na prevenção.

Conclusão

Para que a contratação de empreiteiros não se transforme em uma grande tormenta para a construtora, o gerente do projeto precisa, em conjunto com a sua equipe, garantir que exista um prazo adequado para o planejamento das contratações. Ao deixar de seguir alguns passos importantes no momento da contratação, o gerente pode ampliar de forma significativa a exposição do projeto aos riscos e, para piorar o cenário, os maiores problemas financeiros causado por uma má contratação podem aparecer apenas muito tempo depois da entrega da obra, no formato de passivos fiscais e trabalhistas. Adotar uma postura preventiva frente aos riscos provenientes de uma relação contratual é um dos deveres do gerente de projetos; e a empresa executora deve fornecer todo o apoio necessário, além de evitar que as contratações sejam motivadas apenas pelo menor preço.

Referências Bibliográficas

Choma, André Augusto. (2005) Como Gerenciar Contratos com Empreiteiros (2a edição). São Paulo-SP: Editora PINI, pág. 15.

Project Management Institute. (2004) A Guide to the Project Management Body of Knowledge [Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos] (PMBOK®) (3a. ed.). Newtown Square, PA, EUA: Project Management Institute.

This material has been reproduced with the permission of the copyright owner. Unauthorized reproduction of this material is strictly prohibited. For permission to reproduce this material, please contact PMI or any listed author.

© 2008, Andre Augusto Choma, PMP
Originalmente publicado como parte dos Anais do Congresso Global do PMI – São Paulo, Brasil

Advertisement

Advertisement

Related Content

Advertisement

Publishing or acceptance of an advertisement is neither a guarantee nor endorsement of the advertiser's product or service. View advertising policy.