Sistema de monitoreo y evaluación de programas: un caso de estudio

System of monitoring and evaluation of programs: a case study

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La adecuada utilización de un enfoque metodológico de uso común para el establecimiento de un sistema de planeación, monitoreo y evaluación de proyectos por todos los coordinadores de programas, permitirá a la Autoridad Panameña de la Micro, Mediana y Pequeña Empresa (AMPYME) contar con una base de gestión sólida para que los esfuerzos de fomento empresarial de AMPYME se ejecuten de una manera exitosa, logrando los resultados esperados y considerando las limitantes de tiempo y presupuesto preestablecidas.

Podemos establecer que los dos principales componentes del Sistema de Monitoreo y Evaluación (M&E) de los Programas de la AMPYME son:

  1. El Sistema de Información Computarizado SIMEP
  2. El Manual de Procedimientos y Guía de Acción en M&E

La implementación de ambos componentes se llevará a cabo a través de un esfuerzo educativo y de transferencia de conocimientos o Plan de Capacitación.

A continuación establecemos un resumen con las características más relevantes de ambos componentes:

1. El Sistema de Información Computarizado SIMEP

Es preponderante recalcar que el SIMEP proveerá de una visualización amplia y completa del estatus del portafolio de programas en ejecución de la AMPYME, a través de un portal Web centralizado y de uso privado, ligado simbióticamente a la operación del SIEP (Sistema de Información Empresarial Panameño).

El sistema integrará una poderosa capacidad institucional para:

  1. La Planeación de Programas

SIMEP establecerá un método común de planeación al mismo tiempo que distribuirá todos los planes de los proyectos en ejecución a través del portal Web SIEP/SIMEP. El sistema integrará todos los datos, información y conocimiento más relevante de los programas de AMPYME y los centralizará en una Base de Datos que permitirá a todos los involucrados, a los coordinadores de los programas y a los Directivos accesar de una manera eficiente y rápida la información crítica de los programas.

2. El Monitoreo y Evaluación de los Programas

SIMEP permitirá, en conjunto con una serie de herramientas de soporte, obtener información en línea respecto al avance y desempeño de los programas en ejecución de la AMPYME.

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Por otra parte, en base al análisis de benchmarking y los requerimientos de operación de la nueva forma de administrar programas en la AMPYME, hemos establecido la denominada Estructura del SIMEP, la cual detallamos a continuación:

Estructura del SIMEP

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Nota: Programa= Nombre del Programa de AMPYME en cuestión

Esta estructura representa de hecho diferentes vistas del Sistema SIMEP, las cuales definimos a continuación:

1. GUI, Graphical User Interface o Interfase Gráfica de Acceso

2. Contenido de la Base de Datos y Conocimiento SIMEP

3. Guía Procedural de Acción en M&E para los Coordinadores de Programas

4. Modelo de Información Ejecutiva para la Toma de Decisiones sobre los Programas en Ejecución

Todo el diseño estructural está basado en la utilización del estándar de clase mundial PMBOK, así como en la integración de diversas herramientas computacionales y metodológicas.

De esta manera, podemos afirmar que el avance de desarrollo a la fecha (agosto 26, 2004) es de alrededor de un 85% ya que nos encontramos en las pruebas finales integradas de la herramienta.

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En esta pantalla prototipo, podemos examinar de un vistazo la interfase gráfica utilizada y de que manera esta aporta al desarrollo del esfuerzo metodológico de aplicación para facilitar la labor de planeación, monitoreo y evaluación de programas institucionales.

2. El Manual de Procedimientos y Guía de Acción en M&E

Ha sido nuestra intención desarrollar, más que una metodología como tal, enfocarnos más bien en el desarrollo de una guía de acción simplificada pero que asegure un desempeño homogéneo entre los diversos coordinadores de programas a través de la utilización de un conjunto de procedimientos, estándares y formatos no propietarios de uso universal, considerando, de manera importante, las recomendaciones establecidas por el PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute) así como de La International Organization for Standardization (ISO), ISO 9000 y los Quality Management and Quality Assurance Standards, asegurándonos de esta manera, el trabajar con métodos de clase mundial y de amplio reconocimiento.

En ningún momento será nuestra intención convertir la guía de acción que será propuesta a AMPYME en un “libro de texto” o en un tutorial de administración de proyectos. La disciplina (ya de por si complicada) requiere de coordinadores de programas con un perfil y experiencia reconocida en la actividad. De esta manera, se espera que ellos estén sumamente familiarizados con los temas en discusión y que tengan acceso a los programas de capacitación que impartiremos en Panamá para implementar efectivamente el nuevo sistema.

Los procesos, formatos, plantillas y listas de verificación (checklists) contenidas en la guía de acción, irán evolucionando conforme la AMPYME las implementa en diversos proyectos y se lleven a cabo de manera rigurosa las actividades de mejoramiento de procesos identificadas en la guía de Evaluación Ex-Post. Así, la AMPYME asegurará extraer el conocimiento y experiencia acumulada en la ejecución de los proyectos para incluirlos en esta guía de acción, proveyendo de un mecanismo de inclusión de mejoras inter-programas basados en la experiencia de los entes involucrados en la administración de los mismos.

Un sistema es un conjunto de procesos inter-relacionados entre sí y que buscan un fin común. De esta manera, los procesos que serán incluidos en la guía de acción están sumarizados en la siguiente tabla:

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El contenido estructural de los cuatro procesos modelo en la guía de acción que será propuesta a AMPYME es similar:

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Se incluirá un Apéndice el cual pudiera integrar:

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Adecuación de la Guía de Acción

Cualquier programa se puede ver beneficiado del uso de los procesos de la Guía de M&E; sin embargo, cada programa/proyecto demandará características específicas del proceso al tomar en consideración rasgos tales como su tamaño, relevancia estratégica o costo, entre otras. En algunos escenarios, la guía de acción será utilizada más informalmente que otras. Inclusive, algunos entregables o actividades evaluatorias bien podrían abreviarse para programas más pequeños, mientras que en programas más complejos requerirán mayor atención.

Veremos como en programas pequeños inclusive, la misma persona puede actuar en varios roles, mientras que en programas mayores se pudiera tener casos de tener diversas personas ejecutando un mismo rol.

Con objeto de apoyar a los equipos de trabajo a usar la guía del sistema de una manera eficiente y efectiva, cada uno contará con una sección de adecuación del proceso a la naturaleza del programa. En la mayoría de los casos, la adecuación sería basada en el tamaño y complejidad del programa. En al menos un caso, la adecuación será recomendada bajo las premisas de cuando el proceso es aplicado en el ciclo de vida del programa.

Nivel de Intensidad de M&E

Para determinar el nivel adecuado de intensidad de M&E, los programas serán divididos en tres niveles de intensidad., basados en la siguiente colección de rasgos del programa:

  • Presupuesto
  • Organizaciones Participantes
  • Tiempo de entrega
  • Impacto en la AMPYME
  • Impacto fuera de AMPYME
  • Tecnología
  • Involucración de Terceros
  • Complejidad

La Tabla de Intensidad de M&E muestra valores ejemplos de estas características que sugieren un nivel de intensidad alta, mediana o baja en actividades de M&E. En cada uno de los procesos de la guía, se sugiere la manera de “tropicalizar” el proceso para adaptarse a las características del programa en cuestión.

Tabla de Intensidad de M&E

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La mecánica de adaptación sería la siguiente:

El coordinador de programa y/o su equipo de trabajo revisarán primero las características del programa y las mapean contra la tabla de intensidad. Después de esto, se decide cual es el nivel de intensidad adecuado. Posteriormente, utilizando este nivel, revisarán la guía de acción para determinar la mejor manera de adaptarla al programa. Finalizan documentando la adecuación en su Plan Maestro de Desarrollo del Programa.
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