PMI Sites
Register

AI E PROJECT MANAGEMENT: PUÒ UN ALGORITMO SUONARE IL JAZZ?

Autore: Alessandro Perez  | 20 May 2025

Cosa può (e cosa non può) fare l’intelligenza artificiale quando i progetti smettono di seguire lo spartito.

Negli ultimi anni, l’intelligenza artificiale è entrata prepotentemente nel mondo del project management. Dai software di schedulazione automatica ai sistemi predittivi per la gestione del rischio, sempre più strumenti – peraltro sempre più integrati nei tool di uso quotidiano - promettono di supportare il nostro lavoro e di trasformarlo profondamente.

Eppure, qualunque project manager sa che gestire un progetto non significa soltanto pianificare, controllare e misurare, ma significa soprattutto saper improvvisare, leggere i segnali e anticipare le sfide, adattarsi ai cambiamenti dell’ambiente e prendere decisioni anche quando i dati non sarebbero sufficienti per una scelta ragionata.

È quindi più che legittimo porsi una domanda: può davvero l’AI - un algoritmo - affrontare l’imprevisto come farebbe un project manager esperto?

In questo articolo proviamo a rispondere a questa domanda usando una metafora inusuale – quella del jazz – per esplorare le differenze e le possibili sinergie tra intelligenza artificiale e project management. 

Perché, in fondo, un progetto assomiglia a una jam session: c’è uno spartito da seguire, certo, ma i veri maestri sanno anche quando abbandonarlo!

AI and Project Management

PM COME MUSICISTA JAZZ?

Adesso prova a chiudere gli occhi per un secondo. Sei in una sala concerti a Stoccarda, in una calda notte degli anni ’60. Sul palco c’è il secondo grande quintetto di Miles Davis, una delle formazioni più rivoluzionarie della storia del jazz. Accanto al maestro, c’è un giovane pianista, emozionato e nervoso: Herbie Hancock. La musica è intensa, vibrante, tesa. Miles sta suonando So What, quando, all’improvviso, Herbie suona una nota sbagliata, talmente stonata che anche un orecchio poco allenato se ne accorgerebbe. Hancock si paralizza: ha appena commesso un errore davanti a un gigante della musica. E resterà fermo lì, in silenzio per i successivi dieci minuti. Ma Miles no. Lui si ferma solo per un istante, poi prende quell’errore e lo assorbe nella sua musica, trasformandolo in qualcosa di nuovo. Fa una delle sue magie. 

“If you hit a wrong note, it’s the next note that you play that determines if it’s good or bad”. Quando sbagli una nota, è la nota successiva che determina se andava bene oppure no - dirà Miles poi.

Adesso riapri gli occhi e torna nella tua realtà. Sei nel bel mezzo di un progetto complesso e sai che qualcosa sta andato storto. Un errore? Un imprevisto? Un rischio non considerato a dovere? Forse. Ma un project manager esperto – come un musicista jazz – sa che gli errori, le sfide impreviste, sono parte del gioco e che il successo non dipende solo dalla nostra capacità di evitarli, ma anche dal modo nel quale reagiamo ad essi, facendoli nostri e trasformandoli in strumenti di successo. Non a caso, molte pubblicazioni hanno dimostrato come l’intuizione – quel “sesto senso” costruito con l’esperienza – possa giocare un ruolo fondamentale nelle decisioni complesse, soprattutto in condizioni di incertezza.

Come Miles Davis, insomma, il project manager deve saper scrivere la musica e leggere lo spartito – certo – ma anche essere pronto ad accogliere l’imprevisto, ascoltarlo, accettarlo e trasformarlo in una nuova direzione per progetto.

AI E PM: PREVEDIBILITA’ VS ADATTABILITA’

Va certamente riconosciuto che l’intelligenza artificiale è straordinariamente efficace quando si tratta di analizzare grandi quantità di dati, riconoscere pattern ricorrenti e fornire previsioni affidabili. In ambito project management, questo si traduce in un grande ed efficace supporto nell’elaborazione di attività quali la stima di tempi e costi, l’ottimizzazione e l’allocazione delle risorse, l’Identificazione dei rischi potenziali e il monitoraggio del progetto attraverso dashboard intelligenti.<

E in uno scenario ideale – dove tutto va secondo i piani – l’AI può essere davvero un prezioso alleato. E non è un caso che, secondo una ricerca di Gartner, entro il 2030 oltre l’80% dei compiti tradizionalmente associati alla gestione dei progetti potrebbe essere automatizzato grazie all’intelligenza artificiale. Ma quanti progetti reali si muovono davvero in uno scenario ideale? Chi lavora sul campo lo sa bene: ogni progetto porta con sé variabili imprevedibili, decisioni da prendere con informazioni incomplete, stakeholder e clienti che cambiano idea, risorse che si riducono all’improvviso. In questi contesti, l’AI può suggerire una soluzione basata sui dati, ma non è detto che sappia leggere tra le righe, valutare dinamiche umane, culturali o politiche e, in definitiva, improvvisare.

AI and Project Management

L’AI PUO’ IMPROVVISARE?

Per capire quanto l’Intelligenza Artificiale possa (o non possa) improvvisare, proviamo a fare un test. Immaginiamo uno scenario reale, complesso, in cui a un project manager è richiesta non solo competenza tecnica, ma soprattutto capacità di improvvisazione, intuito e intelligenza relazionale.

Eccone uno:

“Siamo a metà di un progetto strategico per il lancio di una nuova piattaforma digitale. La deadline è fissata, il budget quasi esaurito. Proprio mentre si inizia a configurare l’ambiente di produzione, arriva la notizia: il fornitore principale di servizi cloud interromperà l’infrastruttura in uso a causa di una revisione dei requisiti di compliance normativa. Il cliente è confuso, il team tecnico è nel panico, e il contratto non prevede una clausola per questa eventualità. Manca una soluzione immediata, ma la pressione è altissima: va trovata una via d’uscita entro 48 ore al massimo”.

Adesso prova a sottoporre questo scenario ad uno qualsiasi dei tool di intelligenza artificiale presenti sul mercato: ChatGPT, Gemini, Claude.ai. Tutti ti risponderanno con un piano d’azione più o meno dettagliato. Ecco, in breve, la risposta di ChatGPT:

“Valuta la possibilità di migrare il servizio su un provider alternativo. Analizza SLA, costi e tempi di migrazione. Consulta il responsabile legale per eventuali penali. Avvia una riunione di emergenza per informare gli stakeholder”.

Tutto corretto. Razionale. Ordinato. Ma nella realtà, le decisioni non sempre possono seguire un flusso lineare. Nel tuo mondo reale probabilmente il team è spaventato e bloccato, gli stakeholder interni litigano e il cliente pretende garanzie scritte entro la fine della giornata. 

Quindi si, l’AI può certamente essere una risorsa utile per suggerire opzioni e piani di risposta, ma no, certamente non può improvvisare perché non può percepire la tensione in una meeting room, non può scegliere il tono giusto con cui parlare al cliente o agli stakeholders, non può intuire che forse il problema non è solo tecnico, ma politico e non può, ad esempio, avere conversazioni ufficiose con il team legale per valutare accuratamente tutti gli aspetti prima di scegliere come agire.

Proviamo adesso con uno scenario alternativo:

“Stai gestendo un progetto agile per lo sviluppo di una nuova funzionalità di e-commerce per un cliente del settore fashion, con team distribuiti tra Milano, Madrid e Varsavia. Siamo alla terza settimana dello Sprint 3. I risultati sono buoni, ma il cliente richiede con urgenza l’anticipo di una funzione inizialmente prevista per lo Sprint 6. La richiesta arriva in una call improvvisa il venerdì pomeriggio, in modo informale, ma con tono pressante. Il Product Owner non è presente. Il team è già sotto pressione per via di alcune assenze programmate e il backlog non è strutturato per questa deviazione. Nel frattempo, dal dipartimento HR arriva una comunicazione interna: due membri del team saranno assegnati ad altri progetti a partire da lunedì, per decisione aziendale. Non è chiaro chi li sostituirà, né quando”.

Abbiamo sottoposto questo scenario a Gemini ed ecco, in breve la sua risposta:

"Comunica la variazione al Product Owner. Rivedi le priorità del backlog. Valuta l’impatto tecnico della funzionalità richiesta. Proponi al cliente di anticipare la refinement session. Considera una spike tecnica. Allinea il team sugli obiettivi rivisti”

Anche in questo caso, tutto corretto. Ma manca l’essenza della situazione, evidente ad un occhio umano:

- L’urgenza non è ufficiale, sebbene emotivamente carica, e il cliente si è “sbilanciato” in modo non formalizzato.

- Il team è frustrato e si sente in ostaggio di decisioni esterne.

- C’è bisogno di tenere alto il morale, negoziare con tatto, muoversi con delicatezza.

Un project manager esperto è in grado di cogliere tutto questo e porre in essere tutte le azioni necessarie per risolvere il problema minimizzandone l’impatto. Ad esempio potrebbe:

- Scrivere subito al PO per preparare un confronto strutturato.

- Inviare un messaggio al cliente ringraziandolo per la fiducia nella squadra, ma chiedendo di formalizzare la priorità in un backlog item.

- Convocare una riunione informale con il team - non per lavorare, ma per coglierne il mood!

- Tenere un contatto diretto con HR per influenzare la transizione delle risorse.

In entrambe le ipotesi sopra testate, il PM musicista jazz è chiamato ad operare mettendo al servizio del progetto la sua capacità di improvvisare con intelligenza: negoziare, tranquillizzare, prendersi dei rischi comunicativi, esplorare soluzioni che non sono da manuale. Deve, in definitiva, comporre una melodia che non esisteva prima e, come Miles Davis, trasformare una (o più!) nota stonata in una nuova creazione armonica. Questa capacità di “organizzare in tempo reale” non è improvvisazione casuale, ma è stata riconosciuta anche a livello accademico come una vera e propria competenza: si parla di improvvisazione organizzativa, ovvero la capacità di agire senza un piano prestabilito, ma mantenendo una direzione coerente e strategica. È in questi momenti che il project manager jazzista si rivela insostituibile.

AI and Project Management

AI E PM: UNA SINERGIA POSSIBILE

Se è vero quindi che l’intelligenza artificiale non è ancora in grado di improvvisare come farebbe un essere umano, è altrettanto vero che, quando lavora in sinergia con un project manager esperto, può diventare uno strumento straordinariamente potente. Lungi dall’essere un sostituto, l’AI è un amplificatore di intelligenza: la tromba di Miles Davis che, certamente, da sola non fa musica, ma insieme al maestro può davvero creare la magia! In questo rapporto di collaborazione, l’AI diventa uno strumento di precisione nelle mani di chi ha intelligenza e visione.

LINK UTILI E BIBLIOGRAFIA