Autore: Mario Tirone | 22 August 2025
Documentare oggi significa prepararsi per vincere domani.
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Di fronte a ogni progetto concluso, ci troviamo davanti ad un bivio: archiviarlo e passare oltre, oppure riflettere, documentare e costruire valore per il futuro.
Chi lavora nella gestione dei progetti sa quanto sia importante imparare dall’esperienza. Eppure, in anni di carriera, pur conoscendo bene il valore delle “lessons learned”, confesso che mi è sempre stato difficile mantenere una documentazione costante, aggiornata e – soprattutto – condivisa. I motivi? La fretta, il senso di urgenza del "prossimo progetto"… e, ammettiamolo, anche un po’ di pigrizia mentale (“ma sì, questa ce la ricordiamo!”).
Spoiler: no, non ce la ricordiamo!
Lessons Learned: cosa sono davvero?
Le lessons learned sono conoscenze acquisite durante un progetto, che aiutano a migliorare le performance future di un team o organizzazione. Secondo il PMBOK 7 (per i profani, il Project Management Body of Knowledge, ossia la guida/bibbia dei PM) , il registro delle lesson learned è un “artifact chiave” che dovrebbe essere aggiornato costantemente durante il progetto (non solo alla fine!) e condiviso per rafforzare la capacità adattiva dell’organizzazione.
“A lessons learned register is used to record knowledge gained during a project, phase, or iteration so that it can be used to improve future performance for the project team and/or the organization.”
Un errore comune è considerarle un’attività “di chiusura”. In realtà, le lessons learned vanno catturate in corso d’opera, durante i retrospective meeting, gli sprint review o le milestones principali.
Dalla teoria alla trincea: Lesson Learned o Lesson Lost?
La documentazione delle “lessons learned” è uno strumento potentissimo ma troppo spesso trattato come il fastidioso “ultimo punto” della to-do list: quel compitino da spuntare per chiudere il progetto e sentirsi a posto con la coscienza. Il risultato? Un file Word o Excel con titolo altisonante, riempito in mezz’ora e archiviato in una cartella condivisa che nessuno aprirà mai più. Il classico “cimitero delle buone intenzioni” del server o cloud. E così, immancabilmente, si ricomincia da capo. Peggio: si ripetono errori già affrontati, ma che nessuno ricorda perché “ah giusto, ne avevamo parlato… ma dove lo avevamo scritto?”.
“La maledizione della Lesson Learned fantasma…” Immagine generata con AI
Esempi di Momenti Indimenticabili (nel senso che nessuno li ha mai documentati)
- N°1: Il server andato in crash durante una demo internazionale, perché “tanto nessuno spegne mai quel PC”. Spoiler: era il server.
- N°2: Il progetto partito senza riunione kick-off “per risparmiare tempo”, finito con tre team che lavoravano su versioni diverse dello stesso deliverable.
- N°3: Una coppia che decide di montare insieme un mobile “senza leggere le istruzioni” (ovviamente suggerito dalla controparte maschile). Due ore dopo, si accorgono che hanno montato lo schienale al contrario. Viti da smontare, pezzi rovinati, tensione crescente (il famoso “te l’avevo detto”).
La mia preferita, però, resta la modifica richiesta dal cliente all’ultimo minuto. Una richiesta che sei mesi prima era stata rifiutata, motivata, archiviata. Solo che, senza un log delle decisioni, nessuno ricordava nulla. Nemmeno lui.
Il Valore delle Lezioni (anche se scomode)
La verità è che, anche quando ci sforziamo di raccogliere queste lezioni, spesso lo facciamo male, senza coinvolgimento vero, senza contesto, con frasi tipo “migliorare la comunicazione” (che vuol dire tutto e niente). E poi? Nessuno le legge, nessuno le applica. Restano lì, come i buoni propositi di Capodanno.
Un articolo che ho letto tempo fa – “Why Organizations Don’t Learn from Their Lessons Learned” – spiega benissimo perché questo accade. Alcuni motivi li vediamo ogni giorno:
- Se nessuno si prende la briga di farle diventare azioni concrete, non servono.
- Se la cultura aziendale non favorisce il confronto aperto, nessuno dice la verità su cosa è andato storto.
- Se le informazioni restano nei silos dei vari dipartimenti, non circolano.
- Se non le integriamo nei processi quotidiani, sono solo teoria.
Insomma: per imparare davvero, serve più di un bel documento…
Inoltre, le lessons learned non sono solo un dovere professionale. Sono una forma di rispetto verso il tempo e lo sforzo collettivo. E se condivise correttamente, diventano un asset che:
- Fa risparmiare tempo.
- Evita figuracce.
- Rinforza la memoria organizzativa.
- Fa sembrare tutti più intelligenti (e meno smemorati).
Ma quindi…cosa possiamo fare di diverso, in concreto?
La risposta breve è:” farle vivere”. Ma come?
Per esempio, possiamo iniziare a parlarne con naturalezza durante i meeting. Non solo a fine progetto, ma anche durante, come parte della routine. Se lavori in Agile, le retrospective sono perfette per questo. Se lavori in modo più tradizionale, puoi introdurre delle mini-review a metà progetto.
Poi, c’è la questione degli strumenti. Oggi ce ne sono tantissimi. Da Confluence a Notion, da SharePoint a Trello: l’importante è che siano accessibili, ordinati e facili da usare. Anche una semplice sezione nel template del project charter o nel kickoff può fare la differenza, , purché sia integrata nel flusso e non percepita come un dovere aggiuntivo.
E quando scriviamo queste lezioni, cerchiamo di essere concreti. Niente frasi vaghe. Piuttosto: “In quel progetto abbiamo saltato il kick-off per risparmiare due ore, e ne abbiamo perse venti per allinearci dopo. Quindi da oggi, mai senza kickoff.” Chiaro, diretto, utile.
Conclusione: le lezioni che non dimentichiamo ci fanno andare più lontano
Alla fine, raccogliere le lessons learned non è solo un dovere professionale. È un atto di rispetto verso il lavoro di tutti. È un modo per non sprecare fatica. È anche una piccola forma di gratitudine: verso i colleghi, verso il cliente, verso noi stessi.
Perché imparare dai propri errori è utile. Ma imparare da quelli degli altri… è geniale!
“La prossima volta che chiudi un progetto, non metterlo solo in archivio. Parlagli. Fagli le domande giuste. Perché le risposte di oggi, se le sai ascoltare, possono evitarti un sacco di problemi domani.”
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Bibliografia e link per approfondire:
- https://leadership-resources.com/wp-content/uploads/2019/11/2019-12-01_5de3524752622_HBR_WhyOrgsDontLearn.pdf- https://www.linkedin.com/pulse/why-organizations-dont-learn-from-lessons-learned-keep-mahaluba-l2mff/
- The standard for project management and a guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide). Description: Seventh edition. | Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., [2021] Identifiers: LCCN 2021011107 (print) | LCCN 2021011108 (ebook) | ISBN 9781628256642 (paperback) | ISBN 9781628256659 (epub)
- The Lessons Learned Handbook: Practical Approaches to Learning from Experience Publisher : Chandos Publishing, 2010, ISBN-10 : 1843345870