Autore: Luca Matordes | 6 June 2022
La digitalizzazione dei processi è argomento di estrema attualità. Approcciarsi al mondo della digitalizzazione è un percorso complesso, ma necessario per migliorare la gestione dell’impresa.
All’interno di una realtà produttiva che non è digitalizzata i problemi di gestione sono numerosi: inefficienze, errori, rilavorazioni frequenti. Questi si possono presentare anche in una realtà digitalizzata, senza dubbio, ma numerose fonti di questi errori sono estirpate dal solo fatto di aver disponibili dati ad un livello di elaborazione successivo a quello che si avrebbe nel primo caso. In un ambiente in cui i dati non siano fruibili attraverso una piattaforma digitale, le informazioni sono spesso nascoste e ottenibili solo con grossi dispendi di energie e tempo da parte di chi poi il dato deve utilizzarlo per elevarlo ad analisi.
Affiancare un processo digitale a un flusso fisico di attività non è semplice come può sembrare. Un processo deve essere rivisto per poter essere associato a una piattaforma digitale. Il processo fisico deve essere mappato per identificarne criticità e sprechi. Una buona e condivisa mappatura del processo “as is” deve essere punto di partenza per una corretta digitalizzazione. Lo studio e la conseguente rappresentazione del processo deve essere svolta anche con chi le attività le svolge nella pratica, non dimenticando che queste figure sono stakeholder con potere e interesse molto alti, spesso aghi della bilancia nella riuscita o meno di un processo di miglioramento quale la digitalizzazione.
Se si cerca di implementare un software gestionale semplicemente adattando il sistema al processo “as is”, trascurando quindi la fase successiva di progettazione del processo rivisto in funzione del nuovo flusso informatizzato, il rischio di fallimento è molto alto: la qualità dei dati raccolti ne risente e il rischio che a lungo termine il flusso informativo venga bypassato è elevato. In questo modo le opportunità di miglioramento che la digitalizzazione offre vengono perse completamente.
Si deve quindi pianificare e progettare un “to be”, considerando che il processo fisico deve essere allineato dal suo inizio alla sua fine con il flusso di informazioni che il sistema acquisisce e rende disponibili.
Un altro aspetto fondamentale nel processo di digitalizzazione è la formazione. Formare, anche a cascata, tutte le entità coinvolte nel processo è importante. Crea la mentalità, fa riconoscere l’importanza ed educa alla tutela dell’acquisizione del dato.
Un errore che deve essere evitato è quello di fare della digitalizzazione un mestiere a esclusivo appannaggio del management. I dati acquisiti, infatti, devono essere usati anche come strumento di coinvolgimento e di stimolo a tutti i livelli, adattandoli alle diverse sfere di interesse. Serve un parametro attraverso il quale ognuno possa misurare le proprie performance e commisurare i propri obiettivi in un modo trasparente e condiviso. In un acronimo: KPI, che sta per Key Performance Indicator. Attraverso questo output, frutto dell'elaborazione di dati specifici, il management può fissare obiettivi sfidanti, commisurati alle specifiche mansioni a tutti i livelli operativi. L'obiettivo deve essere quello di coinvolgere tutti gli stakeholder e renderli sensibili all’importanza delle attività che svolgono ed a come le svolgono.
L’implementazione di piattaforme software di supporto ai processi aziendali è un’ottima opportunità di riduzione degli sprechi ma, come la più classica delle armi a doppio taglio, puó anche rivelarsi un loro moltiplicatore. Per sfruttare al massimo le opportunità offerte dalla digitalizzazione il processo deve essere adeguatamente ottimizzato e gli utilizzatori formati e motivati. A questo punto l’output puó essere utilizzato per un’analisi dati veloce ed efficace, fornendo un solido supporto per le decisioni del management. Quante volte siamo stati incaricati di eseguire un’analisi di dati e ci siamo ritrovati a dedicare la maggior parte del tempo alla sintesi, cioè al recupero delle informazioni necessarie piuttosto che all'analisi? Sono sicuro che è capitato molte volte, a me di sicuro. Credo sia assolutamente giusto raccogliere i dati con senso critico, ma allo stesso tempo è importante potersi fidare del dato per non perdere la visione di insieme indispensabile a un'analisi efficace.
Se il processo è correttamente strutturato, il dato sarà a sua volta sfruttabile e corretto.
Nell’impresa moderna le decisioni devono essere affidate ai dati e non a sensazioni soggettive. Più dati si hanno, più tempo si ha per l’analisi di questi, maggiore sarà l’efficacia delle decisioni prese sulla loro base.
A prescindere dalla dimensione della realtà che intraprende un processo di digitalizzazione, la chiave di volta è la gestione del progetto. I capisaldi devono essere l'adeguata revisione dei processi nonché l'opportuna formazione e coinvolgimento degli stakeholder, non trascurando il successivo supporto per miglioramenti futuri. Ne emerge che l'investimento in digitalizzazione è un investimento continuo, maggiore nella sua fase iniziale, ma comunque potenzialmente sempre presente. Non si tratta di un mero investimento in piattaforme software ma anche in risorse umane. Se anche una sola di queste colonne portanti viene a mancare il progetto fallisce e con essa una cruciale opportunità di crescita.