Autore: Davide La Valle | 28 August 2023
Uno sguardo senza timore verso ChatGPT
La gestione di progetti è un compito impegnativo che richiede pianificazione, coordinamento e comunicazione efficace. Fortunatamente, le nuove tecnologie stanno rivoluzionando questo processo, e negli ultimi mesi abbiamo visto spiccare soprattutto l’Intelligenza Artificiale che ha aperto una porta sul futuro che ancora non riusciamo a focalizzare completamente.
Si potrebbe pensare che questi strumenti possano un giorno sostituire il nostro lavoro, ma difficilmente potranno avere soft skill e competenze di comunicazione al pari di noi umani (provate a chiederglielo!)
In particolare, tra queste nuove piattaforme spicca Chat GPT, un avanzato modello di linguaggio in grado di interagire in una maniera estremamente efficace e che può fornire un prezioso aiuto. In questo articolo esploreremo come utilizzare Chat GPT come assistente per ottimizzare la gestione dei progetti, fornendo ai Project Manager uno strumento potente e versatile.
ChatGPT è una piattaforma innovativa in grado di svolgere una vasta gamma di compiti, dal fornire informazioni dettagliate alla creazione di testi strutturati. Sebbene non possa sostituire interamente il nostro lavoro, può agire come un assistente affidabile per delegare compiti, creare modelli e rispondere a domande specifiche, semplificando così il carico di lavoro.
Vediamo ora alcuni esempi in cui ChatGPT può contribuire a semplificare ed aiutare i nostri compiti:
- Pianificazione dettagliata e coordinamento efficiente: grazie a Chat GPT, è possibile ottenere rapidamente una bozza di pianificazione dettagliata per un progetto. Basta fornire le informazioni principali, come tempi, budget e risorse disponibili, e il sistema genererà una roadmap iniziale su cui lavorare. Questo permette ai manager di concentrarsi su aspetti strategici e creativi senza dover partire da zero nella pianificazione.
- Comunicazioni chiare e concise: Chat GPT può svolgere un ruolo fondamentale nel migliorare la comunicazione all'interno del team e con i clienti. Con la sua capacità di creare testi chiari e concisi, gli assistenti possono utilizzare questo strumento per scrivere relazioni, piani d'azione e verbali di riunioni. La comunicazione risultante risulterà più comprensibile ed efficace, facilitando la collaborazione.
- Automatizzare la creazione di documenti: la gestione di progetti spesso richiede la creazione di documenti come piani di rischio, report di avanzamento e budget. Con Chat GPT, è possibile automatizzare queste attività e ottenere modelli di documenti pronti all'uso, semplificando così il processo di documentazione e garantendo un maggiore livello di uniformità.
- Decisioni informate e strategiche: un altro vantaggio di Chat GPT è la sua capacità di fornire una panoramica dettagliata delle opzioni disponibili. Chiedendo all'assistente di generare diverse soluzioni o prospettive, si possono prendere decisioni più informate migliorando così l'esito del progetto.
Occorre prestare attenzione ad alcune astuzie che permettono di ottenere risposte migliori: dovete sapere infatti che ChatGPT si basa su interazioni testuali chiamate “prompt” che vanno costruite con particolare cura per migliorare notevolmente i risultati. Proprio per questo motivo si stanno sviluppando velocemente tecniche, libri e corsi per far sì che il prompt fornito a questi modelli sia il più efficace possibile:
- Nei prompt bisogna essere specifici per avere risposte migliori. Non bisogna chiedere come monitorare il successo di un progetto, ma piuttosto chiedere 5 metriche potenziali per monitorare il progresso, chiedere di spiegarle con suggerimenti su come misurarle ed esempi di come potrebbero essere applicate in scenari reali.
- Esattamente come un assistente alle prime armi, ChatGPT non può sapere cosa c’è nella nostra testa e se creiamo un prompt generico risponderà in modo generico. Dobbiamo fare una domanda precisa: non sa che progetto stiamo seguendo, che metodo utilizziamo, cosa significa per me successo, quali sono i vincoli dell’azienda in cui lavoro. Scriviamo tutti questi dettagli nel prompt!
- Non aspettatevi di ottenere subito un risultato eccellente con la prima risposta. Spesso occorre affinare spiegando in che modo vorremmo modificare il risultato secondo vincoli diversi o con un diverso stile
- Può essere utile come strumento per farsi un’idea generale anziché partire dal foglio bianco, ma non fidatevi di tutte le risposte: occorre che ci sia una nostra revisione critica sui contenuti per far sì che il risultato sia veramente applicabile al nostro contesto
- E’ uno strumento utilissimo per estrarre informazioni concise e rilevanti a partire da lunghe trascrizioni e appunti
- E’ utilissimo per avere un piano di studi qualora doveste apprendere un nuovo argomento: con poche indicazioni in input può fornire un piano dettagliato da seguire.
- Provate a chiedere risposte tabellari o confronti tra soluzioni diverse a partire da testi lunghi, rimarrete sorpresi dalle capacità di sintesi!
- Dovete scrivere una mail “delicata” nella maniera più edulcorata possibile? Provate a chiedere a ChatGPT un suggerimento partendo da ciò che avreste voluto comunicare ma specificando che lo stile deve essere educato, assertivo e magari formale, otterrete un valido aiuto per evitare situazioni difficili.
L'utilizzo di Chat GPT come assistente per la gestione dei progetti può migliorare notevolmente l'efficienza e l'efficacia del lavoro del Project Manager, a patto di comprendere vantaggi e limiti dello strumento. Grazie alla sua capacità di fornire pianificazioni dettagliate, comunicazioni chiare e modelli di documenti pronti all'uso, Chat GPT si dimostra un prezioso alleato per i Project Manager impegnati nella gestione dei progetti.
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