Autore: Luca Matordes | 21 July 2023
La “Work Breakdown Structure (WBS) è una gerarchia di attività che scompone il lavoro di un progetto in parti gestibili” questa è la definizione di WBS, contenuta nella prima edizione del PMBOK Che è stata prodotta nel 1987. Il focus è sulle attività e sul rendere l’obiettivo finale del progetto maggiormente gestibile attraverso la sua scomposizione in blocchi, che concorrono al raggiungimento dell’obiettivo finale.
Nel 2008, il PMBOK 4 ha rivisto leggermente la definizione della WBS, allargandone i confini, mettendo in risalto la sua utilità nella pianificazione globale del progetto e nell’allocazione delle risorse: “La WBS è una struttura gerarchica dell’ambito complessivo del lavoro che deve essere eseguito dal gruppo di progetto per conseguire gli obiettivi di progetto e realizzare i deliverable richiesti. La WBS organizza e definisce l’ambito totale di progetto e rappresenta il lavoro specificato nella descrizione attuale approvata dell’ambito di progetto”
La WBS (Work Breakdown Structure) è uno strumento fondamentale per la pianificazione che integra scopo, costi e deliverables; succede alla definizione dell’ambito di progetto e precede l’allocazione di risorse e la definizione dei costi, fungendo da base per la loro elaborazione.
Il punto di partenza per costruire una WBS è l’obiettivo del progetto, che deve quindi essere precedentemente stabilito e condiviso. L’obiettivo del progetto costituisce l’ultimo deliverable, che viene raggiunto quando tutti i criteri di accettabilità sono stati a loro volta centrati. Ogni livello successivo al primo suddivide il deliverable in attività, fisicamente identificabili, costificabili ed attribuibili ad una risorsa o team. La WBS è una schematizzazione del progetto che contribuisce a definire i ruoli e le responsabilità all'interno del progetto, a garantire la completezza e la coerenza delle attività, a facilitare la stima dei tempi e dei costi, e a gestire meglio i rischi. La sua forma grafica e schematica, appunto, permette al PM di avere una visione di insieme del progetto e di identificare univocamente le singole deliverables in funzione della loro collocazione all’interno dell’albero gerarchico, agevolando la comunicazione e limitando le possibili incomprensioni.
Al centro della WBS c’è l’obiettivo del progetto, che viene messo in relazione con i pacchetti di lavoro che permettono di ottenerlo.
La sua costruzione è frutto dell’incrocio di Breakdown Structures su diversi livelli:
- Organization Breakdown Structure (OBS): Individua i componenti organizzativi che collaborano alla realizzazione del progetto;
- Activity Breakdown Structure (ABS): organizzazione gerarchica delle attività;
- Product Breakdown Structure (PBS): rappresentazione dei prodotti finiti.
Dall’interazione di questi tre oggetti nasce la WBS, che definisce i pacchetti di lavoro, le rispettive competenze / responsabilità (OBS), in quale processo si collocano (ABS) e quale parte del prodotto sono necessari (PBS).
Ad esempio: un progetto di implementazione Lean Manufactury in azienda, può vedere la scomposizione dei deliverables secondo la seguente logica:
- OBS: Gli enti dell’Organizzazione coinvolti in questo progetto potrebbero essere: La Produzione, la Logistica, il dipartimento Qualità, il responsabile HSE, R&D.
- PBS: Il Prodotto finale in questo caso è la riorganizzazione di un sistema di produzione Lean, volto alla riduzione degli sprechi. Perciò, i deliverables legate al prodotto potrebbero coinvolgere la formazione della manodopera, un sistema di monitoraggio delle prestazioni, una nuova linea di produzione, l’elaborazione di una serie di procedure standard.
- ABS: le attività in questo caso potrebbero riguardare l’analisi AS-IS, la progettazione della nuova linea di produzione, la formazione degli operatori.
L’incrocio di questi tre elementi ci aiutano ad avere una visione chiara su chi fa cosa, quindi per esempio, l’R&D deve contribuire alla nuova linea di produzione tramite attività di progettazione e la produzione deve elaborare delle nuove procedure standard e poi procedere alla formazione degli operatori.
La WBS non è una semplice lista di attività necessarie alla realizzazione del progetto e non è la pianificazione del progetto, anzi; un focus troppo di dettaglio sulle azioni da compiere può comportare errori di valutazione nella definizione degli elementi che la compongono, sovrastimando o sottostimando l’ammontare del lavoro necessario al completamento del progetto. La regola del 100%, pilastro fondante su cui si basa una corretta costruzione della WBS, ci suggerisce come tutto il lavoro del progetto debba essere incluso nella WBS, niente di più e niente di meno. Includere tutto il lavoro di progetto all’interno della WBS è regola fondamentale per la WBS.
Facendo riferimento al medesimo esempio sopra citato, inerente al progetto di implementazione di una nuova linea di produzione che rispetti i dettami della Lean Manufacturing riducendo gli sprechi, di seguito quella che potrebbe essere un’ipotesi di WBS:
In conclusione, la Work Breakdown Structure non è soltanto un mero elenco di attività da svolgere, né una rigida struttura gerarchica priva di flessibilità. È, piuttosto, il cuore pulsante della pianificazione di un progetto, l'architettura che guida il percorso per raggiungere l'obiettivo finale. Essa non solo aiuta a scomporre un progetto complesso in parti gestibili, ma fornisce anche un quadro coerente e completo per l'allocazione delle risorse e per la definizione dei costi.
L'abilità nel costruire una WBS efficace richiede un equilibrio tra la granularità del dettaglio e l'attenzione all'obiettivo generale, sfruttando il Contributo del Team di Progetto per costruire i vari “rami” rami della WBS con il giusto livello di dettaglio.
La WBS mette in risalto le relazioni tra le varie componenti di un progetto, e fornisce una mappa per la sua realizzazione.
In un mondo di progetti sempre più complessi e interconnessi, la WBS emerge non solo come un prerequisito per la gestione efficace dei progetti, ma come un fondamentale strumento strategico per la leadership del progetto, che permette di visualizzare l'obiettivo, guidare il team e navigare attraverso i vari ostacoli che inevitabilmente si presenteranno nel corso dello sviluppo del progetto.