Knowledge Sharing

Nel precedente post, abbiamo discusso di come si possa migliorare la formazione.

In questo post, invece, analizzeremo alcune idee per non circoscrivere la conoscenza e la formazione alla singola persona, ma cercare di estenderla alla collettività.

La problematica è frequente in molte realtà: all’interno della propria azienda c’è una persona esperta o particolarmente competente su determinate tematiche? Come possiamo fare in modo che questa conoscenza venga trasmessa e condivisa?

Prima di tutto bisogna discutere della cultura aziendale e come questa incentivi o meno la condivisione della conoscenza. Nell’ articolo ^[1] vengono prese in considerazione alcune strategie di miglioramento del knowledge sharing all’interno delle aziende. Nello specifico, nel punto: “Encourage & Foster the Right Mindset” si parla dell’importanza del knowledge sharing all’interno dei valori aziendali/dell’azienda. All’interno dell’articolo, si evidenzia inoltre come le aziende dovrebbero premiare le persone che mettono a disposizione di altri colleghi la propria conoscenza.

Andiamo ad analizzare alcune idee/meccanismi che permettono la condivisione della conoscenza:

WORK SHADOWING o REVERSE SHADOWING - In entrambi i casi una persona segue “come un’ombra” una persona esperta in modo da imparare attraverso l’osservazione, i consigli e la guida.

Questa risulta una modalità abbastanza diffusa in tutte le aziende, dove la persona più esperta opera come mentore per una figura meno esperta. Come evidenziato nel primo post, una parte fondamentale dell’apprendimento è la pratica. La sola osservazione non permette un efficace trasferimento della conoscenza.

Pair programming o mob programming - molte conosciute nel campo dell’IT ^[2,3]. Nel caso della pair programming, due persone si siedono “fianco a fianco” e cercano di risolvere insieme lo stesso problema. Una delle due persone scrive il codice e l’altra ne esegue la revisione, poi i due ruoli si alternano. Nel caso del mob programming, il processo non viene ristretto a solo due persone, ma viene allargato a tutto il team.

Questo processo di condivisione al fine di risolvere lo stesso problema è molto interessante e permette di “fare pratica”. Nonostante ciò, come è stato analizzato, ^[4] molte aziende faticano ad apprezzare il fatto che più persone operino contemporaneamente sullo stesso problema perché questo viene considerato come una non ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse.

All’interno di una realtà per cui ho lavorato, ho trovato una pratica di knowledge sharing molto interessante. Nelle aziende, soprattutto se molto grandi, non tutti i dipendenti hanno la possibilità di partecipare a corsi di formazione o ad eventi esterni. In questa realtà, i dipendenti che avevano seguito corsi o eventi esterni, se volevano in futuro ripetere l’esperienza, avevano l’obbligo di organizzare una sorta di knowledge sharing interno e condividere con tutti gli altri colleghi quello che avevano trovato interessante durante l’evento. Questo approccio, anche se risente del problema dell’assenza di pratica, risulta comunque interessante e di facile adozione in qualsiasi realtà.

Un caso significativo è rappresentato dalle Community Of Practices (CoP). In questo ambito, persone che condividono gli stessi interessi o passioni si trovano per discutere ed imparare per cercare di migliorarsi. Le CoP rappresentano una vera e propria miniera di conoscenza che travalica i confini dell’azienda e che ci permette di confrontarci con nuove idee e nuovi stimoli.

Lo stesso PMI può essere considerato una CoP, dove persone di diverse aziende e nazionalità condividono esperienze e conoscenze sulle tematiche del Project Management. Le CoP negli ultimi anni sono esplose ed oggi esistono CoP per quasi ogni cosa, da chi vuole rendere più verde la propria città a chi invece tratta tematiche ed interessi che superano i confini degli stati.

Visto l’enorme successo delle CoP, è possibile portare questo modello di knowledge sharing anche all’interno delle aziende?

Alcune aziende hanno provato a dare una risposta a questa domanda. Il primo esempio è quello che viene descritto in ^[5]. L’azienda in questione è Spotify, dove i vari dipendenti sono suddivisi in squadre. Nell’articolo si paragona la squadra come un team Scrum, ma può essere visto come un qualsiasi team in un’azienda che lavora su un progetto.

Quando si suddivide la struttura aziendale in team, una delle problematiche che spesso si incontra sul knowledge sharing è quella della conoscenza tra i team. Ad esempio, come si può sapere se il problema che sta affrontando il team A è già stato risolto dal team B tempo prima?

In Spotify viene utilizzato il concetto di “Gilda”, ovvero un gruppo di persone trasversali ai team che condividono gli stessi interessi similmente a quello che si farebbe in una CoP.

In questo modo si può favorire un knowledge sharing trasversale ai team.

Come analizzato nell’articolo, questo è molto simile ad una organizzazione matriciale, ma in realtà le gilde sono più legate agli interessi e non sono ristrette alle sole gerarchie aziendali, chiunque voglia partecipare ad una gilda è libero di farlo.

Leggendo sopra, si potrà pensare che tale modello possa esistere solo in aziende estere e particolarmente virtuose, ma la realtà dei fatti è diversa.

Partecipando ad una CoP, ho avuto il piacere di assistere ad una presentazione di Alessandro Giardina e del modello di knowledge sharing utilizzato nella sua azienda. Il modello esposto da Alessandro è molto simile a quello di Spotify, anche se le gilde in questo caso si formano e si sciolgono ogni 4 mesi ed ogni 4 mesi si decide se continuare a discutere degli stessi temi o se affrontare temi diversi. Si possono consultare i risultati prodotti dalle gilde dell’azienda in questione al seguente link ^[6].

In conclusione, la condivisione della conoscenza è uno degli aspetti fondamentali di ogni azienda, per evitare di ripetere gli stessi errori e permettere di creare nuove idee.

In questo post sono state elencate alcune strategie che possono favorire la condivisione della conoscenza all’interno delle proprie aziende.

Ora non rimane che metterne in pratica alcune e cercare di migliorare questo aspetto all’interno della propria realtà lavorativa.