PROJECT LIFE CYCLE: PHASE 2 – PLANNING ICELAND F35

Nella prima parte abbiamo giocato a fare gli SPONSOR di un progetto, ragionando sulla vision, gli obiettivi, lo scopo del progetto ICELAND F35 (vedi articolo: PROJECT LIFE CYCLE : Phase 1 – Conceptual : Iceland F35).

Certo! Fare gli sponsor è facile, ci si muove un po’ tra i sogni, si immaginano risultati, ci si riempie di frasi motivanti, poi però ci vuole qualcuno che il progetto lo mette, come si dice, “a terra”.

In realtà poi, non è proprio così. Uno Sponsor solitamente ci mette la faccia e molte volte, maggiore e più ambizioso è l’obiettivo, maggiore è anche l’esposizione in caso di fallimento. Uno sponsor dovrebbe avere la capacità di guardare oltre la realtà che ci circonda, avere in mente un suo piano di massima che consideri gli investimenti e il ritorno che non per forza deve essere legato solo al soldo.

Volare alto è affascinante, ma ad un certo punto, bisogna anche affidarsi a chi il progetto lo deve costruire. Coinvolgendo quei team a volte definiti come pre-sales a volte di solution, insomma il ruolo che cercheremo di giocare oggi, completando la fase di PLANNING.

A questo punto della vita di un progetto, vanno analizzati nel dettaglio i singoli elementi di un progetto, per arrivare a definire i tempi, le risorse e i costi del progetto. Non ultimo vanno presi in considerazione i potenziali rischi che se si verificano, possono vanificare l’obiettivo.

Ripartiamo quindi dallo scopo del nostro progetto, ovvero tentare di attraversare l’Islanda da nord a sub, percorrendo la strada F35.

Per cercare di non dimenticare nessuno degli aspetti importanti, abbiamo suddiviso l’impostazione del progetto in cinque componenti. Ognuna di esse è stata attentamente analizzata e definita, prima nelle sue componenti singole, successivamente abbiamo preso in considerazione anche gli aspetti di relazione tra loro.

Su tutte il mantra che ha guidato ogni decisione è stato: “Deve essere leggero”

Dove per leggero abbiamo inteso sia la componente peso che la componente costo. Ci siamo quindi concentrati su questi stream di progetto:

• Logistica e spostamenti
• Attrezzatura
• Preparazione fisica
• Pianificazione dell’itinerario
• Valutazione e gestione dei rischi

Logistica e territorio

A parte il trasferimento diretto in aereo fino a Reikiavik che direi è semplice e banale.  C’è da  organizzare, il trasferimento del TEAM DI PROGETTO al punto di partenza della camminata. La capitale islandese di trova nella punta a sud ovest dell’isola, da li Team si sarebbe spostato a nord, quasi nord-centro, fino a raggiungere la località di Svínavatn, da quella località inizia, infatti, la F35. Da informazioni ricevute, sappiamo dell’affidabilità dei servizi pubblici in Islanda. Abbiamo quindi fatto riferimento al portale della società che gestisce il trasporto pubblico, ben organizzato con mappe, orari e simulatore del percorso (Strætó (straeto.is)). Vanno solo identificati gli orari e i cambi di mezzi, se necessari. Ancora meglio per i biglietti, tutto viene gestito in digitale con app dedicata.

Attrezzatura

Uno degli stream di progetto più complessi da organizzare, ma anche il più divertente e interessante. La ricerca dell’attrezzatura adatta ha portato via diverse serate sia sul web che di confronto. Il concetto guida di “Deve essere leggero”, in questo caso ha giocato un ruolo determinante.

Sulla base di esperienze personali e confrontandosi con altre persone che hanno affrontato viaggi simili, prendendo spunto anche da libri documentari e ricerche sul web, abbiamo stabilito che il peso dello zaino possa essere compreso tra i 15 e i 18 kg.

Quel peso dove comprendere però tutto il necessario: abbigliamento, sacco a pelo, tenda, medicinali di prima necessità, cibo, acqua, materiale tecnologico, scarpe.  

L’abbigliamento, ovviamente di materiale tecnico, quindi leggero, ma allo stesso tempo sufficientemente termico, traspirante e di facile asciugatura. I capi più esterni devono avere il giusto grado di protezione contro pioggia e vento. Va detto che l’offerta del mercato è davvero vastissima, resta solo un problema di scelta.

Non banale la selezione della tenda e del sacco a pelo. Per quest’ultimo la scelta deve considerare due specifiche caratteristiche, il valore di temperatura Confortable/Extreme e materiale di cui è fatto. Anche per la tenda sono due i principali criteri di selezione, resistenza al vento e alla pioggia. In Islanda ci possono essere situazioni con vento tra gli 80/100kmh e la pioggia può essere continua per diverse ore. Con una super offerta su un sito specializzato, ci siamo garantiti un’ottima FERRINO SNOWBOUND, una tre posti adatta a spedizioni in alta quota, soluzione più che perfetta per il nostro viaggio.

Sul cibo, non c’è molto da ragionare, la scelta è praticamente obbligata verso porzioni di cibo liofilizzato, l’unica soluzione che può garantire il minimo peso e ingombro nello zaino. Interessante è stato scoprire quante possibilità esistono anche su questo tema. Abbiamo valutato diversi produttori, tutti che offrono buon prodotto, con il giusto apporto di calorie ad ogni porzione. Alla fine la nostra scelta è ricaduta su Decathon, si, si, proprio la catena di negozi che tutti conosciamo.

Per il tema tecnologia, abbiamo come prima cosa pensato agli aspetti legati alla sicurezza. Un dispositivo Garmin con GPS in caso di necessità estrema ci è sembrato quasi obbligatorio. Così come un pannello solare per ricaricare, altri dispositivi, un power bank, cellulari e dispositivi vari. Poi abbiamo considerato gli aspetti più ludici o di piacere, se vogliamo. Stiamo per mandare un TEAM in un posto che è tutto da scoprire, non portiamo una reflex digitale?!? Mettiamo nella lista e valutiamo il fattore peso nella fase di controllo finale.

Bene, perfetto direi…abbiamo considerato tutto, no? Voi cosa portereste ancora?

Esattamente!! Come gestiamo l’acqua?

Abbiamo provato a considerare 20 bottiglie a testa da 1,5 litri di acqua del discount, ma le abbiamo ritenute un po’ pesantine. Quindi abbiamo optato per sistema di filtraggio. La tecnologia ci aiuta anche su questo fronte, sono disponibili diversi sistemi di filtri dell’acqua che consentono di “ripulirla” da qualunque impurità o battere fino a 0,1 micron di grandezza. Ci siamo anche informati sul livello di inquinamento dei fiumi, in Islanda è praticamente inesistente. Potenzialmente si potrebbe bere direttamente l’acqua di qualsiasi fiume, ma per evitare qualsiasi tipo di rischio o disavventura, abbiamo considerato questa soluzione. Il tutto si presenta in una confezione molto pratica, leggera e poco ingombrante che consente di avere sempre acqua disponibile e praticamente come pura.

Preparazione fisica

Dobbiamo preparare il fisico del nostro TEAM DI PROGETTO a sopportare per più giorni consecutivi un peso di 15/18 kg, per diverse ore e per almeno 20/25km di cammino. Fondamentalmente bisogna concentrare la preparazione sulla resistenza alla fatica. Abbiamo per questo previsto un periodo di preparazione di 6 mesi circa. Il tempo a disposizione tra famiglia e lavoro, non sarà molto e lo abbiamo distribuito tra sedute personali a casa, a seconda della disponibilità e sedute in team, eventualmente, nel weekend. La pianificazione dovrà prevedere in linea generale:

• Sessioni di camminate veloci (passo da marcia) a crescere dai 7/10/15/20 km con zaino di peso a crescere dai 5/10/15 kg
• Sessioni di potenziamento busto, schiena e gambe
• Sessioni di corsa leggera su distanze di max 10 km con zainetto di peso di max 5/7 kg
• Almeno due uscite di simulazione, con zaino del peso reale di viaggio, distanza di 15/20 km possibilmente in montagna, senza esagerare con il dislivello che dovrà rimanere tra i 600/800 m. Pernottamento esterno con montaggio tenda e prova di tutto il materiale.  

Pianificazione dell’itinerario

Eh! Non facile pianificare un itinerario solo sulla carta, senza conoscere il territorio e basandosi solo su immagini, video o altri racconti. Questa è però la situazione in cui ci troviamo, quindi ci siamo dotati di una sana e buona pazienza, google map e Garmin Explorer e via.

Andremo a pianificare tappe da 25/27 km al giorno, prendendo come riferimento le coordinate geografiche di partenza e arrivo. Andremo quindi a costruire un itinerario ideale che sarà il nostro riferimento nel corso del viaggio e andremo a misurare l’eventuale gap di ritardo o di vantaggio accumulato. Sappiamo già che il nostro “avversario” principale sarà il tempo, non avendo a disposizione molti giorni, dobbiamo misurare in modo preciso l’eventuale ritardo accumulato e metterlo quotidianamente in relazione con un ben altrettanto preciso “punto di non ritorno”, raggiunto il quale ci troveremo davvero in una situazione critica, per completare il percorso nei tempi che abbiamo a disposizione.

Il percorso ideale viene suddiviso in 10 tappe, per un totale di 190 km. Ci sono due giorni di contingency che ci saranno utili a recuperare eventuali ritardi e/o imprevisti che il TEAM si troverà ad affrontare.

Valutazione e gestione dei rischi

Ed eccolo qua! Uno degli aspetti più difficili da valutare anche dal punto di vista emotivo. Si, perché quando pianifichi qualcosa che ti piace, tendi a pensare che tutto andrà bene o forse, proprio per evitare di pensarci, che nulla possa andare male, non valutando correttamente questa possibilità.

Qui la corsa è sicuramente contro il tempo e quindi il maggior rischio sarà rappresentato da un qualsiasi evento o situazione che può ritardare il percorso e il rispetto dei tempi per le tappe pianificate.  Non avessimo il vincolo del tempo, potremmo pensare di affrontare qualsiasi inconveniente, diluire i km da percorrere in un tempo maggiore e soprattutto liberare la mente da un pensiero costante che si è già piazzato li, in prima fila e ben prima della partenza. Secondo rischio in termini di importanza, ma molto meno come probabilità è la possibilità di incappare in infortuni o situazioni legate alla salute. È vero che affronteremo un percorso che conosciamo solo sulla carta, ma sappiamo già che non affronteremo situazioni particolarmente pericolose, come tratti esposti, strade non tracciate dove è possibile perdersi o condizioni metereologiche molto estreme. In ogni caso per prevenire qualsiasi situazione di pericolo, ci siamo dotati di un dispositivo Garmin con relativa assicurazione che copre praticamente tutte le situazioni di pericolo.

In effetti c’è poco verde in quella tabellina lì sopra, la cosa potrebbe portare a altri ragionamenti, ulteriori approfondimenti, però...però, noi PM sappiamo però che il termine rischio ha anche un’accezione positiva. Il rischio può avere un effetto positivo su uno o più oggetti del progetto ed è su questa definizione che le nostre menti iniziano a caricarsi di energia positiva, consapevoli che comunque vada saremo in grado di prendere il meglio di quello che succederà e che quel meglio ce lo porteremo a casa e dentro di noi.