Risorse, gestendo risorse.

Resource driven o time driven? Ovvero, mi faccio guidare dalle risorse e quindi cerco di arrivare più lontano possibile o incastro le risorse disponibili all’interno del tempo e quindi cerco di chiudere entro una data che mi sono prefissato?

Quando nella gestione di un progetto arriva il momento di parlare di risorse, al Project Manager iniziano a brillare gli occhi. Si perché lì inizia uno degli aspetti più interessanti della gestione, fatta di intensi momenti di interazione con il team. “Quante ne abbiamo?”; “Da quando sono disponibili?”; “Possiamo procedere con gli ordini?”. Domande che suonano familiari agli addetti ai lavori, un po’ meno per chi non è direttamente toccato da tali dubbi. Così come non è sempre scontato associare al termine “risorse” due immagini ben distinte tra loro. Si parla infatti di “risorse umane”, riferendosi ovviamente a persone (il programmatore, l’analista, etc.) o di “risorse fisiche”, intendendo in questo caso materiali o dispositivi (i computer, le piastrelle, licenze software, etc.)

Ora, dal punto di vista della pianificazione non c’è una grande differenza nel trattare le due differenti tipologie, sono sufficienti due dati, quantità e periodo di disponibilità per una corretta disposizione delle risorse lungo la linea del tempo.

Le cose cambiano significativamente, o almeno così dovrebbe essere, quando si parla di relazione con le risorse. Si certo, sono d’accordo con voi che a volte la risorsa “piastrella” riesce a darci maggiori soddisfazioni di un particolare componente del team di progetto (vale ovviamente anche per la figura del PM), ma non vi è dubbio che con le “risorse umane” è necessario disporre di una capacità di interazione e di ascolto importanti, questo però è anche uno degli aspetti più interessanti del lavoro del Project Manager.

Ora fino a non molti anni fa, le cose erano un po’ diverse. Una risorsa era una risorsa che fosse assegnata ad un progetto presso un cliente o ad un altro, non aveva grande importanza. Se si riusciva ad avere l’incastro perfetto tra project scope e gli skill della persona, si era praticamente fatto bingo. Poco contava se poi quella persona non era proprio la più adatta all’ambiente del cliente o se il cliente era particolarmente esigente e necessitava di una risorsa meno esperta tecnicamente, ma con una capacità di relazione maggiore. Di questi tempi, sono sempre di più le aziende che danno un’importanza maggiore a tutti gli aspetti legati alle relazioni e in particolare a quelle caratteristiche personali definite come soft skill.

Torniamo però ai due tipi di risorse, potremmo dedurre che la gestione di quelle fisiche appare più semplice di quelle umane. Questo risulta abbastanza vero fino a che le consideriamo a se stanti. Nella realtà di un progetto però, succede che le due categorie finiscono spesso per influenzarsi e diventare quindi dipendenti le une dalle altre. Provo ad azzardare un paio di esempi:

Siamo il PM di un nuovo prototipo di un dispositivo che è stato proposto ad un cliente nuovo. Abbiamo un team composto da parsone espertissime dal punto di vista tecnico e tutto procede per il meglio. Siamo in fase di assemblaggio avanzato, siamo ovviamente in casa del cliente, il quale attende di vedere i risultati della nuova soluzione. A metà dell’assemblaggio il nostro team incappa in un errore tecnico, non previsto e non prevedibile. I nostri tecnici si dannano per trovare una soluzione che però tarda ad arrivare. Il cliente inizia a perdere la fiducia nella nuova soluzione. Il nostro management è preoccupato di perdere un’opportunità importante, con un nuovo cliente che rappresenterebbe un bel salto di qualità, per immagine e fatturato. Inizia così un pressing deciso sul team affinché arrivi ad una soluzione. Il team che fino a quel momento ha retto bene la fase di stress inizia a disgregarsi, la soluzione non arriva e il cliente decide di indirizzare il suo investimento su un dispositivo già esistente.

Secondo esempio, abbiamo in gestione la costruzione di una sala server con diversi rack e dispositivi da installare. Procede sempre tutto per il meglio, fino a che il fornitore dei rack ci informa che ci hanno rilasciato i dispositivi di una serie che risulta avere un difetto. Grandi scuse, ci faranno uno sconto sul prossimo ordine, ma non ci si può fare molto. Le soluzioni sono solo due, attendere i nuovi rack o intervenire con una soluzione tampone su tutti i rack difettosi. Il cliente lascia a noi la scelta, ma ci informa che in ogni caso non accetterà un ritardo sulla data di rilascio concordata. Decidiamo per la soluzione tampone, ma per completare in tempo dovremo lavorare molte più ore almeno per le prossime tre settimane. Contiamo sulla professionalità del nostro leader tecnico e troviamo anche delle risorse in più da affiancargli, così che possa distribuire l’attività su più persone. Però, quando gli proponiamo il nuovo piano, lui ci informa che nonostante si sia sempre speso per l’azienda, si trova in una situazione particolare per cui non può dedicare più tempo al lavoro anche se si parla di solo tre settimane, ha un grosso problema a casa da cui non riesce a staccarsi. Il progetto viene consegnato in ritardo, il cliente applica tutte le penali previste dal contratto, senza sconti e il progetto si chiude pesantemente in rosso.

Si, ho semplificato un po’ le cose, ma sono situazioni di una discreta complessità in un cui il project manager si può trovare ad operare. In queste situazioni spetta al PM trovare delle soluzioni tali da riuscire a coordinare entrambe le tipologie di risorse. Meglio ancora, se il PM riesce ad anticipare le situazioni, evitando di arrivare al limite di scenari critici e non più controllabili. Un mio “vecchio” manager mi ricordava sempre che è facile gestire i progetti disponendo di risorse infinite, meno facile portare avanti i lavori gestendo al meglio le risorse che si hanno a disposizione.

E il PMBOK? Cosa ci suggerisce in merito?

Se diamo uno sguardo ai principi di project management, troviamo l’indicazione di ESSERE AMMINISTRATORI DILIGENTI, RISPETTOSI E ATTENTI (PMBOK Guide Seventh Ed), con il consiglio al PM di avere una “visione olistica della gestione responsabile, la quale include anche la consapevolezza finanziaria, sociale, tecnica e della sostenibilità ambientale”. Le parole DILIGENTI, RISPETTOSI e ATTENTI, in particolare, mi portano personalmente a pensare di anticipare sempre e il più possibile qualsiasi potenziale situazione critica e ad ottimizzare l’uso delle risorse che ho a disposizione, a prescindere e non solo nei momenti di difficoltà. Molto spesso, infatti, è proprio quando si ragiona a risorse infinte che si tende a curare poco l’ottimizzazione o l’uso appropriato delle risorse disponibili. Al contrario, chi quelle risorse se le sente addosso una per una, è portato quasi naturalmente ad una gestione più attenta, per l’appunto olistica, così come recita il PMBOK.

Riassumendo quindi! Abbiamo detto che le risorse possono essere fisiche o umane. Abbiamo visto che all’interno di un progetto entrambe le risorse convivono e anche se distinte sono spesso in relazione le une con le altre. Proviamo ora a portare tutto all’estremo e allora ci chiediamo se possiamo trovare un esempio in cui le risorse fisiche ed umane convivono tutte nello stesso contenitore, contenitore che sia allo stesso tempo fisico e umano. Stiamo in pratica parlando di una persona, con le capacità o caratteristiche di un Project Manager e che sappia gestire al meglio le risorse del proprio fisico.

Esiste?! Sì, ce l’ho ed è un mio caro amico che di professione si occupa di risorse umane e tra le altre cose, nella vita di tutti i giorni, ma realmente di tutti i giorni, si allena. Lui è sempre in allenamento e sempre impegnato per preparare la prossima maratona o la prossima gara.

È una persona di cui ho una grande stima ed è anche un mio eroe sportivo, per quello che ha fatto e che a tutt’oggi continua a fare. Avete presente il classico dualismo che troviamo sempre nei personaggi dei supereroi, lui è esattamente così. Sul lavoro sembra il timido Clark Kent o l’impacciatissimo Peter Parker, ma se hai bisogno di aiuto o supporto è sempre il primo ad arrivare a salvarti ed è sempre perennemente in lotta contro il male. Come un vero supereroe è sempre attento a non svelare la sua reale identità e infatti   preferisce restare nell’anonimato, per questo non farò mai riferimento a lui con il suo vero nome, ma per restare in tema Project Management lo chiamerò BAC (sarà il nostro Budget At Completion), tra l’altro mi sembra anche un nome che si adatta al tema gestione delle risorse.

Ora quando vi dicevo che BAC è un tipo che corre, non dovete pensate a Tizio che la domenica mattina verso le 10, va al parco a corricchiare e dopo 5/10 km si ferma soddisfatto per la sua uscita. Per carità, tanto di cappello a Tizio e tutti quelli come lui, ma il nostro BAC è uno che corre le maratone sotto le tre ore. Inoltre, BAC fa proprio al caso nostro, perché come accennavo prima, nella vita lavorativa si occupa anche di risorse umane. Quindi chi meglio di BAC ci può aiutare a capire cosa significa gestire la propria risorsa umana e le proprie risorse fisiche, quando si affronta una competizione sulla lunga distanza.

Partiamo però dall’inizio, da dove tutto è cominciato. Dobbiamo tornare indietro di circa 18 anni. Quella sera BAC rientrò a casa dopo una lunga giornata. Aveva l’umore davvero a terra, era stata una giornata molto pesante ed era esausto, sia nella testa che nel fisico. Salutò con un bacio la figlia che stava già dormendo e che ai tempi aveva poco meno di due anni e si sedette al tavolo con sua moglie. Parlarono fino a notte inoltrata, c’erano varie decisioni da prendere e nuove sfide da affrontare. Fu da quella chiacchierata e dagli impegni che presero insieme che BAC decise di dedicare un po’ del tempo, di ogni sua futura giornata, a correre. Visti tutti i nuovi impegni importanti che, come famiglia, stavano per affrontare. BAC aveva bisogno di una valvola di sfogo, così BAC iniziò a correre.

L’inizio non è stato particolarmente brillante per BAC, i tempi non erano nemmeno da prendere in considerazione. D’altra parte, le risorse fisiche di BAC si sono ritrovate di colpo ad essere sovrallocate, dopo diversi anni di utilizzo solo per spostare il corpo dalla scrivania dell’ufficio, alla mensa aziendale e al massimo nella via inversa. Cuore, polmoni e milza non riuscivano a capacitarsi di questa improvvisa richiesta di attività da svolgere, oltretutto a frequenze decisamente più alte.

“Facevo fatica, ma avevo una forte motivazione che mi spingeva a fare sempre meglio. In pochissimo tempo raggiunsi dei buoni tempi e non molti mesi più tardi, grazie ad un allenamento quotidiano, riuscii ad avere una buona capacità anche in termini di km percorsi. Mi piace applicarmi nelle cose che faccio e mi piace far mio il vecchio principio di "mens sana in corpore sano". La mia mente ragiona in termini di miglioramento continuo, sia nello sport che nella vita di tutti i giorni, così come al lavoro. Quindi, ho iniziato a fissarmi degli obiettivi importanti, ma realisticamente raggiungibili. Partecipare ad una maratona, ma completarla con un tempo sotto le 3 ore. Arrivare a completare almeno un’ultramaratona di 60km e chiuderla intorno alle 4h 30’. Se sei orientato agli obiettivi e se sei una persona tenace e perseverante, prima o poi i risultati arrivano”.

BAC si allena 6 giorni su 7. Ogni giorno prima o dopo il lavoro, BAC indossa le sue scarpe da runner e mentre allaccia le stringhe delle scarpe, inizia a concentrarsi sul percorso e sul tipo di allenamento da effettuare. Che sia una seduta all’aperto o sul suo tapis-roulant nel box, BAC inizia a macinare chilometri, mette in moto il suo team di risorse interne e attiva, per loro, quel processo automatico di trasformazione energetica dell’ATP, generando in questo modo una stimolazione continua del metabolismo basale che gli permette di rigenerare le cellule di tutti gli organi con una maggiore velocità.

Qualche volta mi sono allenato con BAC ed è sempre stata un’esperienza positiva. Bac è un trascinatore, un compagno di corsa capace di spronarti al meglio senza farti sentire inferiore anche se poi all’atto pratico lo sei. È il classico compagno che ti ammalia con frasi tipo “dai, tranquillo andiamo piano!” oppure “giriamo di qui che allunghiamo solo di un pochino” o ancora “sì, è in salita, ma è breve, si può fare!”, ma puoi essere certo che non ti lascerà mai per strada e riesce sempre a strapparti un sorriso anche quando sei in difficoltà.

Chiedo a BAC come abbia fatto a tenere un ritmo costante praticamente per 18 anni, allenandosi quasi tutti i giorni. Ci sarà stata una giornata, un periodo in cui la voglia di correre sia venuta meno o fosse ridotta: “In realtà l’allenamento è la mia motivazione, a parte il discorso chimico di sviluppo delle endorfine, per me la giornata inizia o finisce con un allenamento e tutto quello che ci sta nel mezzo non è altro che la lista delle attività che devo completare ogni giorno, per meritarmi il premio di un’oretta di corsa”

“Il mio lavoro è molto impegnativo dal punto di vista mentale, tutti i giorni devo gestire persone, con i loro problemi in buona parte lavorativi, ma per una buona percentuale anche personali. Come responsabile delle risorse umane devo essere bravo e attento ad ascoltare chi ho di fronte e se sono io il primo a non essere lucido e sereno nella mia testa, non posso gestire le pressioni a cui è sottoposto quotidianamente il mio team. Quando ho finito la lista delle cose che devo fare, continuo sempre ad ascoltare, ma questa volta ascolto me stesso e inizio un viaggio con i miei pensieri, li lascio sfogare e intanto macino chilometri. Non corro con la musica nelle orecchie, come fanno in molti, io ho bisogno di sentire cosa vuole dirmi la mia testa, qualche volta provo a darle dei suggerimenti, altre volte le faccio notare che probabilmente sta sbagliando, lei mi ascolta e in diversi casi cambia atteggiamento. Negli anni ho sviluppato questo modo di fare, all’inizio era davvero un modo per sfogare i miei pensieri che non potevo sempre portare in famiglia, man mano è diventato un modo per mettermi di fronte a me stesso, per non raccontarmi scuse, un modo per motivarmi ad andare avanti. Leggo molti libri, anzi per tenere sempre il cervello allenato ne leggo spesso più di uno contemporaneamente. Mentre corro rifletto su quello che ho letto, ragiono. Oppure rifletto su ciò che mi succede al lavoro o come sistemare una situazione in famiglia. Mi isolo completamente dal mondo esterno, in quel momento esiste solo la strada, il piacevole rumore dei passi sul terreno e la mia mente. A volte mi capita di incontrare persone che conosco, loro mi salutano, ma io non le vedo. Non lo faccio apposta, proprio non le vedo, perché penso alle mie cose. Sai quante volte mi hanno detto <<Ti ho salutato ieri, mentre correvi, ma non mi hai visto!>>

E così gli allenamenti quotidiani iniziano a non essere più sufficienti per BAC. Nasce quella necessità di spingersi sempre oltre e di trovare sempre nuove motivazioni. BAC inizia a pensare di partecipare a qualche gara: “Le prime erano le classiche tapasciate (come vengono chiamate in gergo), sono sempre stata una persona con lo spirito competitivo. Partivo piano, ma ogni persona che mi spuntava davanti era per me un obiettivo da raggiungere e superare. Fino a che una volta non ho più trovato più nessuno davanti a me. In quell’occasione vinsi la mia prima gara e per me fu un ulteriore motivo a fare meglio. Se riuscivo a prepararmi per gare più impegnative e riuscivo a portarle a termine, significava che avevo accumulato altro tempo!”. Quello è stato per BAC un ulteriore salto di qualità, decide di iscriversi ad un team di runners e da loro apprende il modo corretto di allenarsi, lo adatta al suo fisico e inizia a misurarsi per puntare a traguardi sempre più sfidanti. Amando la montagna, BAC inizia a frequentare anche quel tipo di runners e a gareggiare anche su percorsi trail.

Quando entra in modalità atleta, BAC diventa una macchina. No, non considerate l’accezione negativa del termine macchina, perché non è così. BAC ha un programma ben preciso, sia degli allenamenti che degli impegni sportivi. Quando BAC completa un allenamento, sta già pensando al successivo, quando in lontananza intravede il traguardo di una gara, inizia già a concentrarsi per quella successiva. BAC non agisce in questo modo perché non è in grado di godersi il momento, no, la passione e la volontà di BAC sono talmente ad un livello elevato che non può permettersi di fermarsi. La voglia di raggiungere nuovi obiettivi, lo portano ad archiviare subito quelli appena raggiunti, senza per questo rinunciare ai benefici sia fisici che mentali che i traguardi ottenuti gli regalano. Questa condizione di benessere lui la trasforma in energia positiva che spende con la sua famiglia. Uscire a mangiare una pizza tutti insieme, fare una passeggiata nei boschi con sua moglie, andare a prendere il figlio a scuola quando non se l’aspetta. A casa BAC, la sera dopo il lavoro, non è il silenzio a prevalere, ma il suo tono di voce scherzoso, le risate della moglie, perfino lo zampettio del piccolo cagnolino che è parte integrante della famiglia. Tutto trasmette serenità e gioia. Insomma, correre regala a BAC momenti di sana serenità e allontana da lui i pensieri cattivi e negativi.

BAC corre almeno 100 km a settimana che moltiplicati per 52 settimane, fanno circa 5200 km in un anno. Provate solo mentalmente a mantenere questo ritmo per 18 anni, vi troverete con circa 95000 km percorsi, solo in allenamento. La stima è approssimata per difetto ovviamente, perché non tiene conto delle circa 200 gare corse, di cui la maggior parte sono mezze o maratone intere. Per 25 volte BAC è salito anche sul podio di categoria. Uno di questi è stato durante un’ultramaratona di 60km, chiusa come si era prefissato in meno di 4,30 h.

Come gestisci le tue risorse interne in una gara di 42 o 60 km?

“Quando corri per così tanto tempo acquisti una notevole sensibilità del tuo corpo. Inizi davvero a sentire ogni tuo organo, ogni tua articolazione, in modo diverso, più forte…non so bene come dire, ma le percepisci proprio fisicamente. Questo ti permette di conoscere davvero molto bene il tuo fisico, così da renderti conto con diverso anticipo, se sei nelle migliori condizioni per correre o devi impostare qualche strategia per provare a recuperare una situazione critica. Con le risposte che ottieni dal tuo corpo, se il problema è fisico, puoi provare a rallentare il ritmo della corsa e dare tempo al tuo corpo di riassestarsi, se il problema è mentale, puoi provare a distrarre la tua mente concentrando l’attenzione su un pensiero esterno alla gara/allenamento” Se ci pensi ci sono delle similitudini anche nella gestione delle risorse sul lavoro. 

BAC non è una persona che si nasconde di fronte ad un problema, ma per sua indole le cose negative tende ad allontanarle, cercando di dare loro meno importanza possibile.

“Molte volte le cose ti succedono e spesso non te le sei nemmeno cercate. Credo che se una cosa ti succede e tu non puoi farci nulla, la migliore reazione che puoi avere è quella di non permettere in nessun modo che possa rovinare ciò che hai di bello o che hai costruito nel tempo. Almeno, questo è quello che io ho imparato su me stesso ed è l’unico vero consiglio che cerco di portare alle persone che mi stanno attorno, sia sul lavoro che in famiglia o con gli amici.”

Quella sera BAC rientrò a casa dopo una lunga giornata. Aveva l’umore davvero a terra, era stata una giornata molto pesante ed era esausto, sia nella testa che nel fisico. Salutò con un bacio la figlia che stava già dormendo e che ai tempi aveva poco meno di due anni e si sedette al tavolo con sua moglie. Era passato dal medico prima di rientrare a casa. Il dottore che lo aveva in cura gli aveva comunicato l’esito degli esami, c’era un avversario dentro di lui che stava usando le sue risorse. Il medico parlò in modo chiaro, deciso e aggiunse che probabilmente BAC aveva “risorse” forse per poco più di sei mesi. Parlarono fino a notte inoltrata, c’erano varie decisioni da prendere e nuovi aspetti da considerare. Così BAC decise di iniziare a correre. Sono passati 18 anni da quella sera, BAC ha avuto un altro figlio, ha cambiato quattro aziende, ha viaggiato in diversi posti in Italia e nel mondo, per partecipare alle sue gare. Nessuno ha saputo spiegare a BAC cosa sia effettivamente successo al suo fisico e alle sue risorse, ma a BAC la cosa interessa fino ad un certo punto.

Il suo avversario sarà forse lì da qualche parte, probabilmente molto distaccato, ma BAC non lo vede e non ci pensa praticamente mai. Come molti PM, lui sa che i progetti non si gestiscono mai pensando a risorse infinite, ma utilizzando al meglio tutte quelle che ci vengono messe a disposizione.