Project Management Institute

Administración de proyectos y análisis de riesgos

Managing projects and analyzing risks

Resumen

El objetivo de la presentación es hacer referencia a los conceptos básicos del análisis de riesgo, asociado a la administración de proyectos. Discutir como la administración del riesgo es importante y como influye a lo largo del proyecto. Analizar sus características y elementos más importantes. Además, se presenta a la audiencia un punto de discusión para poder crear un foro donde se comparta el conocimiento de las consecuencias de los riesgos durante la ejecución de los proyectos. Así, se le ofrece al espectador oportunidades que puedan ser aprovechados en sus propias actividades.

Introducción

La Real Academia Española define la palabra riesgo como: “riesgo. (Del it. risico o rischio, y este del ár. clás. rizq, lo que depara la providencia). 1. m. Contingencia o proximidad de un daño. 2. m. Cada una de las contingencias que pueden ser objeto de un contrato de seguro. a ~ y ventura. 1. loc. adv. Dicho de acometer una empresa o de celebrar un contrato: Sometiéndose a influjo de suerte o evento, sin poder reclamar por la acción de estos. Correr ~ algo. 1. loc. verb. Estar expuesto a perderse o a no verificarse.” Y la palabra administración como: administración. (Del lat. administratĭo, -ōnis).1. f. Acción y efecto de administrar. 2. f. Empleo de administrador. 3. f. Casa u oficina donde el administrador y sus dependientes ejercen su empleo. 4. f. En los Estados Unidos de América y otros países, equipo de gobierno que actúa bajo un presidente. Es decir podemos consolidar y definir el concepto de “Administración de Riesgos” como el arte de evaluar y sugerir acciones ante un posible evento antes previamente a que ocurra, de manera que podamos tener control o definir una serie de acciones o mecanismos que nos ayuden a mitigar el resultado del mismo si este llegara a suceder.

Es por ello que esta ponencia explica y expone las oportunidades que se tienen como Gerente de Proyectos de utilizar una serie de herramientas y técnicas que permitan identificar los riesgos y poder tener planes de acción definidos para administrarlos. De manera que se pueda asegurar durante la ejecución del proyecto una pronta y oportuna acción.

Contenido

¿Porque analizar los riesgos? Por muchas razones, sin embargo, se mencionaran algunas representativas. Existe una responsabilidad implícita a la hora de tomar las mejores decisiones. Idealmente, estas decisiones deben ser tomadas en un ambiente de total certidumbre, el cual se caracteriza por contar con los siguientes elementos:

– Información disponible

– Análisis realizados

– Resultados con alto grado de confiabilidad

La definición de Gerencia de Riesgos que nos ofrece el Project Management Body of Knowlege (PMBOK) es:

El conjunto de procesos que se relacionan con la identificación, el análisis y la respuesta a la incertidumbre. Esto incluye la maximización de los resultados de eventos positivos y la minimización de las consecuencias de eventos adversos.”

De esto podemos resaltar que los elementos principales que aporta la gerencia de riesgos, tal y como lo señala el Project Management Institute (PMI) son:

  1. Identificación
  2. Evaluación

    a. Análisis cualitativo de los riesgos

    b. Análisis cuantitativo de los riesgos

  3. Planeacion de la respuesta a los riesgos
  4. Seguimiento y control de los riegos.

Así mismo, podemos identificar la correlación que existe entre las áreas del conocimiento del PMBOK con el análisis de riesgos, para lo cual, se puede referir al siguiente diagrama de dependencias que muestra los elementos claves a considerar durante un análisis de riesgo. Dichos elementos permitirán desarrollar un buen plan de respuesta dependiendo del caso específico.

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Fuente: PMBOK Third Edition

Cabe recalcar que los análisis de riesgos tienen o deben tener las siguientes características:

  1. Evento de riesgo: La declaración del riesgo, a futuro
  2. Impacto del riesgo: Lo que puede suceder a favor o en contra de los objetivos del proyecto
  3. Probabilidad de que el riesgo pueda ocurrir

La certidumbre implica la presencia de toda la información necesaria para tomar una decisión. La incertidumbre parte de una ausencia completa de información.

La certidumbre, implica que los resultados del proyecto puedan precisarse dentro de límites aceptables de seguridad, es decir, el alcance de la Administración del Riesgo en proyectos se establece en alguna parte entre los dos extremos de las líneas de incertidumbre.

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Fuente: Project and Program Risk Management: A Guide to Managing Project Risks and Opportunities (PMBOK Handbooks)

Esto nos lleva a considerar que el riesgo esta asociado a todo el ciclo de vida del proyecto

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Project and Program Risk Management: A Guide to Managing Project Risks and Opportunities (PMBOK Handbooks)

Dado que los riesgos están presentes a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, es importante el poder desarrollar esquemas de negocios que nos permitan identificarlos en forma apropiada para poder desarrollar planes de acción. Es por ello que podemos identificar una serie de pasos que se describen en el siguiente esquema.

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Es fundamental que este proceso suministre toda la información necesaria para la toma de decisiones en forma efectiva antes de que la amenaza se materialice.

Conclusiones

La gerencia de riesgos debe ser un proceso crítico de éxito. Por un lado contempla un proceso sistemático en identificar, analizar y responder a los riesgos seleccionados de un proyecto y por otro la generación de acciones correctivas, preventivas y en algunos casos reactivas para convertir las amenazas en oportunidades, todo con el fin de cumplir con los requerimientos del proyecto.

Podemos listar entonces los elementos importantes para soportar el valor y declaración de la misión del equipo de administración de riesgos y del gerente de proyecto.

  • Aspirar a ser el mejor equipo de administración de riesgo
  • Ser un gerente de riesgo proactivo.
  • Comprender, brindar servicio y apoyar las necesidades de nuestros clientes.
  • Asegurar de proporcionar un entorno seguro a todos los miembros y clientes de los equipos de trabajo.
  • Administrar los costos y las áreas de riesgo con el objetivo de construir o preservar el valor accionario.

Adicionalmente podemos resumir, a manera de pasos, cuales deberían de ser las diez reglas de oro que el gerente y el equipo de proyectos deben de contemplar durante la ejecución y administración de los mismos, con el objetivo de minimizar los riesgos asociados a dicha administración.

  1. Asigne responsabilidades y funciones, defina objetivos.
  2. Organice el equipo de trabajo y equipos funcionales para integrarlos en las operaciones.
  3. Delegue autoridad adecuadamente a cada persona con base en las responsabilidades, experiencia y habilidades.
  4. Haga responsable a las personas por las reuniones, que se hacen en la búsqueda de los objetivos.
  5. Planee el proyecto, obtenga compromiso de las actividades.
  6. Revise y ejecute con respecto a los tiempos tempranos, para identificar problemas a tiempo.
  7. Reporte rápidamente cualquier problema al patrocinador.
  8. Controlar los cambios con respecto al plan.
  9. Documente y apruebe los cambios del proyecto, manteniendo la historia del mismo.

10. Conduzca la actividad “Lecciones Aprendidas” con críticas positivas.

Los conceptos emitidos en este documento fueron recogidos de diferentes fuentes, principalmente del modelo que el PMI presenta en el estándar internacional, el PMBOK.

Se recomienda la siguiente lista de referencias bibliografiítas:

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This material has been reproduced with the permission of the copyright owner. Unauthorized reproduction of this material is strictly prohibited. For permission to reproduce this material, please contact PMI or any listed author.

© 2007, Ing. Mauricio Gomez Melendez PMP
Originally published as a part of 2007 PMI Global Congress Proceedings – Cancún, Mexico

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