La gestión del valor ganado y su aplicación

Managing earned value and its application

Rodolfo Ambriz, PMP, MCITP
Director General, International Institute for Learning México, S.A. de C.V.

Resumen

Los Directores de Proyecto, tanto los experimentados como los que están iniciándose en el campo, se hallan divididos en sus puntos de vista sobre la Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management, EVM por sus siglas en inglés). Un grupo piensa que la única forma de manejar realmente un proyecto es usando la GVG, mientras que el otro considera que es una pérdida de tiempo, pues es demasiado compleja y no agrega ningún valor importante a sus proyectos. En lo personal, considero que este último grupo no tiene muy clara la metodología y quizá no está usando las herramientas apropiadas.

En esta presentación se analizarán las mejores prácticas actuales relacionadas con la GVG y su aplicación a proyectos. Los ejemplos se presentarán usando Microsoft® Office Project y Project Server 2007.

Marco conceptual de la Gestión del Valor Ganado

Un factor de éxito fundamental en cualquier proyecto es la capacidad de su director para tomar decisiones correctas en el momento oportuno. Lo cual sólo se puede hacer si se cuenta con información clara, confiable y actualizada acerca del progreso del proyecto. Es igualmente importante proporcionar información concisa a los interesados en el proyecto. La GVG proporciona un enfoque para medir el desempeño del proyecto a partir de la comparación de su avance real frente al planeado, permitiendo evaluar tendencias para formular pronósticos.

Para implementar la GVG en un proyecto es necesario definir la Línea Base de Medición del Desempeño (Performance Measurement Baseline, PMB), que integra la descripción del trabajo a realizar (alcance), los plazos para su realización (cronograma) y el cálculo de sus costos y de los recursos requeridos para su ejecución (costo).

Integración de la Línea Base de Medición del Rendimiento

Gráfico 1. Integración de la Línea Base de Medición del Rendimiento

Los elementos básicos

Tres valores principales

  • Valor Planificado (Planned Value, PV). El valor de la PMB al día de la fecha.
  • Valor Ganado (Earned Value, EV). Lo que ya se ha realizado al día de la fecha, valuado con los costos usados para definir la PMB.
  • Costo Real (Actual Cost, AC). El costo que ha insumido el trabajo realizado hasta la fecha.

Se pueden expresar en porcentajes, dividiéndolos por el Presupuesto hasta la Conclusión (Budget at Completion, BAC):

  • PV% = PV / BAC
  • EV% = EV / BAC
  • AC% = AC / BAC

Variaciones

  • Variación del Cronograma (Schedule Variance, SV). SV = EV – PV
  • Variación del Costo (Cost Variance, CV). CV = EV – AC
  • SV% = SV / PV
  • CV% = CV / EV

Índices de Rendimiento

  • Índice de Rendimiento del Cronograma (Schedule Performance Index, SPI). SPI = EV / PV
  • Índice de Rendimiento del Costo (Cost Performance Index, CPI). CPI = EV /AC
  • Índice del Rendimiento hasta Concluir (To Complete Performance Index, TCPI). TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC).

Pronósticos

  • Estimado a la Conclusión (Estimate at Completion, EAC). Es el pronóstico del costo final. Puede calcularse de diferentes formas:
    • EAC = BAC – SV. Los costos futuros no serán los mismos que los considerados en la PMB debido a que las variaciones del costo fueron atípicas.
    • EAC = BAC / CPI. Los costos futuros se calcularán de acuerdo con el índice de eficiencia del rendimiento del costo a la fecha.
    • EAC = BAC / (CPI * SPI). Los costos futuros se calcularán con base a los índices de rendimiento del costo y del cronograma a la fecha.
    • EAC = AC + Nuevo estimado para el trabajo remanente.
  • Estimado hasta concluir (Estimate to Complete, ETC). ETC = EAC – AC
  • Variación a la Conclusión (Variance at Completion, VAC). VAC = BAC – EAC
  • VAC% = VAC / BAC
  • Índice de Rendimiento del Costo a la Conclusión (Cost Performance Index at Conclusion, CPIAC). CPIAC = BAC / EAC

Existe un enfoque emergente que toma mediciones basadas en unidades de tiempo en lugar de unidades de costo para calcular el desempeño del cronograma:

  • Estimado a la Conclusión Basado en Tiempo (Time Estimate at Completion, EAC t). Pronostica la duración del proyecto. Se recomienda obtenerla a partir de un análisis de la red del proyecto, aunque también se podría obtener un estimado aproximado de la duración final usando el SPI, en caso de que la tendencia continúe: EACt = (BAC / SPI) / (BAC / Duración de la PMB) = Duración de la PMB / SPI
  • Variación a la Conclusión Basada en Tiempo (Time Variance at completion, VACt). VACt = Duración de la PMB – EACt
  • VACt% = VACt / Duración de la PMB
  • Índice de Rendimiento del Cronograma a la Conclusión Basado en Tiempo (Time Schedule Performance Index at Conclusion, SPIACt). SPIACt = Duración de la PMB / EACt
Elementos de la GVG

Gráfico 2. Elementos de la GVG

La aplicación de la GVG

La GVG en la planificación

Como se mencionó anteriormente, la buena implementación de la GVG supone la integración del alcance, el cronograma y el costo en la planificación del proyecto.

Alcance

Se recomienda descomponer el trabajo por realizar siguiendo los lineamientos y prácticas para crear una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) adecuada para el proyecto.

Cronograma

En términos de cronograma, la GVG puede aplicarse haciendo uso de la información estática de un Diagrama de Gantt, aunque se recomienda ampliamente la confección de un cronograma dinámico que permita observar el impacto de cualquier cambio en el cronograma de modo de poder tomar oportunamente las medidas correctivas adecuadas.

Recursos y costos

Para usar la GVG se requiere que cada tarea tenga asignados los recursos necesarios con sus correspondientes tarifas. Si por alguna razón no se requiere tener un control de los recursos, podrían manejarse sólo los estimados de costos de las tareas.

La distribución del presupuesto en el tiempo y las técnicas de medición del valor ganado

La distribución del presupuesto en el tiempo es la clave para una adecuada implementación de la GVG. Para esta distribución es necesario tomar en cuenta la técnica que se usará para determinar el valor ganado (EV) durante la ejecución del proyecto.

Técnicas de medición del valor ganado

Gráfico 3. Técnicas de medición del valor ganado

Como se aprecia en el gráfico anterior, la recomendación de la técnica se basa en las características de los entregables y en la duración de la tarea.

Fórmula fija

Es una técnica simplificada para evaluar el progreso de las tareas de forma simple y rápida. Las más comunes son la 0/100 (se acredita el 100% de avance a la terminación) y la 50/50 (se acredita el 50% de avance cuando hay evidencia de inicio, y el otro 50% a la terminación). Se podría usar cualquier otra combinación (30/70, 25/75, etc.).

Ejemplo de aplicación de fórmulas fijas

Gráfico 4. Ejemplo de aplicación de fórmulas fijas

Hitos ponderados

La técnica de hitos ponderados se recomienda para tareas de relativamente larga duración, en las cuáles sería difícil evaluar el avance parcial, pero en las cuales se pueden establecer hitos intermedios con resultados parciales a los que se asigna un valor ponderado para establecer el avance.

Ejemplo de aplicación de la técnica de hitos ponderados

Gráfico 5. Ejemplo de aplicación de la técnica de hitos ponderados

Porcentaje completado

Es la técnica más empleada, en la cual se mide el avance parcial de acuerdo con el porcentaje completado a la fecha. El porcentaje completado puede ser calculado de diferentes maneras, de acuerdo con las características de la tarea y de sus resultados esperados.

  • % de Duración completada = Duración real a la fecha / Duración total
    Se recomienda para tareas que tengan un desempeño lineal (proporcional uniforme) a largo de su duración.
  • % de Trabajo completado = Trabajo real a la fecha / Trabajo total
    Se recomienda para tareas en las cuales el avance parcial sea el mismo que la proporción de las horas reales trabajadas con respecto al trabajo (cantidad de horas) total.
  • % de Unidades físicas completadas = Unidades físicas reales a la fecha / Unidades totales
    Se recomienda para tareas en las cuales el avance parcial se estime a partir de las unidades físicas entregadas con respecto a las totales; por ejemplo, metros cúbicos de concreto colados o toneladas de acero montadas.
  • % Físico completado = Evaluación del avance físico a la fecha de corte
    Se recomienda para tareas en las cuales el avance parcial se evalúe por el volumen físico alcanzado y en las cuales no se pueda aplicar ninguna de las tres técnicas anteriores.

Esfuerzo proporcional

Se recomienda esta técnica cuando el avance de una tarea tiene una relación directa con el avance de otra tarea que tiene su propia técnica de medición del valor ganado.

Nivel de esfuerzo

Se recomienda para tareas que no producen resultados tangibles y verificables, o que producen demasiados. Es el caso, por ejemplo, de la tarea de dirección de proyectos, que produce una gran variedad de resultados cada semana.

Análisis de rendimiento y pronósticos con la GVG

A lo largo de su ejecución y supervisión, s necesario analizar el rendimiento del proyecto para poder contestar a la pregunta que siempre nos hacen todos los involucrados: ¿cómo va el proyecto? De la misma manera, se debe revisar las tendencias, decidir qué medidas correctivas se aplicarán y determinar los pronósticos para responder la pregunta más importante: ¿cómo terminará el proyecto?

En cada fecha de estado debe registrarse el avance de cada tarea del proyecto de acuerdo con la técnica de medición del valor ganado seleccionada durante la planificación; debe, además, actualizarse el trabajo remanente de la tarea. De esta manera siempre se contará con información actualizada y confiable sobre el proyecto.

GVG y umbrales de calidad

En cada organización existen márgenes de tolerancia considerados aceptables para el desempeño de los proyectos. La GCG permite establecer umbrales de calidad para saber si el proyecto está dentro de los límites de control o fuera de ellos. Esto permitirá practicar la administración por excepción, dirigiendo la atención hacia los proyectos y tareas que presentan problemas.

Los índices y las variaciones calculados con la GVG son perfectos para esto. Ellos permiten definir zonas de tolerancia (verde), de alerta (amarillo) y de problemas (rojo). También permiten establecer zonas de alerta (azul) en tanto que indicación de que se tiene un rendimiento “demasiado” bueno, lo cual también podría representar algún problema.

Ejemplo de uso de umbrales de calidad

Gráfico 6. Ejemplo de uso de umbrales de calidad

Ejemplo de aplicación de semáforos de control con GVG

Gráfico 7. Ejemplo de aplicación de semáforos de control con GVG.

Conclusiones

La mejor manera de implantar la GVG es manteniendo el modelo tan simple como sea posible. Es necesario equilibrar los requerimientos de exactitud de la información con la facilidad de manejo del modelo.

Analice su proyecto y defina qué es lo que mejor se adecua a él. Nunca se debe forzar el proyecto para establecer algún criterio, enfoque o técnica de medición de GVG.

Siempre recuerde que el principal objetivo de la GVG es proporcionar la retroalimentación correcta para facilitar la toma de decisiones. La GVG por sí misma no producirá proyectos exitosos; para ello se requiere de un director de proyecto dispuesto a realizar el análisis necesario y a emprender acciones correctivas cuando se lo requiera.

Pasos para la implementación de la GVG

Inicio

  • Definir los parámetros iniciales y las diferentes opciones de software a utilizar
  • Definir los umbrales de calidad que se usarán para el monitoreo y el control del proyecto

Planificación

  • Definir la EDT
  • Definir la técnica de medición del valor ganado para cada tarea
  • Definir el cronograma dinámico
  • Asignar los recursos/costos a todas las tareas
  • Establecer la distribución del presupuesto a lo largo del tiempo
  • Establecer la línea base de medición del rendimiento
    (En cada uno de los pasos anteriores se deberá revisar el paso anterior y realizar actualizaciones cuando sea necesario)

Ejecución, seguimiento y control (para cada período de informes)

  • Definir la fecha de estado
  • Registrar el avance de cada tarea de acuerdo con la técnica de medición del valor ganado elegida
  • Actualizar el trabajo remanente de cada tarea
  • Desarrollar el análisis de datos de la GVG
  • Calcular o definir pronósticos
  • Proponer acciones correctivas según sea necesario
  • Entregar informes de desempeño
  • Mantener la integridad de la línea base de medición del rendimiento

Referencias

Ambriz, R. (2008) Dynamic Scheduling with Microsoft® Office Project 2007. The Book By and For Professionals. USA: J. Ross Publishing. Njbiz 16 (25), 34.

Project Management Institute (2000) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Project Management Institute (2002) Practice Standard for Earned Value Management. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

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© 2008, Rodolfo Ambriz, PMP, MCITP
Originally published as a part of 2008 PMI Global Congress Proceedings – Sao Paulo, Brazil

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