Project Management Institute

Plan de batalla

Las EPMO deben establecer una estructura adecuada para las salas de guerra a fin de asegurar su valor

Voces | DENTRO DE LA PMO

Por Abid Mustafa

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En una época donde los problemas de negocios son cada vez más complejos, es normal que los equipos recurran a las salas de guerra para resolver los desafíos. El concepto de la sala de guerra es reunir a todos los interesados y los datos críticos en una misma ubicación para realizar una tormenta de ideas o sesión de toma de decisiones urgente. La organización puede llamarlas salas de control o de emergencia, pero tener un espacio centralizado para las reuniones de proyecto donde participen todos los actores fundamentales puede ser útil para extraer el valor de negocios y desarrollar una mentalidad de colaboración en el equipo desde el comienzo de cualquier iniciativa importante.

Para obtener los mayores beneficios de este enfoque —y saber reconocer cuándo las salas de guerra pueden ser un exceso—, la oficina de dirección de proyectos empresariales (EPMO) se debe hacer cargo. Las salas de guerra requieren de una inversión considerable. Por ello, si las EPMO establecen los umbrales y políticas de uso para ellas, se maximizará la productividad y la eficiencia.

CIRCUNSTANCIAS EXCEPCIONALES

Al inicio, la EPMO debería definir los límites en relación con qué equipos de proyecto usarán las salas de guerra y en qué situaciones. Solo los proyectos estratégicos con resultados críticos para la misión tienen un uso exclusivo. Más allá de eso, la EPMO se debe asegurar de que las salas de guerra no estén disponibles para reuniones de proyecto normales, como lanzamientos de proyecto, sesiones de planificación, actualización de estado y otros. La idea principal es evitar que proyectos innecesarios obstruyan un suministro limitado de salas de guerra.

Las salas de guerra solo se utilizan cuando se debe monitorear, analizar y estudiar la entrega de los resultados clave de un proyecto para tomar decisiones en tiempo real. Por ejemplo, una sesión en la sala de guerra podría monitorear el desempeño de un nuevo motor de recomendaciones después del lanzamiento, pero no haber sido necesario en las etapas anteriores del proyecto.

LAS REGLAS DEL JUEGO

La EPMO también debe desarrollar un marco para la sala de guerra que garantice que las sesiones incluyan las fuentes de datos e interesados correctos, a fin de capturar toda la información pertinente que permita al director del proyecto tomar decisiones de manera más fácil. Es muy importante que los directores de proyecto identifiquen las fuentes de datos correctas, preparen los datos para la presentación y se aseguren de que todo esté disponible en tiempo real.

Este marco de la EPMO también requiere dejar en claro que todos los interesados deben estar presentes para responder preguntas, buscar soluciones para los problemas y escalar las dificultades, si es necesario. Por ejemplo, si el motor de recomendaciones ofrece sugerencias incorrectas, los equipos correspondientes deben estar disponibles para comprender por qué está fallando. Estas acciones permiten crear líneas de comunicación abiertas, vías rápidas para escalar problemas y una línea directa a la gerencia ejecutiva. Recuerde, la intención es resolver problemas complejos o una crisis en el menor tiempo posible sin interrumpir las actividades normales.

Al administrar atentamente las salas de guerra, la EPMO no solo se asegura de que estos espacios se mantengan vigentes, sino también de que enriquezcan la cultura de resolución de problemas de la organización. PM

img Abid Mustafa ha trabajado con oficinas de dirección de proyectos durante 12 años. Su libro In the Age of Turbulence: How to Make Executive PMOs Successful está disponible en tapa blanda y Kindle.
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