Introducción
La aplicación de la Disciplina de Administración de Proyectos es uno de los medios para salir de la crisis, imprime método, rigurosidad, un lenguaje común entre los miembros del equipo y objetivos conocidos y claros. Puede ser una concreta posibilidad de crecimiento formal de los profesionales, de las organizaciones y de los grupos sociales. Claramente es una guía para definir y alcanzar proyectos exitosos. Esta disciplina apunta a encarar proyectos viables y convenientes, a ejecutarlos con éxito, a formar grupos comprometidos con los objetivos, a generar progreso.
La primer parte de este ensayo discurre sobre por qué, para qué, y qué logramos con la Disciplina de Administración de Proyectos. En la segunda parte se describe un enfoque para lograr cosas relevantes con el apoyo de la disciplina.
La disciplina como medio de desarrollo y superación
La Disciplina de Administración de Proyectos permite homogeneizar el lenguaje y la forma de hacer las cosas, estableciendo los pasos a seguir y la documentación a utilizar en cada fase, de forma tal de no omitir acciones importantes, tomar los recaudos necesarios y hacer al proyecto más previsible.
Claramente libera de carga a los líderes para que puedan enfocarse en concretar las metas y objetivos.
¡Conduce los proyectos con disciplina y libérate!
Si tuviéramos la Disciplina de Administración de Proyectos “internalizada” en nuestro accionar, podríamos definir y planear, ejecutar y conducir, controlar y apoyar, y disponer del tiempo suficiente para disfrutar del proyecto. El tiempo suficiente para estar comprometidos con nuestros objetivos, con nuestro cliente y con nuestra gente. Generando nuevas cosas y utilizando más tiempo para nosotros, para nuestra familia.
Sabiendo hacer cada uno de los procesos y pasos estaríamos conduciendo y no estaríamos agobiados por el trabajo. Al salir a dar un paseo con nuestro auto, conducimos sin reflexionar qué cosa hacer y qué cosa no hacer, conducimos en transparencia, automáticamente, y tenemos tiempo para disfrutar del viaje. En nuestros proyectos es análogo. Hoy en día estamos con frecuencia agobiados, analizando y reflexionando qué hacer y qué no hacer, cómo planificar, cómo motivar, cómo controlar. Saber hacer todo eso debe estar incorporado en nuestro comportamiento, de la misma forma que tenemos incorporadas tantas otras cosas, como conducir un auto.
La cantidad de proyectos mal definidos, abandonados y fracasados es grande. Sin mucho error, podemos considerar que ningún proyecto exitoso es posible si no tenemos un plan integral y no lo ejecutamos con disciplina. Los hechos lo demuestran. Si como conductores logramos definir y ejecutar nuestros proyectos siguiendo un método, podremos concentrarnos en la coordinación de acciones entre todos los involucrados en el proyecto. No estaremos preocupados y ocupados en qué debemos hacer. Lo que corresponde hacer lo sabremos, sólo estaremos ocupados en apoyar a las personas y en coordinar las acciones e interrelaciones, que frecuentemente son muchas. Estaremos “limpios” de compromisos técnicos y administrativos, estaremos al día con los informes, estaremos al día con nuestra gente. Estaríamos al día con los objetivos del proyecto. Estaremos disfrutando, observando como la gente está en lo suyo y cada uno de nosotros en lo nuestro, en la motivación, en el apoyo, en crear nuevas cosas, en generar las acciones que harán alcanzar los entregables y los objetivos del proyecto.
Es fundamental dejar de "pensar" y "actuar". Dominar una disciplina reconocida mundialmente nos permitirá "saber hacer", reduciendo la incertidumbre en la definición y en la ejecución de nuestros proyectos.
Al "organizar las acciones", podremos encarar proyectos posibles y alcanzar los objetivos.
Caos y complejidad
El nivel de complejidad al que nos enfrentamos hoy día es abrumador. El caos es lo habitual y el cambio es permanente. La cantidad de interrelaciones es inmensa. El cambio nos exige aprender cosas nuevas.
La complejidad nos agobia. Quizás la solución venga de aceptar convivir con ella.
Un sistema complejo está tan integrado que para entender como trabaja, debemos observar su complejidad. Cuando tratamos de simplificarlo dejamos de ver su realidad y perdemos la capacidad de entender cómo realmente trabaja. Un proyecto complejo y una sinfonía tienen muchas semejanzas. No podemos escuchar una sinfonía escuchando cada instrumento por separado, no tiene sentido. Solo cuando todos tocan juntos como una orquesta escuchamos una sinfonía. Escribamos la partitura de nuestros proyectos, sigámosla y disfrutemos de la música.
Los sistemas complejos evolucionan de reglas simples. El manejo de la complejidad puede venir de la mano de cosas simples, de la disciplina y la rigurosidad en nuestro accionar.
Planear, evaluar riesgos, desarrollar sólidamente un equipo de personas, comprometernos con lo que queremos, es simple, sólo debemos querer hacerlo, aprender a hacerlo y, hacerlo.
Gusto por quebrar las reglas
He leído alguna vez: la diferencia entre las sociedades económicamente ricas y pobres no es la antigüedad del país, ni sus recursos naturales, ni la inteligencia de las personas. Muchos son los ejemplos que apoyaban esta interpretación. La diferencia es la actitud de las personas. Al estudiar la conducta de las personas en los países económicamente ricos se observa que la mayor parte de la población sigue reglas.
En algunas sociedades o grupos encontramos con frecuencia la afección a quebrar las reglas. Se aplaude al ventajista. Allí, puede decirse que atenerse siempre a las reglas tiene algo de humillante y abyecto. Este comportamiento genera claramente el rechazo a cualquier conjunto de reglas y procesos preestablecidos.
En la generación y ejecución de sus proyectos es habitual observar que las personas “inventan” lo que debe hacerse. Esto sucede frecuentemente, en mi opinión, porque no se conocen y dominan los procesos a seguir. Porque no fueron entrenadas, o si lo fueron no los han aplicado. Dada la afección a violar las reglas algunas personas son motivadas por otras a violarlas, quizás en la creencia de que trabajando por fuera de ellas se logrará mayor velocidad, mayor eficiencia. Comúnmente sí, se obtiene mayor velocidad, pero para el fracaso.
Otra interpretación es que se quiere todo ya, que no se confía en el avance progresivo, no se confía en la regularidad. Quizás por estar convencidos que se cambiará de intereses. Se está permanentemente en la búsqueda o cambios de objetivos, no en alcanzar los comprometidos. La clave es identificar qué realmente se quiere, comprometerse con ello, y perseverar hasta lograrlo.
Aprender, conocer, saber
Aprender es adquirir nuevos conocimientos y cambiar la forma de hacer las cosas, es correr riesgos, es exponerse a cambiar lo que veníamos haciendo, es reconocer que no sabemos. No es lo mismo conocer que saber. Saber es tener la capacidad de aplicar los conocimientos en nuestro accionar, en nuestro comportamiento.
Aprender y utilizar una disciplina permitirá a las personas “saber cómo hacer” y disminuir la incertidumbre en la definición, en la ejecución y en la terminación exitosa de sus proyectos. No solo los proyectos de sus organizaciones, sino también los propios.
El ámbito de las organizaciones no es ajeno a las circunstancias de la vida. Reuniones de trabajo poco efectivas, logros costosos en exceso, falta de entusiasmo, mal clima interno, desinformación, poco tiempo con la familia, falta de iniciativa, actitudes defensivas, enfermedades por estrés, postergación reiterada de proyectos, frustración profesional.
Hay una cantidad de evidencias sobre errores organizacionales que esconde e inhiben un enorme potencial de crecimiento humano y económico. Los errores surgen por incapacidad de realizar acciones positivas entre todos. La capacidad se obtiene, sin duda por el aprendizaje, por adquirir e incorporar en nuestro comportamiento las mejores prácticas de la coordinación de acciones.
La Disciplina de Administración de Proyectos orienta y es un soporte para vencer lo que Nietzche llama “el espíritu de la gravedad”. La metodología guía el accionar y las prácticas más efectivas para desembarazarse de formas impotentes, para eliminar la pesadez en el desplazamiento, en el comportamiento diario, en los proyectos.
Saber es pasar a la acción.
Un enfoque metódico que rinde sus frutos
En no pocos escritos leemos que una de las claves del éxito en proyectos es disponer de una buena administración y aplicación de una metodología homogénea entre todos lo miembros del equipo.
La falta de metodología lleva a inventar sobre la marcha, muchas veces en base a reacciones viscerales, más que en un análisis factual y objetivo. Al no disponer de una ruta clara y detallada, se termina con frecuencia transitando en círculos, perdiéndose y estrellándose contra múltiples obstáculos. El seguir esta modalidad no estructurada lleva a resultados inestables e impredecibles pues las cosas muy raramente se ubican en su lugar por sí mismas. Lograr los objetivos de nuestros proyectos implica necesariamente realizar acciones adecuadas para hacer las cosas.
Sin método es improbable alcanzar los objetivos de nuestros proyectos y más aún estar comprometidos hasta alcanzarlos. La razón de ser de una metodología es ser un soporte y guiar las acciones. Organizaciones exitosas tienen método para hacer las cosas, sus integrantes están calificados, y su accionar está guiado por esa metodología.
Cada vez son más las organizaciones que están fuertemente dedicadas a mejorar el rendimiento de sus proyectos y están encarando la formación de sus profesionales en la Disciplina, como un medio para mejorar el grado de eficiencia en la definición y ejecución de sus proyectos. Emprendedores de distintas profesiones están capacitándose para “internalizar” los procesos y herramientas de la administración de proyectos, como ya lo han hecho en los países económicamente desarrollados.
Como menciona el Project Management Institute, la gente de proyectos tiene un rol privilegiado hoy día. Las cualidades que se han identificado como convenientes para sobrevivir y progresar en ambientes complejos y caóticos se asocian a las cualidades que la gente exitosa de proyectos viene demostrando.
La capacidad de planear, administrar, evaluar riesgos, tomar decisiones y una actitud fuertemente orientada a resultados hacen que un líder de proyectos tenga cada vez más posibilidades en el mundo actual.
Clientes cada día más informados y exigentes, plazos de tiempo de ejecución más cortos, necesidad de rentabilidad en los proyectos y una fuente inagotable de riesgos que amenazan el éxito del proyecto hacen imperioso trabajar con método y rigurosamente. No hay margen para el error o la especulación, el mercado exige que se ejecuten proyectos con la más elevada calidad y excelencia.
Los grupos sociales esperan y demandan de sus líderes y conductores la capacidad de definir proyectos viables y concretarlos, todos tenemos esa responsabilidad. Nuestro compromiso debe ser generar un futuro de bienestar, al menos para los grupos en los cuales intervenimos.
Los líderes de hoy día no necesitan dones innatos, ni sobrenaturales, ni sobresalientes, sólo necesitan “querer” construir cosas y generar el futuro. Con decisión y compromiso. Con método.
Un método apoya para no quedar perdidos y atrapados en la complejidad de los acontecimientos, guía el accionar para la definición, ejecución y control.
Un enfoque diferenciador para hacer las cosas
Tenemos el hábito de mirar, señalar, culpar “afuera”, a otros, por nuestros fracasos o angustias. Somos hábiles razonadores para explicar por qué las cosas no suceden como nosotros quisiéramos. Somos buenos analizadores del pasado. Esto es una pérdida de tiempo sino lo completamos con acción inmediata. ¿Qué y cómo hacer? El hacer es el medio para alcanzar nuestros objetivos. Debemos dejar de “pensar” y debemos “actuar”. Esto es muy simple y antiguo.
Las cosas no se hacen solas, las hacemos cada uno de nosotros. La transformación viene de la mano del liderazgo, de la capacidad que cada persona tiene frecuentemente oculta por la inacción, no descubierta, postergada, no puesta en marcha, desconocida. O conocida y no puesta en acción por no exponerse, por no correr riesgos, por comodidad.
Fernando Savater en “Ética para Amador” dice: “La única obligación que tenemos en la vida es no ser imbéciles. La palabra imbécil viene del latín baculus, que significa bastón. No se refiere al bastón que se usa para apoyarse por alguna deficiencia física, sino al bastón necesario para soportar al espíritu debilucho, el espíritu que necesita apoyarse en cosas de fuera, ajenas, que no tienen nada que ver con la libertad y la reflexión propias. Hay imbéciles de varios modelos... aquel que sabe qué quiere, pero lo quiere flojito, con miedo o con poca fuerza. Termina haciendo lo que no quiere y dejando lo que quiere para más adelante, a ver si está más entonado. Otro es el que no sabe lo que quiere ni se molesta en averiguarlo. Imita los quereres de sus vecinos o quiere lo contrario. Siempre se fija en la opinión de sus vecinos. Es conformista sin reflexión o rebelde sin causa”.
Paso a paso
De Manuel Vicent, escritor español: “El mar solo es un conjunto de olas sucesivas; igual que la vida, se compone de días y horas que fluyen una detrás de otra. Si en medio de un gran temporal el navegante piensa que el mar encrespado forma un todo absoluto, el ánimo sobrecogido por la grandeza de la adversidad entregará muy pronto sus fuerzas al abismo; en cambio, si olvida que el mar es un monstruo insondable y concentra su pensamiento en la ola concreta que se acerca, dedicando todo el esfuerzo a esquivar su zarpazo y realizando sobre el, una victoria singular, llegará el momento en que el mar se calme y el barco vuelva a navegar de modo placentero”.
Encuentro una analogía completa entre el enfoque de las olas y la forma de realizar nuestras acciones para concretar nuestros proyectos. Paso a paso, siguiendo una metodología, confiando en que cada una de las acciones definidas nos posibilitará alcanzar los objetivos.
Nuestra forma de hablar
Nuestro lenguaje, lo que decimos, influye decididamente en nuestro accionar y en lo que generamos en nuestro entorno. Es frecuente escuchar: ¡Aquí hay desorden! Aquí falta coordinación! La manera correcta de hablar es: ¡Aquí nosotros producimos desorden o no quisimos trabajar en orden! ¡No nos comunicamos adecuadamente para coordinar nuestras acciones! El problema no se generó solo, lo generamos nosotros con nuestra forma de comunicarnos y con nuestras acciones. El problema no está afuera, es nuestro. Cada uno de nosotros podemos hacer que algo cambie, actuando.
Propongo eliminar de nuestro vocabulario frases como: Quiero que...; Debería...; Lo que tienen que hacer es...; No puedo...; Voy a ver si...; Cuando me sienta mejor, con más ánimo...
Reemplacémoslas por: Me comprometo a hacer...; Estoy haciendo.
Generación de proyectos exitosos
La conjunción de tres factores: Compromiso, Comunicación y Rigurosidad en el comportamiento, no permite definir, planear, ejecutar y controlar proyectos exitosos.
Compromiso es hacer lo que sea necesario para alcanzar los objetivos propuestos, es aplicar toda la inteligencia y expertise en obtener los resultados prometidos, es cumplir con la palabra dada, con otros y con uno mismo.
A través de la comunicación, y sólo a través de ella, podemos generar las actividades necesarias del proyecto. Una adecuada comunicación surge de comprender, de tener la seguridad, de la creencia de que las otras personas, actores del proyecto, son importantes, no están a mí servicio. La comunicación que mantengamos afectará el comportamiento de todos. La intensidad y calidad de la comunicación que logremos con todos los actores del proyecto hará la diferencia. Construiremos un grupo de personas que están trabajando en un proyecto más o un equipo motivado, potente, comprometido. Los propulsores de la Ontología del Lenguaje postulan que a través del lenguaje generamos el futuro. Comparto esta interpretación. Consolidar nuestras capacidades de comunicación para la coordinación de acciones nos permitirá concretar proyectos, anhelos y sueños.
Con rigor me refiero a minuciosidad, a la precisión, a la adherencia a métodos, a la confianza que paso a paso generaremos resultados. Rigurosidad es seguir un método. Una metodología es una guía, es una brújula en medio de la complejidad de nuestros proyectos. Cuanto más rigurosidad apliquemos en nuestro comportamiento, más cerca estaremos de incorporar una metodología en nuestro accionar. No me refiero a quitar libertad a las personas, a coartar la creatividad, sino a que las personas estén compenetradas en el hacer y no en el qué hacer y en cómo coordinar las distintas acciones que llevarán a cumplir con los objetivos.
Si tenemos una Disciplina de Administración de Proyectos incorporada en nuestro comportamiento, las acciones de “management” las hacemos “inconscientes”, en “transparencia”, las hacemos automáticamente, tan automáticamente como cuando andamos en bicicleta, o cuando conducimos un automóvil. Dejaremos de estar preocupados en: ¿qué cosa debo hacer ahora?, ¿qué viene?, ¿qué conviene?, ¿estará bien?. Estaremos dedicados y ocupados a crear y generar nuevas opciones, nuevo futuro, el que queremos para convertir un proyecto en un rotundo éxito.
Palabras Finales
Los proyectos son desarrollo y superación. Las organizaciones basan su competitividad en proyectos de cambio y generación de nuevos productos y servicios. Las sociedades desarrollan proyectos permanentemente para mejorar su bienestar. Pocos son los proyectos que finalizan obteniendo los resultados esperados. Frecuentemente se atribuye a problemas humanos, a dificultades de conducción y de comunicación, a conflictos entre las personas. Sin duda estas situaciones existen. Pueden ser minimizadas y resueltas con una coordinación adecuada de acciones.
La metodología de administración establece las acciones correctas a realizar en la definición, en la ejecución y en el control de proyectos. Es una guía. Un proyecto definido siguiendo una metodología probada estarán más cerca del éxito. Las personas estarán más libres, más comprometidas con alcanzar los objetivos.
La razones del éxito no son sobrenaturales, no son místicas.
Aplique una metodología integralmente y verá los resultados. No habrá salida, el proyecto será previsible. Aquí y en cualquier parte del mundo.
Yo lo he hecho y sigo haciéndolo.