Resumo
O Project Management Institute (PMI), a principal autoridade do mundo em gerenciamento de projetos, e a empresa global de serviços profissionais, PwC, se uniram para lidar com o estado atual de maturidade do Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) com a criação de um índice de maturidade de EGP sob medida. Embora a pontuação do índice global de maturidade mostre que ainda há um longo caminho a percorrer pelas EGPs em sua jornada de maturidade, ela identificou uma coorte de 230 EGPs, chamada de “10% mais importantes” neste relatório, que são líderes em todas as dimensões do índice.
Os 10% mais importantes estão fornecendo vários aspectos em cinco dimensões principais de maturidade de EGP: governança, integração e alinhamento, processos, tecnologia e dados, e pessoas. Isso permite que os 10% mais importantes tenham maior influência e impacto em sua organização e, por fim, forneçam resultados de projeto mais bem-sucedidos. Isso é destacado em sua resposta à pandemia de COVID-19, em que os 10% mais importantes foram capazes de suportar o pivot acentuado que suas organizações tomaram acelerando novas formas de trabalhar e expandindo rapidamente as funções de gerenciamento de risco.
Este relatório apresenta os principais atributos dos 10% mais importantes de EGPs e as etapas que podem ser seguidas para se juntar a eles.
O Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) tem um papel importante a desempenhar à medida que o mundo passa para uma era pós-pandemia. Muitas vezes incompreendido como um departamento limitado à governança e à conformidade, estamos vendo os EPGs indo além da execução tática de projetos e realizando uma série mais ampla de atividades que geram valor estratégico para suas organizações. Esses EGPs evoluídos adotam novas tecnologias, concentramse na cultura da equipe e ajudam a transformar gerentes de projeto em embaixadores para criar valor. Eles também têm maior presença na sala de reuniões, trabalhando com a equipe de executivos para alinhar os projetos de forma eficaz com a estratégia da organização e se concentrar nos principais resultados que realmente importam para a organização.
Para avaliar o estado atual de maturidade de EGP e entender o que podemos aprender com os EGPs mais avançados, o PMI e a PwC criaram um Índice global de maturidade de EGP exclusivo. Com os resultados de uma pesquisa mundial com mais de 4000 profissionais de gerenciamento de projetos, dos quais mais de 2500 trabalham em um EGP, um perfil dos EGPs de mais alto desempenho, os “10% mais importantes”, revela o que eles têm em comum e como criam benefícios em longo prazo para suas organizações.
O PMI e o índice de maturidade PwC
Em nossa pesquisa global, os profissionais de gerenciamento de projetos que trabalham em um EGP foram questionados sobre a frequência com que seu EGP realizava uma série de atividades vinculadas à criação de valor. Quanto mais frequente for a atividade, maior será a maturidade de EGP. Medimos os níveis de atividade em relação a 23 elementos específicos de maturidade de EGP nas cinco dimensões seguintes:
Governança:
- Avaliam consistentemente e analisa regularmente o desempenho
- Gerenciam com eficiência problemas de governança, risco e conformidade
- Garantem a visibilidade do projeto (por exemplo, relatórios de status regulares, painéis compartilhados, comunicações com as partes interessadas)
- Assumem todas as funções e responsabilidades com o apoio da liderança
- Contribuem para o desenvolvimento da estratégia
Integração e alinhamento:
- Gerenciam de forma eficaz a integração do projeto (por exemplo, coordenação de tarefas, recursos, partes interessadas)
- Integram processos de EGP entre funções de negócios (por exemplo, aquisição, recursos humanos etc.)
- Alinham totalmente as iniciativas e os KPIs às metas estratégicas e de mudança críticas da organização em geral
- Se envolvem regularmente com líderes seniores e comunicam os marcos e impactos dos projetos
Processos:
- Padronizam e documentam a estrutura, as políticas, os procedimentos, os processos etc. de EGP.
- Adaptam as ferramentas, metodologias e práticas de gerenciamento de projetos a diferentes projetos e equipes
- Usam ferramentas, metodologias e práticas alinhadas com os padrões do setor e as práticas recomendadas
- Conduzem um gerenciamento de benefícios e uma cultura orientada a resultados (por exemplo, desenvolvem uma estrutura de realização de benefícios)
- Fornecem garantia formal sobre a qualidade dos processos, metodologias, abordagens e estruturas
Tecnologia e dados:
- Usam as ferramentas de nível de projeto mais recentes
- Usam as ferramentas de nível de portfólio/programa mais recentes
- Usam dados extensivamente para tomar decisões baseadas em evidências
Pessoas:
- Desenvolvem fortes habilidades pessoais, como liderança, colaboração e construção de relacionamentos em gerentes de projeto
- Desenvolvem flexibilidade e adaptabilidade em gerentes de projeto
- Desenvolvem fortes habilidades de perspicácia nos negócios em gerentes de projeto
- Investem em aprendizado e desenvolvimento para gerentes de projeto
- Fortalecem o aprendizado interno por meio da criação de comunidades de prática e gerenciamento de conhecimento
- Avaliam, reconhecem e recompensam adequadamente o desempenho dos membros da equipe
Apresentação dos 10% mais importantes
Os 10% mais importantes (consulte a Figura 1) estão espalhados pelo mundo, com uma concentração um pouco maior no sul da Ásia. Uma grande proporção dos 10% mais importantes está no setor de tecnologia, o que não é surpresa, uma vez que o setor está à frente quando se trata de mudança e transformação de negócios, como destacado na pesquisa do PMI Pulse of the Profession® de 2021. A outra metade está espalhada por uma série de setores, com uma prevalência ligeiramente maior nos serviços financeiros, construção e telecomunicações.
Figura 1: Quem são os 10% mais importantes?
Fonte: Pesquisa global do PMI e PwC sobre transformação e gerenciamento de projetos em 2021.
A maioria dos 10% mais importantes são escritórios de governança de nível corporativo, como um EGP corporativo (EGPc). Uma abordagem centralizada em toda a organização dá a esses EGPs a oportunidade de apoiar a governança, as práticas recomendadas e o alinhamento de projetos/programas entre departamentos e funções, garantindo que os projetos sejam executados para o benefício geral da organização. Os 10% mais importantes também têm uma representação impressionante no nível dos executivos, melhorando ainda mais seu amplo ponto de vista e compreensão dos projetos em toda a organização. Esta percepção, que é inestimável para a alocação efetiva de recursos e alinhamento de projetos, é uma parte do quebra-cabeça que falta para a maioria dos EGPs globalmente.
A pontuação de índice global
Nossa análise revela que a maturidade global do EGP está em uma média de 61,4 de uma pontuação máxima de 100 (consulte a Figura 2). Esta pontuação enfatiza que a maioria dos EGPs ainda está no meio de sua jornada de maturidade e ainda não chegou a um ponto em que consistentemente cumpra todas as cinco dimensões. Em comparação, a pontuação de maturidade entre os 10% mais importantes é de 94,9, o que indica que eles implementam diversas atividades em todas as métricas dentro de cada dimensão quase o tempo todo. Os 10% mais importantes levam o escopo do EGP além da boa governança, o que abrange as atividades mais “típicas” de um EGP, em áreas como desenvolvimento de talentos, adoção de tecnologia e influência estratégica. Nossos dados sugerem que as dimensões do índice se reforçam. Raramente os EGPs se destacam em uma dimensão e falham em outra, portanto, um EGP que procura acelerar sua jornada de maturidade deve considerar como seus recursos são investidos em todas as cinco dimensões.
Figura 2: Pontuação do índice de maturidade de EGP: os 10% mais importantes em comparação com Global
Observe que a pontuação máxima do índice de maturidade de EGP é 100.
Fonte: Pesquisa global do PMI e PwC sobre transformação e gerenciamento de projetos em 2021.
O que os 10% mais importantes fazem bem?
Principais áreas em que os 10% mais importantes se desempenham fortemente em cada dimensão do índice:
- Governança: contribuem para o desenvolvimento da estratégia
- Integração e alinhamento: alinham totalmente as iniciativas e os principais indicadores de desempenho (KPIs) às metas estratégicas e de mudança críticas da organização em geral
- Processos: adaptam as ferramentas, metodologias e práticas de gerenciamento de projetos a diferentes projetos e equipes
- Tecnologia e dados: adotam ferramentas digitais que melhoram a colaboração e a comunicação
- Pessoas: ajudam a desenvolver fortes habilidades pessoais, como liderança, colaboração e construção de relacionamentos em gerentes de projeto
Fonte: Pesquisa global do PMI e PwC sobre transformação e gerenciamento de projetos em 2021.
O plano de negócios para a maturidade: O que podemos aprender com os 10% mais importantes?
Governança
Como os 10% mais importantes influenciam a estratégia
Os 10% mais importantes têm uma estrutura de governança sólida para gerenciar riscos com eficiência, garantir a visibilidade do projeto e medir de forma consistente o próprio desempenho do EGP para garantir o cumprimento de sua finalidade. Os 10% mais importantes também elevaram a função do EGP, 89% contribuíram para o desenvolvimento da estratégia o tempo todo, em comparação com 32% das organizações como um todo. Quando o EGP está envolvido na estratégia, ele pode garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente aos projetos e programas priorizando as iniciativas que contribuem para os objetivos principais da organização.
O suporte aos executivos é essencial para permitir um EGP mais estratégico (consulte a Figura 3). A grande maioria dos 10% mais importantes nos diz que os executivos apoiam e valoriza o EGP e o considera um parceiro estratégico. Muitas vezes, isso ocorre com representação direta, 73% dos 10% mais importantes EGPs têm uma função de nível executivo que representa o EGP em comparação com 47% das organizações em geral. Isso permite que a liderança sênior aproveite a percepção de EGP sobre questões emergentes, o impacto mais amplo dos projetos na organização e como a distribuição eficaz de recursos pode gerar resultados de projetos mais positivos.
Figura 3: Características dos executivos: os 10% mais importantes em comparação com todas as organizações
Fonte: Pesquisa global do PMI e PwC sobre transformação e gerenciamento de projetos em 2021.
Integração e alinhamento
Como os 10% mais importantes apoiam sua organização diante do transtorno global
Garantir que os principais indicadores de desempenho (KPIs) e as iniciativas estejam totalmente alinhados com as metas estratégicas e de mudança da organização em geral é um processo que 94% dos 10% mais importantes fazem o tempo todo, em comparação com 38% dos EGPs em geral. Os 10% mais importantes permitem o alinhamento consistente por meio da integração de processos de EGP em toda a organização, bem como a comunicação eficaz com a liderança sênior por meio de atualizações estrategicamente relevantes sobre marcos, problemas e impactos do projeto. O alinhamento estratégico ajuda os EGPs a serem mais ágeis em resposta à falhas e à mudança, o que ajuda a disseminar a estratégia de forma rápida e eficaz em diversos projetos e programas e reequilibra efetivamente os recursos. Como resultado, os 10% mais importantes tiveram um maior impacto na mudança organizacional quando a pandemia de COVID-19 chegou, isso ajudou a acelerar novas formas de trabalho e a expandir as práticas de gerenciamento de riscos (consulte a Figura 4).
Figura 4: Prioridades de EGP: os 10% mais importantes em relação a todas as organizações
Fonte: Pesquisa global do PMI e PwC sobre transformação e gerenciamento de projetos em 2021.
“ Somos uma equipe muito integrada e em rede: vemos desafios na linha, e nós os enfrentamos muito mais rapidamente. Quando a COVID-19 chegou, sabíamos que era necessário parar de introduzir complexidade. O que fizemos foi pausar nossa agenda de inovação: ‘Vamos parar por enquanto e ver as coisas que estão dando certo.’ Foi uma repriorização e equilíbrio para garantir que os recursos que tínhamos estivessem nos lugares certos. ”
KATITJA MOLELE
Gerente Sênior de Inovação de EGP, The Coca Cola Company, África
Processos
Como os 10% mais importantes criam sistemas adaptativos que atendem às diversas necessidades de projetos e equipes
Os 10% mais importantes fornecem consistência em toda a organização, garantindo que as metodologias e ferramentas de gerenciamento de projetos estejam alinhadas às práticas recomendadas, que as políticas sejam padronizadas e que a garantia formal de qualidade seja continuamente fornecida. No entanto, um EGP ainda precisa ser sensível às diferentes necessidades dos usuários finais na organização e ser capaz de flexibilizar quando necessário. Os EGPs mais avançados têm a seguinte mentalidade: Os 92% dos 10% mais importantes adaptam continuamente ferramentas, metodologias e práticas para diferentes projetos e equipes, em comparação com 35% dos EGPs em geral. Essa abordagem enfatiza a colaboração e a flexibilidade, em vez da conformidade absoluta, permitindo que o EGP se torne um facilitador, que esteja ciente de como as necessidades dos negócios mudam e pronto para adaptar ou simplificar os próprios processos, de modo que sejam adequados ao propósito e impulsionem melhores resultados para os projetos.
Fonte: Pesquisa global do PMI e PwC sobre transformação e gerenciamento de projetos em 2021.
O PMI e a PwC reconheceram a necessidade de uma análise crítica da maturidade de EGP e, em conjunto, realizaram uma pesquisa global em julho e agosto de 2021, composta por 4069 pessoas envolvidas na condução ou facilitação da entrega de projetos, programas, portfólios e fluxos de trabalho. A amostra da pesquisa foi ampla e incluiu indivíduos com qualificações formais de gerenciamento de projetos e aqueles com cargos como gerente de projeto/programa/portfólio, bem como aqueles em funções menos formais, como líderes de iniciativa e fluxo de trabalho. O ponto de vista executivo também foi bem representado, pois a pesquisa coletou 1348 respostas de executivos seniores.
Dos participantes da pesquisa, 2601 pessoas trabalhavam em um EGP. Esses participantes receberam várias perguntas para entender a estrutura e a influência de seu EGP em sua organização. As respostas foram usadas para gerar o índice de maturidade de EGP.
O índice baseia-se em uma série de 23 declarações solicitadas pelos profissionais de EGP para avaliar até que ponto seu EGP estava realizando uma série de processos agrupados sob as cinco dimensões. Uma pontuação uniformemente ponderada foi calculada para cada dimensão.
Tecnologia e dados
Como os 10% mais importantes usam a tecnologia para adotar novas formas de trabalho
Os 10% mais importantes são os principais usuários das mais recentes ferramentas de nível de projeto e programa, com foco na tecnologia para aprimorar uma variedade de funções, como colaboração, visibilidade e compartilhamento de conhecimento. Embora a maioria das organizações precisasse ampliar suas plataformas de videoconferência para permitir o trabalho remoto, os 10% mais importantes também adotaram soluções mais avançadas, que incluíam computação em nuvem, e forneceram aos gerentes de projeto acesso rápido e seguro aos dados em todas as regiões geográficas (consulte a Figura 5). Os 65% dos 10% mais importantes também adotaram a análise de dados (em comparação com 50% no geral), e 59% disseram que estão usando soluções de automação (em comparação com 45% no geral), ajudando as organizações a usar os dados extensivamente para tomar decisões baseadas em evidências. Isso tem o benefício adicional de liberar os gerentes de projeto de tarefas repetitivas, o que permite que eles passem mais tempo colaborando com a organização em iniciativas estratégicas e criativas.
Figura 5: Uso da tecnologia: os 10% mais importantes em comparação com todas as organizações
Fonte: Pesquisa global do PMI e PwC sobre transformação e gerenciamento de projetos em 2021.
Pessoas
Como os 10% mais importantes mostram o compromisso com a aprendizagem e o desenvolvimento dos gerentes de projeto
Os gerentes de projeto em todo o mundo dizem que a construção de relacionamentos, a liderança colaborativa e as capacidades estratégicas são mais importantes para melhorar as decisões, os resultados e o desempenho da equipe. Algo preocupante é que nossa pesquisa revela que uma em cada três organizações se esforça para encontrar gerentes de projeto com esses recursos procurados. Apesar desses desafios, a maioria das organizações em todo o mundo ainda conta com abordagens tradicionais para recrutar talentos e não trata o desenvolvimento de recursos como uma prioridade estratégica. Enquanto um em cada cinco dos 10% mais importantes enfrenta o mesmo desafio no recrutamento, parece que eles estão mais cientes das implicações do grupo de talentos cada vez menor e estão tomando medidas investindo em gerentes de projeto com diversos conhecimentos que vão além das habilidades técnicas.
Os 10% mais importantes apreciam a importância de criar recursos vencedores para obter uma vantagem competitiva. Eles apoiam o desenvolvimento de habilidades incentivando uma mentalidade de aprendizado em sua organização: 69% promovem uma cultura de aprendizagem contínua (em comparação com 51% em geral); 64% oferecem treinamento interno, orientação e acompanhamento (em comparação com 44% em geral). Os benefícios desse foco na aprendizagem contínua e no aperfeiçoamento são claros: os 10% mais importantes enfrentam menos obstáculos na atração e retenção de talentos em relação aos colegas. Por exemplo, apenas 19% dos 10% mais importantes acham desafiador recrutar gerentes de projeto com habilidades de conscientização comercial (em comparação com 33% em geral).
Mas ainda há muito mais a ser feito. Os 10% mais importantes ainda enfrentam uma série de barreiras ao desenvolver recursos de gerenciamento de projetos, incluindo treinamento que não está alinhado com a estratégia organizacional e não é suficientemente envolvente. O recente relatório do PMI e da PwC, Estreitando a lacuna de talentos, explora em detalhes as estratégias e práticas de EGPs de alto desempenho e mostra que investir no talento de gerenciamento de projetos proporciona uma vantagem competitiva a eles.
Desenvolvimento de um roteiro para que os EGPs se sobressaiam no novo normal
- Avaliar o nível atual de maturidade e desenvolver um roteiro para melhorar processos e impactos.
- Definir metas com base nas necessidades da organização, das equipes, dos clientes e das partes interessadas.
- Manter e melhorar a eficácia em cinco dimensões de maturidade para acelerar a transição.
- Medir e monitorar o progresso, certificando-se de que os benefícios estejam alinhados com a visão estratégica da organização e com as metas de mudança.
- Estabelecer uma mentalidade de melhoria contínua, mantendo uma forte comunicação com as equipes de projeto e a liderança sênior para que o EGP possa continuar a se adaptar e melhorar em resposta às necessidades de negócios em constante mudança.
Uma chamada para ação
Os motivos para investir na maturidade do EGP são claros. Os 10% mais importantes estão ampliando o escopo de EGP além da governança ao investir em todas as cinco dimensões, o que resulta em uma ampla gama de benefícios claros. A pandemia de COVID-19 oferece um caso de negócios perfeito para o valor de um EGP maduro, com os 10% mais importantes demonstrando que é possível dinamizar mais rapidamente diante de situações de transtorno, trazendo novas formas de trabalhar e se recuperar rapidamente de falhas.
Veja agora cinco áreas nas quais os 10% mais importantes se sobressaem, o que pode ajudar qualquer EGP a acelerar sua jornada de maturidade:
- Conseguir um lugar na mesa de discussão: estabelecem o suporte dos executivos para o EGP para ajudar a movê-lo além da execução de projetos para um local onde ele possa ajudar a informar e orientar a estratégia da organização.
- Alinhar-se à estratégia organizacional: integram os processos de EGP em toda a organização e se envolvem com a liderança sênior para permitir o alinhamento eficaz de iniciativas e KPIs com as metas estratégicas críticas da organização em geral.
- Flexibilizar de acordo com as necessidades da sua organização: adaptam metodologias e processos às necessidades comerciais em constante mudança para garantir que estejam adequados para o propósito e continuem a criar valor.
- Fazer do talento uma prioridade: investem em uma variedade maior de habilidades para transformar profissionais de projeto em líderes eficazes e construtores de relacionamento. Recrutam de um grupo de talentos mais amplo para atrair candidatos diversificados que possam ajudar a trazer novas habilidades e formas inovadoras de pensar para a organização.
- Adotar tecnologia: aproveitam a tecnologia que pode aprimorar a colaboração e a tomada de decisões.
Agradecimentos
A PwC e o PMI gostariam de agradecer a todos que participaram da pesquisa e nas entrevistas qualitativas mencionadas neste relatório.
Sobre a PwC
Na PwC, nosso objetivo é construir confiança na sociedade e resolver problemas importantes. Somos uma rede de empresas em 155 países com mais de 284 mil pessoas comprometidas em oferecer qualidade em serviços de garantia, consultoria e tributos. Para saber mais, visite www.pwc.com. PwC refere-se à rede PwC e/ou a uma ou mais de suas empresas membros, cada uma delas é uma entidade legal separada. Consulte www.pwc.com/structure para mais detalhes.
Este relatório é uma colaboração entre o PMI e a PwC Research. A PwC Research é uma forte equipe de 100 profissionais de pesquisa com sede na PwC no Reino Unido, que fornece evidências e percepções para impulsionar mudanças estratégicas, apoiar a tomada de decisões, mitigar riscos e melhorar o desempenho. www.pwc.co.uk/pwcresearch.
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CNT-21-031-TL(02/2022)